Ryczałt za nocleg dla zawodowych kierowców: Co obowiązuje w 2025 roku?

Zawodowi kierowcy, którzy nocują w kabinie sypialnej swojego pojazdu, mogą od 1 stycznia 2020 r. ubiegać się o ryczałt noclegowy. Dzięki temu nie trzeba już szacować rzeczywistych kosztów.

Od 1 stycznia 2024 r. ryczałt noclegowy wynosi 9 Euro za każdy dzień kalendarzowy (§ 9 ust. 1 zdanie 3 nr 5b EStG). Ryczałt ten można uwzględnić jako koszty uzyskania przychodu dodatkowo do diety.

Na co przeznaczony jest ryczałt?

Ryczałt noclegowy ma pokryć typowe koszty dodatkowe, które powstają, gdy kierowcy nocują w ciężarówce. Należą do nich m.in.:

• opłaty za prysznice i toalety na parkingach
• opłaty parkingowe i postojowe
• koszty czyszczenia kabiny sypialnej

Kiedy można zastosować ryczałt?

Ryczałt można zastosować na:

• dzień przyjazdu lub wyjazdu w ramach służbowego wyjazdu
• każdy dzień kalendarzowy z pełną nieobecnością wynoszącą 24 godziny, niezależnie od tego, czy w kraju, czy za granicą

Ważne: Nie ma znaczenia, jak wysokie były rzeczywiste wydatki – wystarczy, że zasadniczo powstały koszty. Osoby, które mogą udowodnić wyższe koszty noclegu, mogą zamiast tego je uwzględnić. Nie jest jednak dozwolone łączenie ryczałtu i dowodów jednostkowych – należy na cały rok kalendarzowy podjąć jednolitą decyzję.

Niejasności w stosowaniu – decyzja BFH oczekiwana

W ustawie jest napisane, że ryczałt dotyczy „dni kalendarzowych, w których pracownik mógłby ubiegać się o dietę“. To rodzi pytanie:

Czy ryczałt obowiązuje również wtedy, gdy kierowca nie nocował w ciężarówce, np. w dni przyjazdu lub wyjazdu?

Sąd Finansowy w Turyngii orzekł, że ryczałt obowiązuje tylko w przypadku faktycznych noclegów w ciężarówce (wyrok z 18.06.2024 r., sygn. akt 2 K 534/22).

Czy tak rzeczywiście pozostanie, musi ostatecznie rozstrzygnąć Federalny Trybunał Finansowy (sygn. akt VI R 6/25).

Ryczałt za nocleg dla zawodowych kierowców: Co obowiązuje w 2025 roku?

Nowe ryczałty na dietę i noclegi 2025

Federalne Ministerstwo Finansów (BMF) opublikowało nowe ryczałty na wyżywienie i noclegi na służbowe podróże zagraniczne na rok kalendarzowy 2025. Ryczałty te obowiązują również w ramach podwójnego gospodarstwa domowego za granicą i są istotne podatkowo dla pracowników i pracodawców.

Ryczałty na wyżywienie

• Ryczałty na wyżywienie mogą być przez pracowników zgłaszane jako koszty uzyskania przychodu, o ile nie zostały zwrócone przez pracodawcę bez podatku.
• Nie jest dozwolone odliczanie rzeczywistych kosztów wyżywienia – obowiązuje wyłącznie ryczałt.
• Pracodawcy mogą zwracać ryczałty bez podatku.

Ryczałty na noclegi

• Ryczałty na noclegi nie mogą być odliczane jako koszty uzyskania przychodu.
• Mogą jednak zostać zwrócone przez pracodawcę bez podatku – nawet jeśli pracownik nie poniósł żadnych lub poniósł niższe koszty noclegu (np. nocleg u znajomych).
• Jeśli rzeczywiste koszty noclegu są wyższe niż ryczałt, różnica może zostać zgłoszona jako koszty uzyskania przychodu po przedstawieniu odpowiednich dowodów.

Zaktualizowane ryczałty od 2025 roku

W piśmie BMF z dnia 23 października 2024 r. dostosowano ryczałty na dodatkowe koszty wyżywienia i noclegi dla wielu krajów. Zmiany obowiązują od 1 stycznia 2025 r.

