Czy przychody operacyjne należy podawać w kwocie netto czy brutto?

Jeśli są Państwo zobowiązani do płacenia podatku VAT, proszę zasadniczo podawać swoje przychody operacyjne podlegające opodatkowaniu VAT w kwocie netto – czyli bez VAT. Należny podatek VAT jest rejestrowany osobno jako przychód operacyjny.

Przykład: Wystawiają Państwo fakturę na kwotę 1.190 Euro, w tym 19% VAT, i otrzymują pełną kwotę:

• Przychód operacyjny netto: 1.000 Euro
• pobrany podatek VAT: 190 Euro

Co obowiązuje w przypadku małych przedsiębiorców?

Jeśli stosują Państwo zasadę dla małych przedsiębiorców zgodnie z § 19 UStG, zasadniczo nie wykazują Państwo osobno podatku VAT. W załączniku EÜR podają Państwo swoje przychody operacyjne w faktycznie otrzymanej kwocie łącznej.

W 2025 roku zasada dla małych przedsiębiorców obowiązuje zasadniczo, jeśli Państwa łączny obrót w poprzednim roku nie przekroczył 25.000 Euro i w bieżącym roku nie przekracza 100.000 Euro. W przypadku rozpoczęcia nowej działalności w 2025 roku obowiązuje limit 25.000 Euro.

Ważne: Jeśli w bieżącym roku zostanie przekroczony odpowiedni limit obrotu, już obrót, który przekracza ten limit, może podlegać opodatkowaniu według zasad ogólnych.

Kiedy należy zgłosić przychody operacyjne?

W przypadku rachunku zysków i strat obowiązuje zasadniczo zasada przepływu środków. Przychód operacyjny zazwyczaj należy do roku, w którym faktycznie mogą Państwo dysponować pieniędzmi.

Wyjątek dotyczy regularnie powtarzających się przychodów w okresie przełomu roku. Jeśli takie przychody są należne i faktycznie wypłacone w ciągu dziesięciu dni przed lub po przełomie roku, są one przypisywane do roku, do którego należą ekonomicznie.

Jak traktowane są zwolnione z podatku przychody operacyjne?

Również zwolnione z podatku przychody operacyjne mogą być najpierw rejestrowane jako przychody operacyjne w załączniku EÜR. Aby nie zwiększały one opodatkowanego zysku, są one następnie odejmowane przy obliczaniu zysku.

W 2025 roku obowiązują w szczególności następujące wpisy:

• Wiersz 78: przychody zwolnione z podatku zgodnie z § 3 Nr 26, 26a i 26b EStG, na przykład z preferencyjnych działalności dodatkowych lub wolontariackich,
• Wiersz 79: inne już zarejestrowane zwolnione z podatku przychody operacyjne zgodnie z § 3 EStG,
• Wiersz 80: zwolnione z podatku przychody z restrukturyzacji zgodnie z § 3a EStG.

Dochody, do których ma zastosowanie procedura częściowego dochodu zgodnie z § 3 Nr 40 EStG, nie są korygowane w wierszu 79. W takich przypadkach w załączniku EÜR 2025 przewidziano osobną korektę w wierszu 94.

Jakie ulgi obowiązują w 2025 roku dla działalności dodatkowej i wolontariackiej?

Niektóre przychody z działalności dodatkowej lub wolontariackiej mogą w 2025 roku pozostać zwolnione z podatku:

• Ulga dla instruktorów: do 3.000 Euro rocznie za preferencyjne działalności dodatkowe, na przykład jako instruktor, trener, wychowawca lub w dodatkowej opiece (§ 3 Nr 26 EStG).
• Ryczałt za wolontariat: do 840 Euro rocznie za inne preferencyjne działalności dodatkowe w sektorze charytatywnym, dobroczynnym lub kościelnym (§ 3 Nr 26a EStG).
• Ryczałty na wydatki dla wolontariuszy: Mogą być zwolnione z podatku zgodnie z § 3 Nr 26b EStG. Razem ze zwolnionymi z podatku przychodami zgodnie z § 3 Nr 26 EStG nie mogą przekroczyć łącznej kwoty 3.000 Euro.

Jeśli uzyskują Państwo wyłącznie określone zwolnione z podatku przychody z preferencyjnej działalności dodatkowej lub wolontariackiej, nie zgłaszają Państwo kosztów operacyjnych, a przychody oraz kwotę zwolnioną z podatku podają już w zeznaniu podatkowym, można zrezygnować z złożenia załącznika EÜR dla tej działalności.

Czy przychody operacyjne należy podawać w kwocie netto czy brutto?

Jakie przysługuje mi prawo wyboru w ramach regulacji dla małych przedsiębiorstw?

Jeśli spełniają Państwo warunki dotyczące regulacji dla drobnych przedsiębiorców zgodnie z § 19 UStG, Państwa obroty są zasadniczo zwolnione z podatku VAT. W takim przypadku nie wykazują Państwo podatku VAT na swoich fakturach i w zamian zasadniczo nie mogą Państwo odliczać podatku naliczonego z wydatków firmowych.

Mogą Państwo jednak dobrowolnie zrezygnować z regulacji dla drobnych przedsiębiorców i przejść na regularne opodatkowanie VAT.

Jakie limity obrotów obowiązują w 2025 roku?

Dla regulacji dla drobnych przedsiębiorców obowiązują w 2025 roku następujące limity:

• Poprzedni rok: Całkowity obrót nie może przekroczyć 25.000 Euro.
• Bieżący rok: Całkowity obrót nie może przekroczyć 100.000 Euro.

