Jakie dokumenty są wymagane?

Rachunek zysków i strat (EÜR) opiera się na prostych zapisach, które obejmują wszystkie przychody i wydatki danego roku. Zgodnie z zasadą przepływów pieniężnych przychody operacyjne są ujmowane w roku, w którym faktycznie wpłynęły, a wydatki operacyjne w roku, w którym zostały zapłacone.

W przeciwieństwie do podwójnej księgowości lub bilansu, nie muszą Państwo sporządzać skomplikowanego rachunku zysków i strat ani przeprowadzać inwentaryzacji. Sposób, w jaki zbierają Państwo dokumenty i rejestrują liczby, pozostaje w dużej mierze dowolny.

Ważne jest jednak, aby nie prowadzić tylko jednej kategorii dla przychodów i wydatków operacyjnych. Zwłaszcza w przypadku większej skali działalności należy podzielić pozycje zgodnie z układem "Anlage EÜR" w formularzu podatkowym, aby zapewnić przejrzystą i prawidłową prezentację.

Rejestracja przychodów

Jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat są Państwo zobowiązani do rejestrowania przychodów osobno dla celów podatku VAT (§ 22 ust. 2 UStG; wyrok BFH z 26.2.2004, BStBl. 2004 II s. 599). Należy wymienić

• przychody podlegające opodatkowaniu VAT z kwotami netto i odpowiednim podatkiem VAT, oddzielnie według stawek podatkowych (7 %, 19 %),
• przychody zwolnione z VAT.

Oddzielne rejestrowanie wydatków operacyjnych

Niektóre wydatki operacyjne muszą być rejestrowane osobno i oddzielnie od pozostałych wydatków operacyjnych, ponieważ tylko wtedy można je odliczyć w ustawowo przewidzianym zakresie (§ 4 ust. 7 EStG). Dotyczy to

• kosztów reprezentacyjnych w 70 %,
• prezentów do 50 Euro rocznie na osobę,
• kosztów domowego biura (tylko jeśli jest to główne miejsce pracy),
• wypłat i wpłat, jeśli chcą Państwo odliczyć odsetki powyżej kwoty podstawowej 2.050 Euro jako wydatki operacyjne.

Rejestr środków trwałych

W rejestrze środków trwałych należy na bieżąco rejestrować następujące aktywa wraz z kosztami nabycia lub wytworzenia oraz datą ich nabycia, wytworzenia lub wniesienia (§ 4 ust. 3 zdanie 5 EStG):

• nieamortyzowalne aktywa trwałe, takie jak grunty, udziały, inne inwestycje finansowe, nieamortyzowalne wartości niematerialne.
• amortyzowalne aktywa trwałe, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku przedsiębiorstwa po 5.5.2006. Dotyczy to aktywów o kosztach nabycia lub wytworzenia przekraczających 1.000 Euro netto (przy nabyciu od 1.1.2008).
• określone aktywa obrotowe, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku przedsiębiorstwa po 5.5.2006. Dotyczy to udziałów w spółkach kapitałowych, papierów wartościowych i porównywalnych niewystawionych roszczeń i praw, gruntów oraz budynków w obrocie.

Uwaga: W tym rejestrze środków trwałych należy również wpisać wartości księgowe na początku i na końcu roku obrotowego oraz odpowiednie kwoty amortyzacji i ewentualnie specjalną amortyzację zgodnie z § 7g EStG dla amortyzowalnych środków trwałych (np. samochody służbowe, komputery, meble biurowe itp.).

Wymagany jest również inny specjalny rejestr dla środków trwałych o niskiej wartości. Te, które zostały nabyte lub wytworzone w okresie od 2010 do 2018 roku, muszą

• do 250 Euro netto (do 2017: 150 Euro) nie muszą być rejestrowane (są amortyzowane natychmiast) i
• od 250,01 Euro (do 2017: 150,01 Euro) do 1.000 Euro netto muszą być rejestrowane na osobnym koncie i amortyzowane jako pozycja zbiorcza przez 5 lat.

