Prywatne użytkowanie samochodu: (2) metoda ewidencji przebiegu pojazdu

Metoda ewidencji przebiegu pojazdu polega na obliczeniu prywatnego użytku pojazdu służbowego na podstawie rzeczywistych kosztów pojazdu i faktycznie przejechanych kilometrów.

W przypadku pojazdu użytkowanego w celach służbowych w ponad 50 % metoda ewidencji przebiegu pojazdu jest alternatywą dla metody 1%. Warunkiem jest prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.

Wartość prywatnego użytku = całkowite koszty × udział prywatnego użytku

Udział prywatnego użytku oblicza się w następujący sposób:

Prywatnie przejechane kilometry ÷ całkowity przebieg × 100

Przykład: W ciągu roku przejeżdżasz łącznie 25.000 km, z czego 10.000 km prywatnie. Koszty pojazdu wynoszą 8.000 Euro:

• Udział prywatnego użytku: 10.000 km ÷ 25.000 km × 100 = 40 %.
• Wartość prywatnego użytku: 8.000 Euro × 40 % = 3.200 Euro.

Jakie przejazdy są uznawane za prywatne?

Do przejazdów prywatnych należą na przykład zakupy, wyjazdy rekreacyjne i wakacyjne.

Przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy nie są uznawane za przejazdy prywatne. Muszą być uwzględnione osobno. To samo dotyczy przejazdów do domu rodzinnego w ramach służbowo uzasadnionego podwójnego gospodarstwa domowego.

Jakie są wymagania dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona na bieżąco, terminowo, w pełni i w zamkniętej formie.

W przypadku przejazdów służbowych należy podać:

• Data,
• Stan licznika na początku i na końcu podróży,
• Cel podróży,
• Cel podróży i
• odwiedzani partnerzy biznesowi lub klienci.

W przypadku przejazdów prywatnych wystarczy podać liczbę przejechanych kilometrów. W przypadku przejazdów między domem a pierwszym miejscem pracy wystarczy krótka adnotacja.

Możliwe jest również prowadzenie elektronicznej ewidencji przebiegu pojazdu. Zmiany wprowadzone po fakcie muszą być wykluczone lub możliwe do udokumentowania.

Jakie koszty są uwzględniane?

Do obliczeń uwzględnia się rzeczywiste koszty pojazdu. Należą do nich na przykład:

• Amortyzacja (AfA) lub koszty leasingu,
• Paliwo lub prąd do ładowania,
• Konserwacja i naprawy,
• Ubezpieczenie,
• Podatek od pojazdu i
• inne bieżące koszty pojazdu.

Koszty uwzględnione w obliczeniach muszą być udokumentowane. Szacowanie brakujących wydatków może skutkować nieuznaniem metody ewidencji przebiegu pojazdu. Federalny Trybunał Finansowy potwierdził to w szczególności w przypadku szacowanych kosztów paliwa, które nie zostały udokumentowane (wyrok BFH z 15.12.2022, VI R 44/20).

Jak uwzględnia się przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy?

Te przejazdy nie należą do prywatnego użytku. Rzeczywiste koszty pojazdu przypadające na te przejazdy są ustalane osobno na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Jako wydatek służbowy można zasadniczo odliczyć tylko ryczałt za dojazdy. W 2025 roku wynosi on 0,30 Euro za kilometr dojazdu za pierwsze 20 kilometrów i 0,38 Euro od 21. kilometra.

Jakie szczególne zasady obowiązują w 2025 roku dla pojazdów elektrycznych?

Również w przypadku metody ewidencji przebiegu pojazdu niektóre pojazdy elektryczne są objęte ulgami podatkowymi. W przeciwieństwie do metody 1% nie jest bezpośrednio obniżana cena katalogowa brutto. Zamiast tego uwzględnia się tylko proporcjonalnie koszty zakupu lub amortyzację bądź porównywalne koszty leasingu i wynajmu.

Dla pojazdów elektrycznych zakupionych lub leasingowanych w 2025 roku obowiązuje:

• 1.1.2025 do 30.6.2025: W przypadku ceny katalogowej brutto do 70.000 Euro uwzględnia się tylko jedną czwartą kosztów objętych ulgą.
• Po 30.6.2025: Limit cenowy dla jednej czwartej wynosi 100.000 Euro.

Jeśli cena katalogowa brutto przekracza odpowiedni limit, koszty objęte ulgą są zasadniczo uwzględniane w połowie, o ile spełnione są ustawowe warunki.

Bieżące koszty, takie jak prąd, ubezpieczenie czy konserwacja, nie są jednak zasadniczo dzielone na pół lub na ćwierć.

Jakie szczególne zasady obowiązują w 2025 roku dla pojazdów hybrydowych typu plug-in?

W przypadku pojazdu hybrydowego typu plug-in zakupionego lub leasingowanego w 2025 roku koszty zakupu lub porównywalne koszty leasingu lub wynajmu są zasadniczo uwzględniane tylko w połowie, jeśli spełniony jest co najmniej jeden z następujących warunków:

• Emisja CO2 nie przekracza 50 gramów na kilometr lub
• zasięg w trybie elektrycznym wynosi co najmniej 80 kilometrów.

Dla pojazdów zakupionych lub leasingowanych przed 2025 rokiem obowiązują warunki z momentu zakupu lub leasingu.

Jak oblicza się podatek VAT?

Prywatny udział w użytkowaniu ustalony na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu można również wykorzystać do celów podatku VAT. Uwzględnia się jednak tylko koszty obciążone podatkiem VAT.

Koszty bez podatku VAT – na przykład podatek od pojazdu lub niektóre składki ubezpieczeniowe – są odejmowane w ich rzeczywistej wysokości. W przeciwieństwie do metody 1% nie ma tu ryczałtowego odliczenia w wysokości 20 %.

Przykład: Całkowite koszty wynoszą 8.000 Euro, prywatny udział w użytkowaniu 40 %. Z całkowitych kosztów 1.000 Euro nie jest obciążone podatkiem VAT:

• Wartość prywatnego użytku: 8.000 Euro × 40 % = 3.200 Euro.
• Koszty istotne dla podatku VAT: 8.000 Euro − 1.000 Euro = 7.000 Euro.
• Prywatny udział: 7.000 Euro × 40 % = 2.800 Euro.
• Podatek VAT: 2.800 Euro × 19 % = 532 Euro.

Wartość prywatnego użytku wynosi zatem 3.200 Euro. Dodatkowo należy uwzględnić 532 Euro podatku VAT.

Ważne: Podatkowe obniżenie o połowę lub jedną czwartą dla pojazdów elektrycznych i hybrydowych nie dotyczy podatku VAT.