Aby móc skorzystać z regulacji dla drobnych przedsiębiorców w 2025 roku, Państwa całkowity obrót w 2024 roku nie może przekroczyć 25.000 Euro.

W przeciwieństwie do wcześniejszych przepisów, dla limitu w bieżącym roku nie jest już istotna prognoza obrotów. Decydujący jest faktycznie osiągnięty obrót.

Co się stanie, jeśli w 2025 roku osiągnę więcej niż 100.000 Euro obrotu?

Limit 100.000 Euro jest stałą granicą. Gdy tylko ją przekroczą Państwo w bieżącym roku, zwolnienie z podatku wygasa.

Ważne: Już obrót, którym przekroczą Państwo limit 100.000 Euro, jest w pełni opodatkowany VAT. Wcześniejsze obroty w roku pozostają zwolnione z podatku.

Przykład: Państwa całkowity obrót wynosi dotychczas 80.000 Euro. Następnie dokonują Państwo kolejnego obrotu w wysokości 30.000 Euro i otrzymują zapłatę. Tym obrotem przekraczają Państwo limit. Całe 30.000 Euro podlega zatem zasadniczo regularnemu opodatkowaniu VAT.

Dlatego powinni Państwo regularnie sprawdzać swoje obroty w ciągu roku.

Co obowiązuje w przypadku założenia działalności gospodarczej w 2025 roku?

Jeśli rozpoczną Państwo działalność gospodarczą w trakcie 2025 roku, w roku założenia obowiązuje limit obrotów w wysokości 25.000 Euro. Nie dokonuje się przeliczenia na roczny obrót.

Już obrót, którym przekroczą Państwo limit 25.000 Euro, podlega zasadniczo regularnemu opodatkowaniu VAT.

Co musi znaleźć się na fakturze drobnego przedsiębiorcy?

Jako drobny przedsiębiorca nie mogą Państwo wykazywać oddzielnie podatku VAT dla swoich zwolnionych z podatku obrotów zgodnie z § 19 UStG.

Państwa faktura musi zawierać co najmniej następujące dane:

• Państwa pełne imię i nazwisko oraz pełny adres,
• Imię i nazwisko oraz adres odbiorcy usługi,
• Państwa numer podatkowy, numer identyfikacyjny VAT lub numer identyfikacyjny dla drobnych przedsiębiorców,
• data wystawienia,
• rodzaj i zakres usługi lub ilość i rodzaj dostarczonych towarów,
• wynagrodzenie w jednej sumie oraz
• informację, że dla obrotu obowiązuje zwolnienie z podatku dla drobnych przedsiębiorców zgodnie z § 19 UStG.

Możliwe sformułowanie to:

„Zwolnienie z podatku dla drobnych przedsiębiorców zgodnie z § 19 UStG.“

Nie jest wymagana określona formuła. Informacja musi jedynie jednoznacznie wskazywać, że stosowane jest zwolnienie z podatku dla drobnych przedsiębiorców.

Uwaga: Jeśli jako drobny przedsiębiorca mimo to wykażą Państwo oddzielnie podatek VAT, podatek ten może być należny wobec urzędu skarbowego.

Czy drobni przedsiębiorcy muszą wystawiać e-faktury?

Drobni przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać swoje faktury od 2025 roku jako tzw. inne faktury, na przykład w formie papierowej lub pliku PDF. Nie są zobowiązani do wystawiania strukturalnej e-faktury.

Muszą jednak zasadniczo być w stanie odbierać e-faktury od innych przedsiębiorców.

Czy mogę dobrowolnie zrezygnować z regulacji dla drobnych przedsiębiorców?

Tak. Jeśli spełniają Państwo warunki regulacji dla drobnych przedsiębiorców, mogą Państwo dobrowolnie zrezygnować ze zwolnienia z podatku i opodatkować swoje obroty regularnie.

Wtedy:

• wykazują Państwo podatek VAT na swoich fakturach,
• odprowadzają podatek VAT do urzędu skarbowego oraz
• mogą zasadniczo odliczać podatek naliczony z faktur za zakupy firmowe.

Rezygnacja może być interesująca, jeśli dokonują Państwo dużych inwestycji, z których wynikają znaczne kwoty podatku naliczonego, lub jeśli świadczą Państwo głównie usługi dla przedsiębiorców uprawnionych do odliczenia podatku naliczonego.

Rezygnacja wiąże Państwa na co najmniej pięć lat kalendarzowych. Rezygnacja zadeklarowana na 2025 rok może zostać zgłoszona do urzędu skarbowego do ostatniego dnia lutego 2027 roku i działa wstecz od początku 2025 roku.

Czy jako drobny przedsiębiorca muszę składać zeznanie VAT?

Drobni przedsiębiorcy zasadniczo nie muszą składać wstępnych deklaracji VAT ani rocznego zeznania VAT.

Wyjątki obowiązują w szczególności, gdy urząd skarbowy wyraźnie zażąda złożenia zeznania lub gdy są Państwo zobowiązani do zapłaty podatku VAT na podstawie szczególnych przepisów.

Jeśli w ciągu roku przekroczą Państwo obowiązujący limit obrotów i w wyniku tego zakończy się regulacja dla drobnych przedsiębiorców, od tego momentu obowiązują zasadniczo normalne obowiązki związane z deklaracjami VAT.

Czy procedura odwrotnego obciążenia dotyczy również drobnych przedsiębiorców?

Tak. Regulacja dla drobnych przedsiębiorców nie chroni ogólnie przed zobowiązaniem do zapłaty podatku VAT jako odbiorca usługi. W niektórych przypadkach może obowiązywać tzw. procedura odwrotnego obciążenia zgodnie z § 13b UStG.