Wypłaty i wpłaty

Należy je rejestrować osobno, jeśli ponieśli Państwo "pozostałe odsetki od zadłużenia" z tytułu kredytów firmowych. W przeciwnym razie odliczenie odsetek od zadłużenia jest ograniczone do odsetek na finansowanie aktywów oraz do dalszych odsetek do kwoty jedynie 2.050 Euro (§ 4 ust. 4a zdanie 6 EStG).

Kwota odliczenia inwestycyjnego

Wymagane są specjalne zapisy, jeśli chcą Państwo odliczyć kwotę odliczenia inwestycyjnego. Jest to możliwe, jeśli zysk - bez kwoty odliczenia inwestycyjnego - nie przekracza 200.000 Euro.

Domowe biuro

Dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które chcą odliczyć domowe biuro od podatku, obowiązują specjalne obowiązki rejestracyjne zgodnie z § 4 ust. 7 EStG. Obowiązki te dotyczą rejestracji kosztów przypadających na biuro. Dopuszczalne jest jednak oszacowanie tych kosztów i udokumentowanie ich po zakończeniu roku gospodarczego lub kalendarzowego na podstawie rocznego zestawienia banku. Dotyczy to również wydatków zależnych od zużycia, takich jak koszty wody i energii.

W odniesieniu do kwot amortyzacji wystarczy je zarejestrować raz w roku, w odpowiednim czasie po zakończeniu danego roku kalendarzowego lub gospodarczego. W przypadku odliczenia rocznej ryczałtu nie obowiązują szczególne obowiązki rejestracyjne zgodnie z § 4 ust. 7 EStG.

Osoby prowadzące rachunek zysków i strat nie podlegają co prawda szczególnym ustawowym obowiązkom rejestracyjnym. ALE: Obowiązek rejestracji może wynikać z ustawy o podatku VAT lub "Zasad prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (w skrócie GoBD)". Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestrowania transakcji bezgotówkowych w ciągu dziesięciu dni. Przychody i wydatki kasowe muszą być rejestrowane codziennie. Informacje nie mogą zostać utracone, dlatego konieczne jest uporządkowane przechowywanie faktur przychodzących i wychodzących oraz systematyczne rejestrowanie płatności. Zwykle odbywa się to poprzez bieżące numerowanie i księgowanie faktur przychodzących i wychodzących, a także ich przechowywanie w specjalnych folderach lub za pomocą zapisów elektronicznych. Późniejsze zmiany w księgowości, takie jak anulowania lub korekty, muszą być jasno udokumentowane. Dlatego: nie rezygnujcie Państwo z bieżących zapisów, nawet jako osoby prowadzące rachunek zysków i strat.

Ważne: Jako przedsiębiorcy muszą Państwo przechowywać wszystkie dokumenty, w tym dokumenty MS-Office, pliki PDF i e-maile, w sposób zapewniający ich integralność. Oznacza to, że późniejsze zmiany w dokumentach elektronicznych, nawet niezamierzone, muszą być wykluczone lub musi być zapewniona możliwość ich śledzenia poprzez pełną historię zmian. Przechowujcie Państwo dokumenty elektroniczne w systemie zarządzania dokumentami.

Jakie dokumenty są wymagane?

Jak działa rachunek zysków i strat?

Rachunek zysków i strat (zgodnie z § 4 ust. 3 EStG) jest najprostszą formą ustalania zysku. Tutaj przychody operacyjne są porównywane z kosztami operacyjnymi.

Wynik to zysk lub strata podatkowa.

Dokumenty

Rachunek zysków i strat również wymaga, aby przychody i koszty operacyjne były udokumentowane. Należy zbierać te dokumenty oraz wyciągi bankowe. Nie jest wymagana określona forma zbierania dokumentów, ale należy unikać słynnego pudełka na buty. Uporządkowane przechowywanie dokumentów może teoretycznie wystarczyć zamiast zapisów (§ 146 ust. 5 AO).

Oznacza to, że jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat nie musisz teoretycznie rejestrować swoich kosztów operacyjnych, ale możesz je udowodnić wyłącznie na podstawie dokumentów. 