Pełne pismo BMF ze wszystkimi ryczałtami dla poszczególnych krajów można znaleźć tutaj: Pismo BMF z dnia 23.10.2024

Dla następujących krajów obowiązują od 2025 roku nowe ryczałty:

Afganistan, Gwinea Równikowa, Azerbejdżan, Bahrajn, Barbados, Belgia, Bośnia i Hercegowina, Brazylia, Kostaryka, Dania, Dominikana, Dżibuti, Salwador, Fidżi, Finlandia, Gruzja, Ghana, Gwinea, Indie, Indonezja, Irak, Irlandia, Islandia, Izrael, Włochy, Japonia, Kamerun, Kanada, Kenia, Kolumbia, Kuba, Liban, Madagaskar, Malezja, Mali, Maroko, Mauritius, Meksyk, Mołdawia, Mongolia, Czarnogóra, Mozambik, Nowa Zelandia, Nigeria, Macedonia Północna, Norwegia, Pakistan, Panama, Paragwaj, Peru, Filipiny, Polska, Rumunia, Szwecja, Szwajcaria, Serbia, Sierra Leone, Słowacja, Hiszpania, Sri Lanka, Sudan Południowy, Tanzania, Togo, Trynidad i Tobago, Czad, Tunezja, Turcja, Uganda, Ukraina, Węgry, Urugwaj, USA, Watykan, Wenezuela, Republika Środkowoafrykańska, Cypr.

Uwaga

Stosowanie ryczałtów wymaga spełnienia minimalnych okresów nieobecności podczas pracy poza miejscem zamieszkania. Ryczałty na wyżywienie obowiązują tylko przy nieobecności powyżej 8 godzin lub w przypadku podróży wielodniowych.

Nowe ryczałty na dietę i noclegi 2025

Co mogę odliczyć jako dodatkowe koszty podróży?

Oprócz kosztów podróży, diet na noclegi i wyżywienie, możesz również odliczyć inne koszty związane z pracą poza miejscem zamieszkania. Należą do nich między innymi:

• Opłaty parkingowe, opłaty drogowe, wynajem garażu
• Opłaty telefoniczne za rozmowy służbowe
• Opłaty za wstęp na wydarzenia służbowe
• Opłaty za przechowywanie bagażu
• Koszty zakupu walut i straty przy ich odsprzedaży
• Odszkodowania w wyniku wypadków drogowych
• Uszkodzenia bagażu podróżnego
• Kradzież przedmiotów (przedmioty używane służbowo, prywatne przedmioty zabrane do celów służbowych, niezbędne osobiste przedmioty podróżne)

Nie zostanie zwrócona utrata pieniędzy lub biżuterii.

W przypadku wielu dodatkowych kosztów podróży nie ma dowodów. Możesz je mimo to uwzględnić w zeznaniu podatkowym. Sporządź w tym celu własny dokument z miejscem, datą, rodzajem i kwotą wydatku i dołącz go.

Co mogę odliczyć jako dodatkowe koszty podróży?

Co mogę odliczyć w przypadku pracy w delegacji?

W przypadku podróży służbowych poza miejscem pracy następujące koszty mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu:

• Koszty przejazdu
• Diety
• Koszty noclegu
• Koszty dodatkowe związane z podróżą

Uwaga: Diety można odliczyć tylko przez pierwsze trzy miesiące długoterminowej pracy poza miejscem zamieszkania.

Koszty przejazdu

Można uwzględnić rzeczywiste koszty przejazdu lub w przypadku korzystania z własnego samochodu ryczałt w wysokości 0,30 Euro za przejechany kilometr.

Diety

• 14 Euro przy nieobecności od ponad 8 do 24 godzin
• 28 Euro przy nieobecności 24 godziny

Liczy się czas od opuszczenia mieszkania lub pierwszego miejsca pracy – również czas podróży jest istotny.