Może to dotyczyć na przykład niektórych usług świadczonych przez przedsiębiorcę mającego siedzibę za granicą lub w szczególnych warunkach usług budowlanych.

W przypadku usług budowlanych zobowiązanie podatkowe nie przechodzi automatycznie na odbiorcę usługi w przypadku każdego drobnego przedsiębiorcy. Zasadniczo wymaga to, aby odbiorca usługi sam był przedsiębiorcą i świadczył odpowiednie usługi budowlane w sposób ciągły.

Jeśli ma zastosowanie procedura odwrotnego obciążenia, muszą Państwo zapłacić podatek VAT jako odbiorca usługi do urzędu skarbowego, nawet jeśli korzystają Państwo z regulacji dla drobnych przedsiębiorców. Odliczenie podatku naliczonego jako drobny przedsiębiorca nie jest zasadniczo możliwe.

Jakie przysługuje mi prawo wyboru w ramach regulacji dla małych przedsiębiorstw?

Jak mogę prawidłowo ustalić wartość prywatnego użytkowania mojego firmowego samochodu?

Sposób traktowania prywatnego użytkowania pojazdu pod względem podatkowym zależy przede wszystkim od wysokości udziału w użytkowaniu służbowym.

Do użytkowania służbowego zalicza się oprócz bezpośrednio służbowych przejazdów również przejazdy między domem a miejscem pracy oraz przejazdy do domu rodzinnego w ramach służbowo uzasadnionego podwójnego gospodarstwa domowego.

• Ponad 50% użytkowania służbowego: Pojazd należy do niezbędnego majątku firmowego.
• Od 10% do 50% użytkowania służbowego: Można przypisać pojazd do majątku firmowego lub prywatnego. W przypadku przypisania do majątku firmowego jest to tzw. majątek firmowy z wyboru.
• Mniej niż 10% użytkowania służbowego: Pojazd należy do majątku prywatnego.

Co obowiązuje, jeśli pojazd należy do majątku firmowego?

Jeśli pojazd należy do majątku firmowego, koszty pojazdu są zasadniczo najpierw uwzględniane jako koszty operacyjne. Należą do nich na przykład amortyzacja lub koszty leasingu, paliwo lub prąd do ładowania, ubezpieczenie, podatek od pojazdu oraz koszty konserwacji i napraw.

Jeśli używają Państwo pojazdu również prywatnie, ten prywatny udział musi zostać następnie skorygowany. Wartość prywatnego użytkowania zwiększa zysk jako wypłata.

Również w przypadku przejazdów między domem a miejscem pracy oraz przejazdów do domu rodzinnego obowiązują szczególne ograniczenia w odliczeniach. Przejazdy te nie należą jednak do przejazdów prywatnych.

Jak oblicza się wartość prywatnego użytkowania?

Metoda, której mogą Państwo użyć, zależy w szczególności od zakresu użytkowania służbowego:

• 1. Metoda ryczałtowa: Przy użytkowaniu służbowym powyżej 50% mogą Państwo zasadniczo obliczyć wartość prywatnego użytkowania za pomocą metody 1%.
• 2. Metoda prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu: Przy użytkowaniu służbowym powyżej 50% mogą Państwo zamiast metody 1% podzielić rzeczywiste koszty na podstawie prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.
• 3. Rzeczywiste koszty przy 10% do 50% użytkowania służbowego: Jeśli pojazd należy do majątku firmowego, metoda 1% jest wykluczona. Wartość prywatnego użytkowania oblicza się na podstawie rzeczywistych kosztów pojazdu przypadających na przejazdy prywatne.
• 4. Ograniczenie kosztów: Przy stosowaniu metody 1% wartości ryczałtowe mogą być ograniczone do rzeczywiście poniesionych kosztów pojazdu.

Uwaga: W przypadku pojazdów elektrycznych i niektórych pojazdów hybrydowych typu plug-in w 2025 roku obowiązują szczególne ulgi. Są one uwzględniane w odpowiedniej metodzie obliczeniowej.

Co obowiązuje w przypadku podatku VAT?

Prywatne użytkowanie pojazdu firmowego może podlegać dodatkowo podatkowi VAT. Jest to szczególnie istotne, jeśli pojazd lub związane z nim koszty uprawniały do odliczenia podatku naliczonego.

Obliczenia podatku VAT mogą różnić się od obliczeń podatku dochodowego. Dotyczy to w szczególności pojazdów elektrycznych i hybrydowych.

Jak mogę prawidłowo ustalić wartość prywatnego użytkowania mojego firmowego samochodu?

Prywatne użytkowanie samochodu: (1) metoda ryczałtowa przy użytkowaniu służbowym

Jeśli używają Państwo pojazdu w celach służbowych w ponad 50%, mogą Państwo zasadniczo obliczyć prywatne użytkowanie za pomocą metody 1%. Nie muszą Państwo osobno dokumentować prywatnych przejazdów.

Za każdy miesiąc zasadniczo przyjmuje się 1% ceny katalogowej brutto jako prywatne użytkowanie. Decydująca jest krajowa cena katalogowa przy pierwszej rejestracji, łącznie z wyposażeniem dodatkowym i podatkiem VAT – nie faktycznie zapłacona cena zakupu.

Wartość prywatnego użytkowania = cena katalogowa brutto × 1% × miesiące użytkowania

Przykład: Cena katalogowa brutto wynosi 30.000 Euro:

• 30.000 Euro × 1% = 300 Euro miesięcznie.
• Przy 12 miesiącach wartość prywatnego użytkowania wynosi 3.600 Euro.

Jeśli ryczałtowa wartość użytkowania przekracza odpowiednie rzeczywiste koszty pojazdu, może obowiązywać tak zwane ograniczenie kosztów.

