Prywatne użytkowanie samochodu: (4) Ograniczenie kosztów w przypadku metody ryczałtowej

Przy stosowaniu metody 1% zryczałtowana wartość użytkowania prywatnego może być wyższa niż faktycznie poniesione koszty pojazdu. Może to mieć miejsce w przypadku pojazdu już zamortyzowanego, tanio nabytego samochodu używanego lub pojazdu leasingowego.

W takim przypadku może obowiązywać tak zwane ograniczenie kosztów. Zryczałtowane wartości są wtedy ograniczone do faktycznie poniesionych kosztów pojazdu.

Jakie koszty są uwzględniane przy ograniczeniu kosztów?

Do faktycznych kosztów pojazdu należą w szczególności:

• bieżące koszty samochodu, takie jak paliwo lub prąd do ładowania, ubezpieczenie, podatek drogowy, konserwacja i naprawy,
• amortyzacja (AfA) lub koszty leasingu oraz
• odsetki od kredytu na finansowanie pojazdu.

Faktyczne koszty muszą być udokumentowane.

Jak oblicza się ograniczenie kosztów?

Jeśli używają Państwo pojazdu również do przejazdów między domem a miejscem pracy, przejazdy te muszą być uwzględnione osobno przy ograniczeniu kosztów.

Przy stosowaniu metody 1% zasadniczo oblicza się następującą kwotę:

Cena katalogowa brutto × 0,03 % × kilometry × miesiące użytkowania

Ograniczona wartość użytkowania prywatnego wynosi zasadniczo:

Faktyczne koszty pojazdu − kwota za przejazdy między domem a miejscem pracy

Ryczałt za odległość pozostaje dodatkowo odliczany jako wydatek operacyjny. W 2025 roku wynosi on 0,30 Euro za kilometr odległości za pierwsze 20 kilometrów i 0,38 Euro od 21. kilometra.

Przykład: Samochód służbowy ma cenę katalogową brutto 40.000 Euro. Faktyczne koszty pojazdu wynoszą w ciągu roku 6.000 Euro. Pojazd jest używany przez cały rok również do przejazdów do oddalonego o 20 km miejsca pracy.

• Użytkowanie prywatne według metody 1%: 40.000 Euro × 1 % × 12 miesięcy = 4.800 Euro.
• Kwota za przejazdy między domem a miejscem pracy: 40.000 Euro × 0,03 % × 20 km × 12 miesięcy = 2.880 Euro.
• Ograniczona wartość użytkowania prywatnego: 6.000 Euro − 2.880 Euro = 3.120 Euro.

Wartość użytkowania prywatnego wynosi zatem nie 4.800 Euro, lecz tylko 3.120 Euro.

Jeśli miejsce pracy było odwiedzane na przykład przez 200 dni, można dodatkowo uwzględnić ryczałt za odległość:

200 dni × 20 km × 0,30 Euro = 1.200 Euro.

Co obowiązuje w przypadku pojazdów elektrycznych i hybrydowych?

Jeśli dla pojazdu elektrycznego lub hybrydowego obowiązują szczególne ulgi podatkowe, muszą one być również uwzględnione przy ograniczeniu kosztów.

Przy obliczaniu całkowitych kosztów uwzględnia się w szczególności amortyzację z odpowiednim udziałem dla pojazdu. Jeśli przy użytkowaniu prywatnym uwzględnia się na przykład tylko jedną czwartą lub połowę ceny katalogowej brutto, amortyzacja istotna dla ograniczenia kosztów jest również odpowiednio dostosowywana.

Jak oblicza się podatek VAT przy ograniczeniu kosztów?

Ograniczenie kosztów przy podatku dochodowym nie może być po prostu przeniesione na podatek VAT.

Jeśli nie jest prowadzona prawidłowa książka pojazdu, udział w użytkowaniu prywatnym dla podatku VAT musi być oszacowany na podstawie odpowiednich dokumentów. Można do tego wykorzystać na przykład zapisy z reprezentatywnego okresu.

Jeśli nie ma odpowiednich dokumentów, udział w użytkowaniu prywatnym wynosi zasadniczo co najmniej 50%, o ile z okoliczności danego przypadku nie wynika inaczej.

W przypadku podatku VAT uwzględnia się tylko koszty pojazdu, które uprawniały do odliczenia podatku naliczonego. Koszty bez podatku naliczonego są wyłączane z podstawy opodatkowania.

Podstawa opodatkowania dla podatku VAT = koszty pojazdu obciążone podatkiem naliczonym × udział w użytkowaniu prywatnym

Od tej kwoty zasadniczo nalicza się podatek VAT w wysokości 19%.

Ważne: Przejazdy między domem a miejscem pracy są dla celów podatku VAT traktowane jako użytkowanie firmowe i dlatego nie są zaliczane do udziału w użytkowaniu prywatnym.

Co obowiązuje w przypadku jednorazowej opłaty leasingowej?

Wysoka jednorazowa opłata leasingowa nie może być wykorzystana do sztucznego obniżenia ograniczenia kosztów w kolejnych latach.

Do sprawdzenia ograniczenia kosztów jednorazowa opłata leasingowa musi być rozłożona na cały okres trwania umowy leasingowej. Dotyczy to również rozliczenia przychodów i wydatków.

Przykład: Przy jednorazowej opłacie leasingowej w wysokości 30.000 Euro i okresie trwania 36 miesięcy, do ograniczenia kosztów uwzględnia się zasadniczo 1/36 opłaty za każdy miesiąc leasingu.

Różni się to od odliczenia wydatków operacyjnych: W przypadku rozliczenia przychodów i wydatków jednorazowa opłata leasingowa może być nadal odliczana jako wydatek operacyjny w roku płatności, pod warunkiem spełnienia ogólnych warunków. Do obliczenia ograniczenia kosztów jest jednak rozłożona na okres leasingu.

Gdzie wpisać ograniczenie kosztów w załączniku EÜR 2025?

Wartość użytkowania prywatnego ustaloną po ograniczeniu kosztów należy wpisać w załączniku EÜR 2025 w prywatne użytkowanie samochodu w wierszu 20.

Wydatki na przejazdy między domem a miejscem pracy są uwzględniane w wierszu 72. Odliczalny ryczałt za odległość wpisuje się w wierszu 73.

Podatek VAT od użytkowania prywatnego należy uwzględnić w wierszu 17, o ile występuje.