Koszty noclegu

• W pierwszych 48 miesiącach: bez ograniczeń
• Od 49. miesiąca (tylko w przypadku podróży krajowych): maksymalnie 1.000 Euro miesięcznie
• Za granicą: brak ograniczeń

Koszty dodatkowe związane z podróżą

Odliczyć można np.:

• Przejazdy na miejscu (taksówka, wynajem samochodu)
• Opłaty drogowe, promowe lub parkingowe
• Napiwki
• Koszty telefoniczne lub internetowe o charakterze służbowym

Ryczałt za nocleg dla kierowców zawodowych

Kierowcy zawodowi mogą oprócz diety ubiegać się o ryczałt za nocleg w wysokości 9 Euro za każdy dzień kalendarzowy (od 2024 r.) – za dni z 24-godzinną nieobecnością lub za dni przyjazdu/wyjazdu.

Uwaga: Spór prawny dotyczący ryczałtu

Czy ryczałt jest przyznawany również bez faktycznego noclegu w ciężarówce, jest obecnie przedmiotem postępowania przed Federalnym Trybunałem Finansowym (sygn. akt VI R 6/25).

Przykład: Kierowca zawodowy ubiegał się o ryczałt za 220 dni, chociaż nocował w ciężarówce tylko przez 166 dni. Urząd skarbowy uznał ryczałt tylko za te 166 dni. Sąd Finansowy w Turyngii potwierdził tę decyzję (wyrok z 18.06.2024, 2 K 534/22).

Podstawa prawna: § 9 ust. 1 zdanie 3 nr 5b EStG wymaga faktycznego noclegu, aby ryczałt mógł zostać uwzględniony podatkowo.

Co mogę odliczyć w przypadku pracy w delegacji?

Kiedy występuje praca w delegacji?

Praca w delegacji ma miejsce, gdy tymczasowo pracujesz zawodowo poza swoim domem i „pierwszym miejscem pracy”.

Praca w delegacji jest „tymczasowa”, jeśli planujesz powrócić do swojego pierwszego miejsca pracy i kontynuować tam pracę.

• Pracownik może mieć tylko jedno „pierwsze miejsce pracy” na umowę o pracę. Każda praca poza pierwszym miejscem pracy jest pracą w delegacji.
• W niektórych przypadkach pracownik może nie mieć pierwszego miejsca pracy. Wtedy cała praca zawodowa jest pracą w delegacji. Dotyczy to kierowców zawodowych, taksówkarzy, maszynistów i konduktorów, pilotów i personelu pokładowego.
• Jeśli pracujesz na pojeździe: Każda nowa podróż to nowa praca w delegacji.
• Jeśli przerywasz długoterminowe zlecenia: Jeśli przerwa trwa co najmniej cztery tygodnie, rozpoczyna się nowa praca w delegacji. Ma to znaczenie dla odliczenia diet, które są uwzględniane tylko przez pierwsze trzy miesiące. Od 2014 roku powód przerwy nie ma znaczenia, więc także urlop lub choroba mogą prowadzić do nowego początku. Do 2013 roku przerwa spowodowana chorobą lub urlopem nie miała wpływu na upływ trzymiesięcznego okresu.

Kiedy występuje praca w delegacji?

Co można odliczyć w przypadku pracy na pojeździe?

Jeśli wykonują Państwo pracę na pojeździe, zazwyczaj nie mają Państwo „pierwszego miejsca pracy”, w związku z czym Państwa praca jest traktowana jako praca w terenie. Dotyczy to między innymi:

• kierowców zawodowych
• kierowców autokarów turystycznych
• kierowców autobusów liniowych
• motorniczych
• pracowników służb komunalnych
• taksówkarzy
• maszynistów (z wyjątkiem maszynistów kolei zakładowych)

Często muszą się Państwo stawić w miejscu przejęcia, aby przejąć pojazd. Oto najważniejsze koszty podlegające odliczeniu podatkowemu dla takich prac:

1. Przejazdy między domem a miejscem przejęcia

Na te przejazdy mogą Państwo zastosować tylko ryczałt za dojazdy:

• 0,30 Euro za kilometr odległości,
• 0,38 Euro od 21. kilometra odległości.

2. Ryczałty na posiłki

Jeśli są Państwo nieobecni dłużej niż 8 godzin od domu i pierwszego miejsca pracy, mogą Państwo dodatkowo do ryczałtu za dojazdy zastosować ryczałty na posiłki:

• 14 Euro przy nieobecności od 8 do 24 godzin,
• 28 Euro przy nieobecności 24 godzin.