Tyle teorii. Ale uwaga: obowiązek prowadzenia rejestrów może wynikać z ustawy o podatku VAT lub "Zasad prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (GoBD)". Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestrowania transakcji bezgotówkowych w ciągu dziesięciu dni. Dochody i wydatki gotówkowe muszą być rejestrowane codziennie. Informacje nie mogą zostać utracone, dlatego konieczne jest uporządkowane przechowywanie faktur przychodzących i wychodzących oraz systematyczne rejestrowanie płatności. Zwykle odbywa się to poprzez bieżące numerowanie i księgowanie faktur przychodzących i wychodzących, a także przechowywanie w specjalnych folderach lub elektroniczne zapisy. Późniejsze zmiany w księgowości, takie jak anulowania lub korekty, muszą być jasno udokumentowane. Dlatego nawet jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat nie rezygnuj z bieżących zapisów. 

Ważne: Jako przedsiębiorca musisz przechowywać wszystkie dokumenty, w tym dokumenty MS-Office, pliki PDF i e-maile, w sposób zabezpieczony przed zmianami. Oznacza to, że późniejsze zmiany w dokumentach elektronicznych, nawet niezamierzone, muszą być wykluczone lub musi być zapewniona możliwość ich śledzenia poprzez pełną historię zmian. Przechowuj dokumenty elektroniczne w systemie zarządzania dokumentami.

Nie musisz wysyłać dokumentów do urzędu skarbowego wraz z zeznaniem podatkowym. Musisz jednak przechowywać dokumenty przez 10 lat. Ze względów podatkowych należy przechowywać wszystkie księgi i zapisy, które są istotne dla opodatkowania (§ 147 ust. 1 AO).

Zasada przepływu środków

Przychody i wydatki są rejestrowane zgodnie z zasadą przepływu środków, czyli w momencie dokonania płatności. Nie liczy się data faktury, ale data płatności.

Należy rejestrować tylko przychody i wydatki, które mają wpływ na wynik finansowy, czyli wpływają na zysk. Na przykład zaciągnięcie pożyczki nie stanowi przychodu operacyjnego i nie musi być księgowane. Z drugiej strony, kwoty pieniężne na spłatę pożyczki nie są kosztami operacyjnymi. Jednak zapłacone odsetki od zadłużenia i koszty pożyczki mogą być odliczane jako koszty operacyjne. Podobnie wypłaty gotówkowe z konta bankowego nie są uwzględniane.

Fakturę z 30.11.2021 opłacasz dopiero 2.2.2022.

Przy ustalaniu zysku za rok 2021 ten wydatek nie jest brany pod uwagę; zostanie uwzględniony dopiero przy ustalaniu zysku za rok 2022.

Regularnie powtarzające się płatności

Czynsz, składki ubezpieczeniowe itp. są uznawane za regularnie powtarzające się płatności, które są dokonywane do 10 dni przed i po zakończeniu roku i są przypisywane do roku, do którego ekonomicznie należą. Dotyczy to nie tylko wydatków, ale także przychodów (§ 11 EStG).

Regularnie powtarzającym się wydatkiem jest również zaliczka na podatek VAT za grudzień lub czwarte kwartał, która musi zostać złożona do 10 stycznia następnego roku. Płatność w styczniu jest więc odliczana jako koszty operacyjne w starym roku. To samo dotyczy zwrotu podatku VAT, nawet jeśli urząd skarbowy przekaże pieniądze dopiero po 10 stycznia (wyrok BFH z 1.8.2007, BStBl. 2008 II s. 282).

Przykład: Składkę na ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za rok 2023 przelewasz już 27.12.22. Chociaż płatność została dokonana jeszcze w 2022 roku, kwota zostanie przypisana do roku 2023 i uwzględniona dopiero przy ustalaniu zysku za 2023 rok.

Netto czy brutto?

Jeśli jesteś podatnikiem VAT, wskazane jest wykazywanie wszystkich przychodów i kosztów operacyjnych w wartości netto - czyli bez VAT. Pobierany i zapłacony VAT należy podać osobno. Do zaliczki na podatek VAT i deklaracji VAT potrzebne są wartości netto.