Jak uwzględnia się przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy?

Przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy podlegają szczególnym regulacjom. Przy stosowaniu metody 1% zasadniczo oblicza się następującą kwotę:

Cena katalogowa brutto × 0,03% × kilometry odległości × miesiące użytkowania

Kwota ta nie jest jednak po prostu dodatkowym udziałem prywatnym. Dla tych przejazdów ryczałt za odległość pozostaje odliczalny jako koszt operacyjny. W 2025 roku wynosi on 0,30 Euro za kilometr odległości za pierwsze 20 kilometrów i 0,38 Euro od 21. kilometra.

W przypadku uprzywilejowanych pojazdów elektrycznych i hybrydowych do obliczeń 0,03% stosuje się odpowiednio połowę lub jedną czwartą ceny katalogowej brutto.

Jakie szczególne zasady obowiązują w 2025 roku dla pojazdów elektrycznych?

W przypadku pojazdów elektrycznych bez emisji CO2 przy metodzie 1% można zastosować tylko jedną czwartą ceny katalogowej brutto. Ekonomicznie odpowiada to zastosowaniu 0,25% pełnej ceny katalogowej brutto miesięcznie.

Dla pojazdów elektrycznych zakupionych lub leasingowanych w 2025 roku obowiązują następujące limity cenowe:

• Zakup lub leasing od 1.1.2025 do 30.6.2025: cena katalogowa brutto maksymalnie 70.000 Euro.
• Zakup lub leasing po 30.6.2025: cena katalogowa brutto maksymalnie 100.000 Euro.

Przykład: W przypadku uprzywilejowanego pojazdu elektrycznego o cenie katalogowej brutto 50.000 Euro wartość prywatnego użytkowania wynosi 125 Euro miesięcznie:

50.000 Euro × 0,25% = 125 Euro.

Jeśli pojazd elektryczny przekracza odpowiedni limit cenowy, przy spełnieniu ustawowych warunków zasadniczo stosuje się połowę ceny katalogowej brutto. Odpowiada to miesięcznemu zastosowaniu 0,5% pełnej ceny katalogowej brutto.

Uwaga: W przypadku pojazdów zakupionych lub leasingowanych przed 2025 rokiem mogą obowiązywać inne limity cenowe.

Jakie szczególne zasady obowiązują w 2025 roku dla pojazdów hybrydowych typu plug-in?

W przypadku pojazdu hybrydowego typu plug-in zakupionego lub leasingowanego w 2025 roku zasadniczo stosuje się tylko połowę ceny katalogowej brutto, jeśli spełniony jest co najmniej jeden z następujących warunków:

• Emisja CO2 nie przekracza 50 gramów na kilometr lub
• czysto elektryczny zasięg wynosi co najmniej 80 kilometrów.

W przypadku metody 1% odpowiada to miesięcznemu zastosowaniu 0,5% pełnej ceny katalogowej brutto.

Dla pojazdów hybrydowych typu plug-in zakupionych lub leasingowanych przed 2025 rokiem obowiązują warunki z momentu zakupu lub leasingu.

Jak oblicza się podatek VAT?

Prywatne użytkowanie może podlegać podatkowi VAT jako nieodpłatne świadczenie, o ile pojazd lub koszty pojazdu uprawniały do odliczenia podatku VAT.

Jeśli prywatne użytkowanie jest obliczane metodą 1%, wartość tę można również wykorzystać do celów podatku VAT ze względów uproszczenia. Ponieważ nie wszystkie koszty pojazdu są obciążone podatkiem VAT, wartość można ryczałtowo obniżyć o 20%.

Przykład: Wartość prywatnego użytkowania wynosi 3.600 Euro:

• 3.600 Euro minus 20% = 2.880 Euro.
• 19% VAT od 2.880 Euro = 547,20 Euro.

Ważne: Podatkowe obniżenie o połowę lub jedną czwartą dla pojazdów elektrycznych i hybrydowych nie dotyczy podatku VAT.

Prywatne użytkowanie samochodu: (1) metoda ryczałtowa przy użytkowaniu służbowym

Prywatne użytkowanie samochodu: (2) metoda ewidencji przebiegu pojazdu

Metoda ewidencji przebiegu pojazdu polega na obliczeniu prywatnego użytku pojazdu służbowego na podstawie rzeczywistych kosztów pojazdu i faktycznie przejechanych kilometrów.

W przypadku pojazdu użytkowanego w celach służbowych w ponad 50 % metoda ewidencji przebiegu pojazdu jest alternatywą dla metody 1%. Warunkiem jest prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.

Wartość prywatnego użytku = całkowite koszty × udział prywatnego użytku

Udział prywatnego użytku oblicza się w następujący sposób:

Prywatnie przejechane kilometry ÷ całkowity przebieg × 100

Przykład: W ciągu roku przejeżdżasz łącznie 25.000 km, z czego 10.000 km prywatnie. Koszty pojazdu wynoszą 8.000 Euro:

• Udział prywatnego użytku: 10.000 km ÷ 25.000 km × 100 = 40 %.
• Wartość prywatnego użytku: 8.000 Euro × 40 % = 3.200 Euro.

Jakie przejazdy są uznawane za prywatne?

Do przejazdów prywatnych należą na przykład zakupy, wyjazdy rekreacyjne i wakacyjne.

Przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy nie są uznawane za przejazdy prywatne. Muszą być uwzględnione osobno. To samo dotyczy przejazdów do domu rodzinnego w ramach służbowo uzasadnionego podwójnego gospodarstwa domowego.

Jakie są wymagania dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona na bieżąco, terminowo, w pełni i w zamkniętej formie.