3. Ryczałt za nocleg dla kierowców zawodowych

Kierowcy zawodowi mogą odliczyć ryczałt za nocleg w wysokości 9 Euro za każdy dzień kalendarzowy (do 2023: 8 Euro). Ryczałt ten obowiązuje dodatkowo do ryczałtu na posiłki i może być odliczony za następujące dni:

• dni przyjazdu i wyjazdu,
• każdy dzień kalendarzowy z 24-godzinną nieobecnością podczas pracy w terenie w kraju lub za granicą.

Aktualne decyzje

• Maszyniści kolei zakładowych mają według Federalnego Trybunału Finansowego (BFH) pierwsze miejsce pracy w miejscu pracy, ale nie na rozległym obszarze pracy (wyrok BFH z 1.10.2020, VI R 36/18).
• Pracownicy służb komunalnych nie mają pierwszego miejsca pracy w bazie operacyjnej, jeśli tam tylko słuchają ogłoszeń dotyczących tras i odbierają dokumenty pojazdu (wyrok BFH z 2.9.2021, VI R 25/19).
• Ryczałt za nocleg tylko przy faktycznym noclegu: Według Sądu Finansowego w Turyngii kierowcom zawodowym przysługuje ryczałt tylko przy noclegu w pojeździe (wyrok z 18.06.2024, 2 K 534/22). BFH podejmie ostateczną decyzję (sygn. VI R 6/25).

Co można odliczyć w przypadku pracy na pojeździe?

Co można odliczyć w przypadku kilku miejsc pracy?

Jeśli z powodu umowy o pracę musisz wykonywać pracę w dwóch lub więcej miejscach pracy, np. w głównej siedzibie i w filii, jedno z nich musi zostać określone jako "pierwsze miejsce pracy". Może to zrobić pracodawca na podstawie swojego prawa do wydawania poleceń. Decydujący może być również zakres czasu pracy: Miejsce pracy jest uważane za "pierwsze miejsce pracy", jeśli zgodnie z umową o pracę pracujesz tam

• zazwyczaj codziennie lub
• dwa pełne dni robocze w tygodniu lub
• co najmniej jedną trzecią uzgodnionego regularnego czasu pracy.

Jeśli kilka miejsc pracy spełnia warunki "pierwszego miejsca pracy" pod względem czasu trwania pracy lub zakresu czasu pracy, obowiązuje następująca zasada:

• Za pierwsze miejsce pracy uważa się to, które wskaże pracodawca. Nie musi to być miejsce pracy, w którym wykonujesz przeważającą czasowo lub znaczącą jakościowo część swojej pracy zawodowej.
• Jeśli pracodawca nie skorzysta z prawa do określenia lub określenie nie jest jednoznaczne, za pierwsze miejsce pracy uważa się to, które jest najbliżej miejsca zamieszkania pracownika.

Co można odliczyć od podatku?

• Podróże między domem a "pierwszym miejscem pracy" można odliczyć tylko za pomocą ryczałtu za odległość.
• Praca w innych miejscach pracy jest traktowana jako praca w delegacji, więc podróże można odliczyć za pomocą ryczałtu za podróże służbowe (30 centów za km podróży) lub rzeczywistych kosztów.
• Można również odliczyć ryczałty na wyżywienie jako koszty uzyskania przychodu lub otrzymać je od pracodawcy bez podatku, pod warunkiem że czas nieobecności wynosi co najmniej 8 godzin.

Co można odliczyć w przypadku kilku miejsc pracy?

Co powinienem wiedzieć o nowej granicy 48 miesięcy?

Zasada: Co oznacza granica 48 miesięcy?

Od 2014 roku w przypadku pracy w delegacji obowiązuje tak zwana granica 48 miesięcy. Jest ona decydująca dla ustalenia, czy istnieje pierwsze miejsce pracy lub czy koszty podróży (koszty przejazdu, noclegu, dodatkowe koszty oraz diety) mogą być w pełni odliczone jako koszty uzyskania przychodu.