Jednak osoby korzystające ze zwolnienia z VAT zgodnie z § 19 UStG podają swoje przychody operacyjne z kwotą faktury (czyli bez VAT), a koszty operacyjne z kwotą brutto (w tym VAT). To samo dotyczy przedsiębiorców, którzy osiągają wyłącznie przychody zwolnione z VAT, np. lekarze, naturopaci, fizjoterapeuci, położne, agenci ubezpieczeniowi i brokerzy.

Płatności VAT

Płatności VAT wpływają na zysk: pobrany VAT z faktur wyjściowych stanowi przychody operacyjne, zapłacony VAT (podatek naliczony) z faktur wejściowych to koszty operacyjne. Zwroty VAT z urzędu skarbowego to przychody operacyjne, płatności VAT do urzędu skarbowego to koszty operacyjne.

Rozliczenia międzyokresowe i rezerwy

Nie są dokonywane, ponieważ decydujący jest moment płatności. Na przykład składka ubezpieczeniowa zapłacona w ciągu roku nie musi być częściowo przenoszona na następny rok. Jest księgowana w pełnej wysokości w roku zapłaty.

Należności i zobowiązania

Nie są wykazywane, ponieważ zgodnie z zasadą przepływu środków rejestrowane są tylko faktycznie dokonane płatności.

Konta bilansowe

Nie muszą być prowadzone. W związku z tym nie ma konta kasowego. Salda na kontach bankowych nie muszą być uzgadniane z dokumentami. Nie jest konieczne rejestrowanie przyjętych płatności gotówkowych w księdze kasowej (wyrok BFH z 16.02.2006, X B 57/05).

Inwentaryzacja

Nie jest wymagana inwentaryzacja na koniec roku, tj. rejestracja środków trwałych i zapasów, ponieważ nie dokonujesz porównania majątku firmy. Oznacza to również, że nie ma potrzeby żmudnej wyceny zapasów.

Środki obrotowe

Koszty nabycia środków obrotowych, takich jak towary i materiały eksploatacyjne, są rejestrowane jako koszty operacyjne w momencie zapłaty.

Istnieje szczególna zasada dotycząca niektórych środków obrotowych, mianowicie udziałów w spółkach kapitałowych, papierów wartościowych i porównywalnych niewystawionych wierzytelności i praw, gruntów oraz budynków w środkach obrotowych:

• W przypadku nabycia po 5.5.2006 koszty nabycia tych środków nie mogą być już natychmiast w pełni odliczone jako koszty operacyjne, lecz koszty nabycia lub wartość zastępcza dla tych środków są uwzględniane jako koszty operacyjne dopiero przy sprzedaży lub wycofaniu, w momencie, gdy wpływa przychód ze sprzedaży lub przedmiot jest faktycznie wycofany (§ 4 ust. 3 zdanie 4 EStG).

Środki trwałe

Środki trwałe są w roku nabycia, wytworzenia lub wniesienia do majątku firmy nie są rejestrowane jako koszty operacyjne w pełnej wysokości kosztów nabycia lub wytworzenia, lecz tylko poprzez amortyzację - dokładniej: odpisy amortyzacyjne (AfA). W tym celu koszty nabycia lub wytworzenia są rozłożone na okres użytkowania i roczna kwota jest uwzględniana jako koszty operacyjne.

Środki trwałe o niskiej wartości

Dla środków trwałych o niskiej wartości, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku firmy od 1.1.2018, obowiązują następujące nowe zasady:

1. Środki trwałe o wartości do 250 Euro (bez VAT) mogą być natychmiast odliczone jako koszty operacyjne lub opcjonalnie amortyzowane przez okres użytkowania. Prawo wyboru można zastosować indywidualnie dla każdego środka trwałego (prawo wyboru dotyczące środka trwałego). Nie ma specjalnego obowiązku rejestracji, np. w rejestrze środków trwałych (§ 6 ust. 2a zdanie 4 EStG).
2. Środki trwałe o wartości od 250,01 Euro do 800 Euro (bez VAT) mogą być w roku nabycia, wytworzenia lub wniesienia w pełni odliczone jako koszty operacyjne lub opcjonalnie amortyzowane przez okres użytkowania. W takim przypadku środki trwałe muszą być wymienione w specjalnym rejestrze środków trwałych, z datą nabycia, wytworzenia lub wniesienia oraz kosztami nabycia lub wytworzenia. Rejestr nie jest wymagany, jeśli te informacje są widoczne z księgowości. Środki trwałe do 250 Euro nie muszą być od 2018 roku wymienione w rejestrze środków trwałych (§ 6 ust. 2 zdanie 4 i 5 EStG).
3. Dla środków trwałych o wartości od 250,01 Euro do 1.000 Euro (bez VAT) można utworzyć pozycję zbiorczą, która jest rozliczana przez 5 lat, zmniejszając zysk o 20% rocznie (tzw. amortyzacja zbiorcza). Prawo wyboru musi być stosowane jednolicie dla wszystkich środków trwałych roku obrotowego o kosztach nabycia powyżej 250 Euro do 1.000 Euro (prawo wyboru dotyczące roku obrotowego). Poza księgowym ujęciem w pozycji zbiorczej nie ma dalszych obowiązków dokumentacyjnych. Nie musisz prowadzić rejestru zapasów (§ 6 ust. 2a zdanie 1 i 4 EStG).
4. Środki trwałe powyżej 800 Euro muszą być amortyzowane zgodnie z ogólnymi zasadami. Każdego roku można odliczyć tzw. "odpisy amortyzacyjne" (AfA). Istnieje jednak możliwość utworzenia tzw. pozycji zbiorczej dla kosztów do 1.000 Euro i rozliczenia jej liniowo przez 5 lat.

Dotacje inwestycyjne na środki trwałe

Jeśli otrzymasz dotacje publiczne na zakup lub wytworzenie określonych środków trwałych, jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat masz wybór: możesz

• odjąć dotację od kosztów nabycia lub wytworzenia środka trwałego, co zmniejsza podstawę amortyzacji. To zmniejszenie należy dokonać już w roku, w którym dotacja zostanie przyznana, a nie dopiero w roku, w którym dotacja zostanie faktycznie wypłacona (wyrok BFH z 29.11.2007, BStBl. 2008 II s. 561).
• opodatkować dotację jako przychody operacyjne, w roku, w którym dotacja zostanie przyznana (wyrok BFH z 19.7.1995, BStBl. 1996 II s. 28).

Oddzielne konta bankowe

Czy musisz prowadzić oddzielne konta bankowe dla transakcji firmowych i prywatnych? Z prawnego punktu widzenia nie jesteś do tego zobowiązany, ale jest to zdecydowanie lepsze. Jeśli jednak posiadasz tylko konto mieszane, musisz zapewnić odpowiednie zapisy, aby można było wyjaśnić pochodzenie wpływów na to konto (wyrok BFH z 12.6.2003, XI B 8/03).

Jak działa rachunek zysków i strat?

Co to jest "Anlage EÜR"?

Od 2005 roku rachunek zysków i strat jest znormalizowany (§ 60 ust. 4 i § 84 ust. 3c EStDV). Oznacza to, że osoby prowadzące rachunek zysków i strat muszą wypełnić urzędowy formularz "Załącznik EÜR" i dołączyć go do zeznania podatkowego.

Mali przedsiębiorcy, których przychody operacyjne (obrót, nie zysk!) wynoszą mniej niż 17.500 Euro brutto, do 2016 roku nie musieli wypełniać formularza podatkowego "Załącznik EÜR". Mogli obliczyć swój zysk w sposób nieformalny, zestawiając przychody i koszty operacyjne, i dołączyć te zapisy do zeznania podatkowego (pismo BMF z 10.2.2005, BStBl. 2005 I s. 320). Jednak ta zasada uproszczenia została zniesiona od roku podatkowego 2017. Obecnie wszyscy podatnicy, którzy obliczają swój zysk za pomocą rachunku zysków i strat, są zasadniczo zobowiązani do elektronicznego przesyłania zeznania podatkowego i znormalizowanego "Załącznika EÜR" do administracji podatkowej.