W przypadku przejazdów służbowych należy podać:

• Data,
• Stan licznika na początku i na końcu podróży,
• Cel podróży,
• Cel podróży i
• odwiedzani partnerzy biznesowi lub klienci.

W przypadku przejazdów prywatnych wystarczy podać liczbę przejechanych kilometrów. W przypadku przejazdów między domem a pierwszym miejscem pracy wystarczy krótka adnotacja.

Możliwe jest również prowadzenie elektronicznej ewidencji przebiegu pojazdu. Zmiany wprowadzone po fakcie muszą być wykluczone lub możliwe do udokumentowania.

Jakie koszty są uwzględniane?

Do obliczeń uwzględnia się rzeczywiste koszty pojazdu. Należą do nich na przykład:

• Amortyzacja (AfA) lub koszty leasingu,
• Paliwo lub prąd do ładowania,
• Konserwacja i naprawy,
• Ubezpieczenie,
• Podatek od pojazdu i
• inne bieżące koszty pojazdu.

Koszty uwzględnione w obliczeniach muszą być udokumentowane. Szacowanie brakujących wydatków może skutkować nieuznaniem metody ewidencji przebiegu pojazdu. Federalny Trybunał Finansowy potwierdził to w szczególności w przypadku szacowanych kosztów paliwa, które nie zostały udokumentowane (wyrok BFH z 15.12.2022, VI R 44/20).

Jak uwzględnia się przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy?

Te przejazdy nie należą do prywatnego użytku. Rzeczywiste koszty pojazdu przypadające na te przejazdy są ustalane osobno na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Jako wydatek służbowy można zasadniczo odliczyć tylko ryczałt za dojazdy. W 2025 roku wynosi on 0,30 Euro za kilometr dojazdu za pierwsze 20 kilometrów i 0,38 Euro od 21. kilometra.

Jakie szczególne zasady obowiązują w 2025 roku dla pojazdów elektrycznych?

Również w przypadku metody ewidencji przebiegu pojazdu niektóre pojazdy elektryczne są objęte ulgami podatkowymi. W przeciwieństwie do metody 1% nie jest bezpośrednio obniżana cena katalogowa brutto. Zamiast tego uwzględnia się tylko proporcjonalnie koszty zakupu lub amortyzację bądź porównywalne koszty leasingu i wynajmu.

Dla pojazdów elektrycznych zakupionych lub leasingowanych w 2025 roku obowiązuje:

• 1.1.2025 do 30.6.2025: W przypadku ceny katalogowej brutto do 70.000 Euro uwzględnia się tylko jedną czwartą kosztów objętych ulgą.
• Po 30.6.2025: Limit cenowy dla jednej czwartej wynosi 100.000 Euro.

Jeśli cena katalogowa brutto przekracza odpowiedni limit, koszty objęte ulgą są zasadniczo uwzględniane w połowie, o ile spełnione są ustawowe warunki.

Bieżące koszty, takie jak prąd, ubezpieczenie czy konserwacja, nie są jednak zasadniczo dzielone na pół lub na ćwierć.

Jakie szczególne zasady obowiązują w 2025 roku dla pojazdów hybrydowych typu plug-in?

W przypadku pojazdu hybrydowego typu plug-in zakupionego lub leasingowanego w 2025 roku koszty zakupu lub porównywalne koszty leasingu lub wynajmu są zasadniczo uwzględniane tylko w połowie, jeśli spełniony jest co najmniej jeden z następujących warunków:

• Emisja CO2 nie przekracza 50 gramów na kilometr lub
• zasięg w trybie elektrycznym wynosi co najmniej 80 kilometrów.

Dla pojazdów zakupionych lub leasingowanych przed 2025 rokiem obowiązują warunki z momentu zakupu lub leasingu.

Jak oblicza się podatek VAT?

Prywatny udział w użytkowaniu ustalony na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu można również wykorzystać do celów podatku VAT. Uwzględnia się jednak tylko koszty obciążone podatkiem VAT.

Koszty bez podatku VAT – na przykład podatek od pojazdu lub niektóre składki ubezpieczeniowe – są odejmowane w ich rzeczywistej wysokości. W przeciwieństwie do metody 1% nie ma tu ryczałtowego odliczenia w wysokości 20 %.

Przykład: Całkowite koszty wynoszą 8.000 Euro, prywatny udział w użytkowaniu 40 %. Z całkowitych kosztów 1.000 Euro nie jest obciążone podatkiem VAT:

• Wartość prywatnego użytku: 8.000 Euro × 40 % = 3.200 Euro.
• Koszty istotne dla podatku VAT: 8.000 Euro − 1.000 Euro = 7.000 Euro.
• Prywatny udział: 7.000 Euro × 40 % = 2.800 Euro.
• Podatek VAT: 2.800 Euro × 19 % = 532 Euro.

Wartość prywatnego użytku wynosi zatem 3.200 Euro. Dodatkowo należy uwzględnić 532 Euro podatku VAT.

Ważne: Podatkowe obniżenie o połowę lub jedną czwartą dla pojazdów elektrycznych i hybrydowych nie dotyczy podatku VAT.

Prywatne użytkowanie samochodu: (2) metoda ewidencji przebiegu pojazdu

Prywatne użytkowanie samochodu: (3) wartość częściowa przy użytkowaniu służbowym od 10% do 50%

Jeśli używają Państwo pojazdu w celach służbowych w co najmniej 10% i maksymalnie 50%, mogą Państwo zaliczyć go do tzw. fakultatywnego majątku firmowego.

W tym przypadku nie wolno stosować metody 1%. Zamiast tego wartość prywatnego użytku oblicza się na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów pojazdu.

