Jakie dokumenty są wymagane?
Rachunek zysków i strat (EÜR) opiera się na prostych zapisach, które obejmują wszystkie przychody i wydatki danego roku. Zgodnie z zasadą przepływów pieniężnych przychody operacyjne są ujmowane w roku, w którym faktycznie wpłynęły, a wydatki operacyjne w roku, w którym zostały zapłacone.
W przeciwieństwie do podwójnej księgowości lub bilansu, nie muszą Państwo sporządzać skomplikowanego rachunku zysków i strat ani przeprowadzać inwentaryzacji. Sposób, w jaki zbierają Państwo dokumenty i rejestrują liczby, pozostaje w dużej mierze dowolny.
Ważne jest jednak, aby nie prowadzić tylko jednej kategorii dla przychodów i wydatków operacyjnych. Zwłaszcza w przypadku większej skali działalności należy podzielić pozycje zgodnie z układem "Anlage EÜR" w formularzu podatkowym, aby zapewnić przejrzystą i prawidłową prezentację.
Rejestracja przychodów
Jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat są Państwo zobowiązani do rejestrowania przychodów osobno dla celów podatku VAT (§ 22 ust. 2 UStG; wyrok BFH z 26.2.2004, BStBl. 2004 II s. 599). Należy wymienić
- przychody podlegające opodatkowaniu VAT z kwotami netto i odpowiednim podatkiem VAT, oddzielnie według stawek podatkowych (7 %, 19 %),
- przychody zwolnione z VAT.
Oddzielne rejestrowanie wydatków operacyjnych
Niektóre wydatki operacyjne muszą być rejestrowane osobno i oddzielnie od pozostałych wydatków operacyjnych, ponieważ tylko wtedy można je odliczyć w ustawowo przewidzianym zakresie (§ 4 ust. 7 EStG). Dotyczy to
- kosztów reprezentacyjnych w 70 %,
- prezentów do 50 Euro rocznie na osobę,
- kosztów domowego biura (tylko jeśli jest to główne miejsce pracy),
- wypłat i wpłat, jeśli chcą Państwo odliczyć odsetki powyżej kwoty podstawowej 2.050 Euro jako wydatki operacyjne.
Rejestr środków trwałych
W rejestrze środków trwałych należy na bieżąco rejestrować następujące aktywa wraz z kosztami nabycia lub wytworzenia oraz datą ich nabycia, wytworzenia lub wniesienia (§ 4 ust. 3 zdanie 5 EStG):
- nieamortyzowalne aktywa trwałe, takie jak grunty, udziały, inne inwestycje finansowe, nieamortyzowalne wartości niematerialne.
- amortyzowalne aktywa trwałe, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku przedsiębiorstwa po 5.5.2006. Dotyczy to aktywów o kosztach nabycia lub wytworzenia przekraczających 1.000 Euro netto (przy nabyciu od 1.1.2008).
- określone aktywa obrotowe, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku przedsiębiorstwa po 5.5.2006. Dotyczy to udziałów w spółkach kapitałowych, papierów wartościowych i porównywalnych niewystawionych roszczeń i praw, gruntów oraz budynków w obrocie.
Uwaga: W tym rejestrze środków trwałych należy również wpisać wartości księgowe na początku i na końcu roku obrotowego oraz odpowiednie kwoty amortyzacji i ewentualnie specjalną amortyzację zgodnie z § 7g EStG dla amortyzowalnych środków trwałych (np. samochody służbowe, komputery, meble biurowe itp.).
Wymagany jest również inny specjalny rejestr dla środków trwałych o niskiej wartości. Te, które zostały nabyte lub wytworzone w okresie od 2010 do 2018 roku, muszą
- do 250 Euro netto (do 2017: 150 Euro) nie muszą być rejestrowane (są amortyzowane natychmiast) i
- od 250,01 Euro (do 2017: 150,01 Euro) do 1.000 Euro netto muszą być rejestrowane na osobnym koncie i amortyzowane jako pozycja zbiorcza przez 5 lat.
Wypłaty i wpłaty
Należy je rejestrować osobno, jeśli ponieśli Państwo "pozostałe odsetki od zadłużenia" z tytułu kredytów firmowych. W przeciwnym razie odliczenie odsetek od zadłużenia jest ograniczone do odsetek na finansowanie aktywów oraz do dalszych odsetek do kwoty jedynie 2.050 Euro (§ 4 ust. 4a zdanie 6 EStG).
Kwota odliczenia inwestycyjnego
Wymagane są specjalne zapisy, jeśli chcą Państwo odliczyć kwotę odliczenia inwestycyjnego. Jest to możliwe, jeśli zysk - bez kwoty odliczenia inwestycyjnego - nie przekracza 200.000 Euro.
Domowe biuro
Dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które chcą odliczyć domowe biuro od podatku, obowiązują specjalne obowiązki rejestracyjne zgodnie z § 4 ust. 7 EStG. Obowiązki te dotyczą rejestracji kosztów przypadających na biuro. Dopuszczalne jest jednak oszacowanie tych kosztów i udokumentowanie ich po zakończeniu roku gospodarczego lub kalendarzowego na podstawie rocznego zestawienia banku. Dotyczy to również wydatków zależnych od zużycia, takich jak koszty wody i energii.
W odniesieniu do kwot amortyzacji wystarczy je zarejestrować raz w roku, w odpowiednim czasie po zakończeniu danego roku kalendarzowego lub gospodarczego. W przypadku odliczenia rocznej ryczałtu nie obowiązują szczególne obowiązki rejestracyjne zgodnie z § 4 ust. 7 EStG.
Osoby prowadzące rachunek zysków i strat nie podlegają co prawda szczególnym ustawowym obowiązkom rejestracyjnym. ALE: Obowiązek rejestracji może wynikać z ustawy o podatku VAT lub "Zasad prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (w skrócie GoBD)". Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestrowania transakcji bezgotówkowych w ciągu dziesięciu dni. Przychody i wydatki kasowe muszą być rejestrowane codziennie. Informacje nie mogą zostać utracone, dlatego konieczne jest uporządkowane przechowywanie faktur przychodzących i wychodzących oraz systematyczne rejestrowanie płatności. Zwykle odbywa się to poprzez bieżące numerowanie i księgowanie faktur przychodzących i wychodzących, a także ich przechowywanie w specjalnych folderach lub za pomocą zapisów elektronicznych. Późniejsze zmiany w księgowości, takie jak anulowania lub korekty, muszą być jasno udokumentowane. Dlatego: nie rezygnujcie Państwo z bieżących zapisów, nawet jako osoby prowadzące rachunek zysków i strat.
Ważne: Jako przedsiębiorcy muszą Państwo przechowywać wszystkie dokumenty, w tym dokumenty MS-Office, pliki PDF i e-maile, w sposób zapewniający ich integralność. Oznacza to, że późniejsze zmiany w dokumentach elektronicznych, nawet niezamierzone, muszą być wykluczone lub musi być zapewniona możliwość ich śledzenia poprzez pełną historię zmian. Przechowujcie Państwo dokumenty elektroniczne w systemie zarządzania dokumentami.