1. Granica 48 miesięcy w przypadku pierwszego miejsca pracy

Pierwsze miejsce pracy to stałe miejsce pracy, do którego pracownik jest trwale przypisany. Takie przypisanie przyjmuje się, jeśli pracownik jest tam:

• na czas nieokreślony („do odwołania”),
• na cały okres trwania umowy o pracę lub
• z góry na okres dłuższy niż 48 miesięcy

Wskazówka: Jeśli przypisanie wynosi maksymalnie 48 miesięcy, nie ma pierwszego miejsca pracy. Oznacza to, że koszty przejazdu, diety i koszty noclegu mogą być odliczone jako koszty uzyskania przychodu zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów podróży lub zwrócone bez podatku.

2. Granica 48 miesięcy w przypadku pracy w zakładzie klienta

Również w zakładzie klienta (np. w przypadku pracy tymczasowej lub projektowej) może istnieć pierwsze miejsce pracy – szczególnie wtedy, gdy pracownik:

• z góry dłużej niż 48 miesięcy lub
• na cały okres trwania umowy o pracę
• jest przypisany do zakładu klienta.

3. Granica 48 miesięcy w przypadku kosztów noclegu

Od 2014 roku koszty noclegu w przypadku pracy w delegacji mogą być odliczane w pełnej wysokości tylko przez 48 miesięcy. Od 49. miesiąca są one ograniczone do 1.000 € miesięcznie – jednak tylko w przypadku pracy w kraju.

Wskazówka: Przerwa trwająca co najmniej sześć miesięcy resetuje okres 48 miesięcy.

4. Aktualne orzecznictwo dotyczące granicy 48 miesięcy

Sąd Finansowy w Münster orzekł: Nawet wielokrotne zatrudnienie na czas określony poniżej 48 miesięcy nie prowadzi do uznania pierwszego miejsca pracy – nawet jeśli całkowity okres zatrudnienia przekracza 48 miesięcy (FG Münster, 25.03.2019, 1 K 447/16).

5. Szczególne przypadki pracowników tymczasowych

Pracownicy tymczasowi są zatrudnieni u pracodawcy, ale pracują u klienta. Punkt sporny: Czy koszty dojazdu do miejsca pracy mogą być odliczane zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów podróży, czy tylko z ryczałtem za dojazdy (ryczałt dla osób dojeżdżających)?

Stanowisko administracji podatkowej

• Pierwsze miejsce pracy znajduje się u klienta, jeśli istnieje trwałe przypisanie – czyli:
  • na czas nieokreślony,
  • na okres trwania umowy o pracę lub
  • z góry na ponad 48 miesięcy
• Koszty dojazdu można wtedy odliczyć tylko z ryczałtem za dojazdy (pismo BMF z 25.11.2020, BStBl 2020 I s. 1228).

Decyzja Federalnego Trybunału Finansowego (BFH)

BFH orzekł w dniu 17.06.2025 (sygn. VI R 22/23): Nie jest możliwe nieograniczone przypisanie w przypadku pracowników tymczasowych ze względu na ustawę o pracy tymczasowej (AÜG).

• Zgodnie z § 1 ust. 1b AÜG pracownik tymczasowy może pracować u tego samego klienta maksymalnie 18 miesięcy.
• Trwałe przypisanie jest zatem wykluczone z mocy prawa – a tym samym również uznanie pierwszego miejsca pracy u klienta.

Przykład (BFH VI R 22/23)

Pracownik tymczasowy był od 28.11.2015 zatrudniony na czas nieokreślony w agencji pracy tymczasowej i od 2015 roku przez ponad trzy lata u klienta. Zgłosił koszty dojazdu zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów podróży, urząd skarbowy uznał tylko ryczałt za dojazdy. BFH przyznał rację skarżącemu:

• Nawet w przypadku zatrudnienia przed 01.04.2017 nie ma trwałego przypisania.
• Nawet przy wielokrotnym zatrudnieniu na czas określony nie powstaje pierwsze miejsce pracy.

Inne orzecznictwo

Już w dniu 20.11.2024 Sąd Finansowy w Düsseldorfie orzekł podobnie (sygn. 15 K 1490/24 E). Wprawdzie wniesiono apelację, ale urząd skarbowy później ją wycofał – najwyraźniej uznając stanowisko BFH.

Wskazówka dla pracowników tymczasowych

Nawet przy dłuższym zatrudnieniu u tego samego klienta: Sprawdź, czy faktycznie istnieje trwałe przypisanie w sensie podatkowym. W wielu przypadkach koszty dojazdu można odliczyć zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów podróży.