Wartość prywatnego użytku = całkowite koszty × udział w prywatnym użytkowaniu

Udział w prywatnym użytkowaniu oblicza się w następujący sposób:

Prywatnie przejechane kilometry ÷ całkowity przebieg × 100

Przykład: W ciągu roku przejeżdżają Państwo swoim pojazdem służbowym łącznie 20.000 km. Z tego 14.000 km to przejazdy prywatne. Istotne koszty pojazdu wynoszą 8.000 Euro:

• Udział w prywatnym użytkowaniu: 14.000 km ÷ 20.000 km × 100 = 70%.
• Wartość prywatnego użytku: 8.000 Euro × 70% = 5.600 Euro.

Wartość prywatnego użytku w wysokości 5.600 Euro należy uwzględnić jako pobranie.

Czy muszą Państwo prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Nie. W przeciwieństwie do metody ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wymagane prowadzenie ewidencji zgodnie z obowiązującymi surowymi wymaganiami.

Muszą jednak Państwo w sposób wiarygodny udokumentować lub uwiarygodnić użytkowanie służbowe i prywatne. Odpowiednie są na przykład zapisy dotyczące podróży służbowych, stany licznika, kalendarze, zestawienia kosztów podróży lub rozliczenia z klientami.

Z zapisów musi wynikać w sposób zrozumiały, jaki jest udział w użytkowaniu służbowym i prywatnym.

Jakie koszty wchodzą w skład całkowitych kosztów?

Do obliczeń uwzględnia się rzeczywiście poniesione koszty pojazdu. Należą do nich na przykład:

• amortyzacja (AfA) lub koszty leasingu,
• paliwo lub prąd do ładowania,
• ubezpieczenie samochodu,
• podatek od pojazdu,
• koszty konserwacji i napraw oraz
• inne bieżące koszty pojazdu.

Udział tych kosztów przypadający na przejazdy prywatne zwiększa zysk jako pobranie z tytułu użytkowania.

Jak uwzględnia się przejazdy między domem a pierwszym miejscem prowadzenia działalności?

Przejazdy między domem a pierwszym miejscem prowadzenia działalności nie są zaliczane do przejazdów prywatnych. Dlatego nie są one uwzględniane w prywatnym udziale w użytkowaniu.

Ponieważ metoda 1% nie jest stosowana, nie dokonuje się również obliczeń na podstawie 0,03% ceny katalogowej brutto. Zamiast tego obliczane są rzeczywiste koszty pojazdu przypadające na te przejazdy:

Całkowite koszty × przejechane kilometry między domem a pierwszym miejscem prowadzenia działalności ÷ całkowity przebieg

Koszty te nie mogą być w pełni odliczone jako koszty operacyjne. Zasadniczo odliczana pozostaje dieta za dojazdy.

W 2025 roku dieta za dojazdy wynosi:

• 0,30 Euro za kilometr dojazdu za pierwsze 20 kilometrów oraz
• 0,38 Euro za kilometr dojazdu od 21. kilometra.

Jeśli rzeczywiste koszty przypadające na te przejazdy przekraczają dietę za dojazdy, nadwyżka nie może pomniejszać zysku.

W przypadku przejazdów do domu rodzinnego w ramach służbowo uzasadnionego podwójnego gospodarstwa domowego obowiązuje odpowiednio: zamiast obliczeń na podstawie 0,002% ceny katalogowej uwzględnia się rzeczywiste koszty przypadające na te przejazdy.

Jakie szczególne zasady obowiązują w 2025 roku dla pojazdów elektrycznych i hybrydowych?

Również przy użytkowaniu służbowym od 10% do 50% obowiązują ulgi podatkowe dla niektórych pojazdów elektrycznych i hybrydowych ładowanych zewnętrznie.

Przy obliczaniu rzeczywistych całkowitych kosztów uwzględnia się w szczególności amortyzację lub w przypadku pojazdów leasingowanych lub wynajmowanych ratę leasingową lub czynsz tylko proporcjonalnie.

Dla pojazdów elektrycznych nabytych lub leasingowanych w 2025 roku obowiązuje:

• 1.1.2025 do 30.6.2025: Przy cenie katalogowej brutto do 70.000 Euro koszty objęte ulgą są zasadniczo uwzględniane tylko w jednej czwartej.
• Po 30.6.2025: Limit cenowy dla jednej czwartej wynosi 100.000 Euro.

W przypadku hybrydy plug-in nabytej lub leasingowanej w 2025 roku koszty objęte ulgą są zasadniczo uwzględniane w połowie, jeśli pojazd emituje maksymalnie 50 gramów CO2 na kilometr lub osiąga zasięg w trybie elektrycznym wynoszący co najmniej 80 kilometrów.

Bieżące koszty, takie jak prąd, paliwo, ubezpieczenie czy konserwacja, nie są zasadniczo również dzielone na pół lub na cztery.

Uwaga: Dla pojazdów nabytych lub leasingowanych przed 2025 rokiem mogą obowiązywać inne warunki.

Jak oblicza się podatek VAT od użytku prywatnego?

Jeśli pojazd został przypisany do firmy pod względem podatku VAT i istniało prawo do odliczenia podatku naliczonego, również prywatne użytkowanie może podlegać podatkowi VAT.

W przypadku podatku VAT uwzględnia się zasadniczo tylko koszty, które uprawniały do odliczenia podatku naliczonego. Udział prywatny ustala się na podstawie rzeczywistego użytkowania.

Koszty bez podatku VAT, takie jak podatek od pojazdu czy niektóre składki ubezpieczeniowe, nie są uwzględniane przy obliczaniu podatku VAT.

