Jeśli nie masz dowodów na nocleg, powinieneś wiedzieć: Jeśli jest pewne, że koszty noclegu zostały poniesione, mogą one zostać oszacowane (H 9.7 LStR; wyrok BFH z 12.9.2001, BStBl. 2001 II s. 775). Jako kwotę szacunkową powinieneś przyjąć kwotę, którą pracodawca może zwrócić bez podatku - a to 20 Euro za nocleg.
W przypadku noclegów za granicą od 2008 roku również można odliczyć jako koszty operacyjne tylko rzeczywiste koszty - nie można już opcjonalnie stosować ryczałtów noclegowych specyficznych dla danego kraju. Jeśli odliczasz koszty noclegu na podstawie dowodów, a w cenie noclegu zawarte są koszty śniadania, całkowita cena za granicą zostanie obniżona ryczałtowo o 20% krajowego ryczałtu na śniadanie.
W przypadku noclegów za granicą w większości przypadków śniadanie nie jest wliczone w cenę. W takim przypadku Federalne Ministerstwo Finansów uznaje "ręczną adnotację podróżującego służbowo na rachunku hotelowym za wystarczającą, że w kosztach noclegu nie jest zawarte śniadanie" (pismo BMF z 5.1.2001, DStR 2001 s. 621).