Uwaga: Administracja podatkowa nie uznaje dotychczas przepisów prawa pracy AÜG w prawie podatkowym. Niemniej jednak orzecznictwo BFH stanowi solidną podstawę do odwołań.

Co powinienem wiedzieć o nowej granicy 48 miesięcy?

Co obowiązuje w przypadku pracy w delegacji za granicą?

W przypadku pracy w delegacji za granicą obowiązują niektóre szczególne zasady podatkowe:

(1) Ryczałty na wyżywienie: Są one różne w zależności od kraju. Dla szczególnie drogich miast ustalane są nawet odrębne kwoty. Ryczałty są oparte na Federalnej Ustawie o Podróżach Służbowych i są okresowo ogłaszane przez Federalne Ministerstwo Finansów.

• Za każdy pełny dzień nieobecności obowiązuje ryczałt na wyżywienie specyficzny dla danego kraju w wysokości 120%, a
• w dni z nieobecnością powyżej 8 godzin oraz w
• dniach przyjazdu i wyjazdu odpowiednio 80% najwyższych diet zagranicznych.

(2) Wyżywienie na pokładzie: Podczas podróży lotniczych w cenę biletu często wliczone jest wyżywienie na pokładzie. Jeśli faktura za bilet lotniczy jest wystawiona na pracodawcę i przez niego zwracana, obowiązuje następująca zasada:

Bezpłatne wyżywienie na pokładzie jest traktowane jako "posiłek zapewniony przez pracodawcę". Oznacza to, że ryczałt na wyżywienie należy obniżyć o 40% za obiad lub kolację oraz o 20% za śniadanie. Obniżka ryczałtu na wyżywienie nie ma zastosowania, jeśli na podstawie wybranej taryfy transportowej wiadomo, że jest to wyłącznie usługa transportowa, w ramach której nie są serwowane bezpłatne posiłki.

(3) Kilka krajów: Jeśli w ramach pracy w delegacji odwiedzasz kilka krajów, ryczałt na wyżywienie zależy zawsze od kraju, do którego dotrzesz ostatnio przed godziną 24:00 czasu lokalnego. Natomiast w dniu powrotu decydujące jest państwo, w którym ostatnio pracowałeś - a nie Niemcy. Dotyczy to również sytuacji, gdy kontynuujesz pracę w delegacji w Niemczech, na przykład odwiedzając klienta w Niemczech.

(4) Ryczałty na noclegi: W przypadku noclegów za granicą krajowe ryczałty na noclegi nie mogą być już odliczane jako koszty uzyskania przychodu, lecz mogą być zwracane przez pracodawcę bez podatku. Jeśli od 2014 roku praca w delegacji za granicą trwa dłużej niż cztery lata, w przeciwieństwie do Niemiec, przez 48 miesięcy nie ma ograniczenia odliczanych kosztów zakwaterowania do 1.000 Euro miesięcznie.

Co obowiązuje w przypadku pracy w delegacji za granicą?

Co obowiązuje w przypadku zapewnienia posiłków przez pracodawcę?

Podczas pracy poza domem, na przykład na szkoleniach, seminariach, konferencjach, imprezach sprzedażowych itp., uczestnicy są często żywieni na koszt pracodawcy, bezpośrednio przez pracodawcę lub na jego zlecenie przez osobę trzecią, np. hotel konferencyjny lub firmę cateringową.

Ten przywilej jest opodatkowany przez urząd skarbowy.

Odpowiednia dieta na wyżywienie jest obniżana. Obniżka wynosi 20% za śniadanie i 40% za obiad lub kolację od pełnej diety na wyżywienie. Opodatkowanie według urzędowej wartości świadczeń rzeczowych ma miejsce tylko wtedy, gdy pracownik nie może odliczyć diet na wyżywienie jako kosztów uzyskania przychodu, np. w przypadku nieobecności krótszej niż 8 godzin lub w przypadku długoterminowej pracy poza domem po upływie trzymiesięcznego okresu. Granica dla "zwykłego wyżywienia" wynosi 60 Euro.

Co obowiązuje w przypadku zapewnienia posiłków przez pracodawcę?