Ważne: Podatkowe obniżenie o połowę lub o jedną czwartą kosztów dla objętych ulgą pojazdów elektrycznych i hybrydowych nie dotyczy podatku VAT.

Gdzie wpisać kwoty w załączniku EÜR 2025?

Ustalona wartość prywatnego użytku wpisują Państwo w załączniku EÜR 2025 w prywatne użytkowanie samochodu w wierszu 20.

Podatek VAT od tej kwoty należy – o ile występuje podatek VAT – do pobranych kwot podatku VAT oraz podatku VAT od nieodpłatnych świadczeń w wierszu 17.

Prywatne użytkowanie samochodu: (3) wartość częściowa przy użytkowaniu służbowym od 10% do 50%

Prywatne użytkowanie samochodu: (4) Ograniczenie kosztów w przypadku metody ryczałtowej

Przy stosowaniu metody 1% zryczałtowana wartość użytkowania prywatnego może być wyższa niż faktycznie poniesione koszty pojazdu. Może to mieć miejsce w przypadku pojazdu już zamortyzowanego, tanio nabytego samochodu używanego lub pojazdu leasingowego.

W takim przypadku może obowiązywać tak zwane ograniczenie kosztów. Zryczałtowane wartości są wtedy ograniczone do faktycznie poniesionych kosztów pojazdu.

Jakie koszty są uwzględniane przy ograniczeniu kosztów?

Do faktycznych kosztów pojazdu należą w szczególności:

• bieżące koszty samochodu, takie jak paliwo lub prąd do ładowania, ubezpieczenie, podatek drogowy, konserwacja i naprawy,
• amortyzacja (AfA) lub koszty leasingu oraz
• odsetki od kredytu na finansowanie pojazdu.

Faktyczne koszty muszą być udokumentowane.

Jak oblicza się ograniczenie kosztów?

Jeśli używają Państwo pojazdu również do przejazdów między domem a miejscem pracy, przejazdy te muszą być uwzględnione osobno przy ograniczeniu kosztów.

Przy stosowaniu metody 1% zasadniczo oblicza się następującą kwotę:

Cena katalogowa brutto × 0,03 % × kilometry × miesiące użytkowania

Ograniczona wartość użytkowania prywatnego wynosi zasadniczo:

Faktyczne koszty pojazdu − kwota za przejazdy między domem a miejscem pracy

Ryczałt za odległość pozostaje dodatkowo odliczany jako wydatek operacyjny. W 2025 roku wynosi on 0,30 Euro za kilometr odległości za pierwsze 20 kilometrów i 0,38 Euro od 21. kilometra.

Przykład: Samochód służbowy ma cenę katalogową brutto 40.000 Euro. Faktyczne koszty pojazdu wynoszą w ciągu roku 6.000 Euro. Pojazd jest używany przez cały rok również do przejazdów do oddalonego o 20 km miejsca pracy.

• Użytkowanie prywatne według metody 1%: 40.000 Euro × 1 % × 12 miesięcy = 4.800 Euro.
• Kwota za przejazdy między domem a miejscem pracy: 40.000 Euro × 0,03 % × 20 km × 12 miesięcy = 2.880 Euro.
• Ograniczona wartość użytkowania prywatnego: 6.000 Euro − 2.880 Euro = 3.120 Euro.

Wartość użytkowania prywatnego wynosi zatem nie 4.800 Euro, lecz tylko 3.120 Euro.

Jeśli miejsce pracy było odwiedzane na przykład przez 200 dni, można dodatkowo uwzględnić ryczałt za odległość:

200 dni × 20 km × 0,30 Euro = 1.200 Euro.

Co obowiązuje w przypadku pojazdów elektrycznych i hybrydowych?

Jeśli dla pojazdu elektrycznego lub hybrydowego obowiązują szczególne ulgi podatkowe, muszą one być również uwzględnione przy ograniczeniu kosztów.

Przy obliczaniu całkowitych kosztów uwzględnia się w szczególności amortyzację z odpowiednim udziałem dla pojazdu. Jeśli przy użytkowaniu prywatnym uwzględnia się na przykład tylko jedną czwartą lub połowę ceny katalogowej brutto, amortyzacja istotna dla ograniczenia kosztów jest również odpowiednio dostosowywana.

Jak oblicza się podatek VAT przy ograniczeniu kosztów?

Ograniczenie kosztów przy podatku dochodowym nie może być po prostu przeniesione na podatek VAT.

Jeśli nie jest prowadzona prawidłowa książka pojazdu, udział w użytkowaniu prywatnym dla podatku VAT musi być oszacowany na podstawie odpowiednich dokumentów. Można do tego wykorzystać na przykład zapisy z reprezentatywnego okresu.

Jeśli nie ma odpowiednich dokumentów, udział w użytkowaniu prywatnym wynosi zasadniczo co najmniej 50%, o ile z okoliczności danego przypadku nie wynika inaczej.

W przypadku podatku VAT uwzględnia się tylko koszty pojazdu, które uprawniały do odliczenia podatku naliczonego. Koszty bez podatku naliczonego są wyłączane z podstawy opodatkowania.

Podstawa opodatkowania dla podatku VAT = koszty pojazdu obciążone podatkiem naliczonym × udział w użytkowaniu prywatnym

Od tej kwoty zasadniczo nalicza się podatek VAT w wysokości 19%.

Ważne: Przejazdy między domem a miejscem pracy są dla celów podatku VAT traktowane jako użytkowanie firmowe i dlatego nie są zaliczane do udziału w użytkowaniu prywatnym.

Co obowiązuje w przypadku jednorazowej opłaty leasingowej?

Wysoka jednorazowa opłata leasingowa nie może być wykorzystana do sztucznego obniżenia ograniczenia kosztów w kolejnych latach.

Do sprawdzenia ograniczenia kosztów jednorazowa opłata leasingowa musi być rozłożona na cały okres trwania umowy leasingowej. Dotyczy to również rozliczenia przychodów i wydatków.

Przykład: Przy jednorazowej opłacie leasingowej w wysokości 30.000 Euro i okresie trwania 36 miesięcy, do ograniczenia kosztów uwzględnia się zasadniczo 1/36 opłaty za każdy miesiąc leasingu.

Różni się to od odliczenia wydatków operacyjnych: W przypadku rozliczenia przychodów i wydatków jednorazowa opłata leasingowa może być nadal odliczana jako wydatek operacyjny w roku płatności, pod warunkiem spełnienia ogólnych warunków. Do obliczenia ograniczenia kosztów jest jednak rozłożona na okres leasingu.

Gdzie wpisać ograniczenie kosztów w załączniku EÜR 2025?

Wartość użytkowania prywatnego ustaloną po ograniczeniu kosztów należy wpisać w załączniku EÜR 2025 w prywatne użytkowanie samochodu w wierszu 20.

Wydatki na przejazdy między domem a miejscem pracy są uwzględniane w wierszu 72. Odliczalny ryczałt za odległość wpisuje się w wierszu 73.

Podatek VAT od użytkowania prywatnego należy uwzględnić w wierszu 17, o ile występuje.

Prywatne użytkowanie samochodu: (4) Ograniczenie kosztów w przypadku metody ryczałtowej

Jak uwzględnia się prywatne korzystanie z telefonu i Internetu?

W jaki sposób uwzględnia się prywatne użytkowanie telefonu i Internetu?

Jeśli korzystają Państwo z telefonu, telefonu komórkowego lub Internetu zarówno służbowo, jak i prywatnie, tylko koszty służbowe mogą pomniejszyć Państwa zysk.

Jeśli początkowo ujęli Państwo wszystkie koszty jako koszty operacyjne, muszą Państwo uwzględnić prywatną część jako wycofanie z użytkowania.

Prywatne wycofanie z użytkowania = całkowite koszty × procentowy udział użytkowania prywatnego

Procentowy udział użytkowania prywatnego można ustalić na podstawie odpowiednich dokumentów lub – jeśli dokładny podział nie jest możliwy – oszacować w sposób uzasadniony. Szacunek powinien być zrozumiały.

Alternatywnie mogą Państwo od początku uwzględnić jako koszt operacyjny tylko służbową część kosztów telefonicznych i internetowych. Dodatkowe wycofanie z użytkowania nie jest wtedy konieczne.

Co obowiązuje w przypadku podatku VAT?

W przypadku kosztów telefonicznych i internetowych o mieszanym charakterze służbowym i prywatnym podatek naliczony można zasadniczo odliczyć tylko w wysokości służbowej części.

Jeśli służbowy smartfon lub inne urządzenie telekomunikacyjne zostało przypisane do firmy i zakup uprawniał do odliczenia podatku naliczonego, prywatne użytkowanie może dodatkowo podlegać podatkowi VAT.

Czy zwolnienie podatkowe dla pracowników dotyczy również osób prowadzących działalność na własny rachunek?

Nie. Pracownicy mogą korzystać z służbowych urządzeń telekomunikacyjnych swojego pracodawcy również prywatnie, bez podatku, pod warunkiem spełnienia wymogów § 3 Nr. 45 EStG. To zwolnienie podatkowe nie dotyczy przedsiębiorców lub osób prowadzących działalność na własny rachunek, którzy prywatnie korzystają z własnych służbowych urządzeń.

Jak uwzględnia się prywatne korzystanie z telefonu i Internetu?

Jak wycenia się prywatne pobranie rzeczowe?

Jeśli pobierają Państwo towary lub inne środki trwałe z firmy do celów prywatnych, muszą Państwo zasadniczo zastosować wartość cząstkową. W ten sposób prywatne pobranie jest uwzględniane jako zwiększenie zysku.

Wartość cząstkowa odpowiada w uproszczeniu wartości, jaką wycofany środek trwały ma dla firmy w momencie pobrania.

Jakie ryczałty obowiązują na żywność?

W niektórych branżach mogą Państwo rozliczać pobranie towarów spożywczych i napojów do użytku prywatnego według ryczałtów na pobranie towarów ustalonych przez administrację finansową. Dzięki temu nie trzeba rejestrować wszystkich pojedynczych pobrań.

Ryczałty obowiązują dla jednej osoby i na cały rok kalendarzowy. Dla 2025 roku obowiązują następujące zasady:

• Dla dzieci do ukończenia 2. roku życia nie stosuje się ryczałtu.
• Dla dzieci po ukończeniu 2. roku życia i do ukończenia 12. roku życia stosuje się połowę odpowiedniego ryczałtu.

Wysokość ryczałtu zależy od danej branży, na przykład piekarnia, masarnia, restauracja lub handel spożywczy.

Ważne: Ryczałty obowiązują tylko na żywność i napoje. Inne prywatne pobrania towarów, na przykład odzież, sprzęt elektroniczny lub wyroby tytoniowe, muszą być zasadniczo rejestrowane indywidualnie.

Co obowiązuje w przypadku podatku VAT?

Jeśli zakup pobranego przedmiotu lub jego części uprawniał do pełnego lub częściowego odliczenia podatku naliczonego, prywatne pobranie może dodatkowo podlegać podatkowi VAT jako nieodpłatne świadczenie wartości.

Jak wycenia się prywatne pobranie rzeczowe?