Utilizarea privată a vehiculului: (2) metoda jurnalului de bord

Cu metoda jurnalului de bord, calculați utilizarea privată a vehiculului de serviciu pe baza costurilor reale ale vehiculului și a kilometrilor parcurși efectiv.

În cazul unui vehicul utilizat în scopuri profesionale în proporție de peste 50 %, metoda jurnalului de bord este o alternativă la metoda de 1%. Condiția este un jurnal de bord corect.

Valoarea utilizării private = Costuri totale × procentul de utilizare privată

Calculați procentul de utilizare privată astfel:

Kilometri parcurși privat ÷ Kilometri totali parcurși × 100

Exemplu: Parcurgeți în total 25.000 km pe an, dintre care 10.000 km în scop privat. Costurile relevante ale vehiculului sunt de 8.000 Euro:

• Procentul de utilizare privată: 10.000 km ÷ 25.000 km × 100 = 40 %.
• Valoarea utilizării private: 8.000 Euro × 40 % = 3.200 Euro.

Ce călătorii sunt considerate călătorii private?

Călătoriile private includ, de exemplu, călătoriile pentru cumpărături, agrement și vacanțe.

Călătoriile între locuință și primul loc de muncă nu sunt considerate călătorii private. Acestea trebuie luate în considerare separat. Același lucru se aplică și pentru călătoriile de familie în cadrul unei duble gospodării din motive profesionale.

Cerinte pentru jurnalul de bord

Jurnalul de bord trebuie ținut continuu, la timp, complet și în formă închisă.

Pentru călătoriile de afaceri trebuie să se menționeze în mod obligatoriu:

• Data,
• Kilometrajul la începutul și la sfârșitul călătoriei,
• Destinația,
• Scopul călătoriei și
• Partenerii de afaceri sau clienții vizitați.

În cazul călătoriilor private, este suficient să se menționeze numărul de kilometri parcurși. Pentru călătoriile între locuință și primul loc de muncă este suficientă o notă scurtă corespunzătoare.

Este posibil și un jurnal de bord electronic. Modificările ulterioare trebuie să fie excluse sau documentate într-un mod care să poată fi urmărit.

Ce costuri sunt luate în considerare?

La calcul se iau în considerare costurile reale ale vehiculului. Acestea includ, de exemplu:

• Amortizare (AfA) sau costuri de leasing,
• Combustibil sau curent de încărcare,
• Întreținere și reparații,
• Asigurare,
• Impozit auto și
• alte costuri curente ale vehiculului.

Costurile incluse în calcul trebuie dovedite. O estimare a cheltuielilor lipsă poate duce la neacceptarea metodei jurnalului de bord. Curtea Federală de Finanțe a confirmat acest lucru în special pentru costurile de combustibil estimate, care nu sunt dovedite prin documente (Hotărârea BFH din 15.12.2022, VI R 44/20).

Cum sunt luate în considerare călătoriile între locuință și primul loc de muncă?

Aceste călătorii nu fac parte din procentul de utilizare privată. Costurile reale ale vehiculului aferente acestora sunt determinate separat pe baza jurnalului de bord.

Ca cheltuială de afaceri deductibilă rămâne, în principiu, doar indemnizația de distanță. Pentru 2025, aceasta este de 0,30 Euro pe kilometru de distanță pentru primii 20 de kilometri și 0,38 Euro de la al 21-lea kilometru.

Ce particularități se aplică în 2025 pentru vehiculele electrice?

Chiar și cu metoda jurnalului de bord, anumite vehicule electrice beneficiază de avantaje fiscale. Spre deosebire de metoda de 1%, prețul brut de listă nu este redus direct. În schimb, costurile de achiziție sau amortizarea aferentă sau costurile de leasing și închiriere comparabile sunt luate în considerare doar parțial.

Pentru vehiculele electrice achiziționate sau închiriate în 2025 se aplică:

• 1.1.2025 până la 30.6.2025: Pentru un preț brut de listă de până la 70.000 Euro, costurile eligibile sunt luate în considerare doar într-o proporție de un sfert.
• După 30.6.2025: Limita de preț pentru aplicarea unui sfert este de 100.000 Euro.

Dacă prețul brut de listă depășește limita relevantă, costurile eligibile sunt luate în considerare, în principiu, pe jumătate, dacă sunt îndeplinite condițiile legale.

Costurile curente, cum ar fi electricitatea, asigurarea sau întreținerea, nu sunt, în principiu, reduse la jumătate sau la un sfert.

Ce particularități se aplică în 2025 pentru vehiculele plug-in hybrid?

În cazul unui plug-in hybrid achiziționat sau închiriat în 2025, costurile de achiziție sau costurile de leasing sau închiriere comparabile sunt, în principiu, luate în considerare doar pe jumătate, dacă este îndeplinită cel puțin una dintre următoarele condiții:

• Emisii de CO2 de maximum 50 de grame pe kilometru sau
• Autonomie electrică de cel puțin 80 de kilometri.

Pentru vehiculele achiziționate sau închiriate înainte de 2025 se aplică condițiile de la momentul achiziției sau leasingului.

Cum se calculează TVA?

Procentul de utilizare privată determinat pe baza jurnalului de bord poate fi utilizat și pentru TVA. Cu toate acestea, sunt luate în considerare doar costurile care includ TVA.

Costurile fără TVA – de exemplu, impozitul auto sau anumite prime de asigurare – sunt deduse la valoarea lor reală. Spre deosebire de metoda de 1%, nu există o reducere forfetară de 20 %.

Exemplu: Costurile totale sunt de 8.000 Euro, procentul de utilizare privată este de 40 %. Din costurile totale, 1.000 Euro nu sunt supuse TVA:

• Valoarea utilizării private: 8.000 Euro × 40 % = 3.200 Euro.
• Costuri relevante pentru TVA: 8.000 Euro − 1.000 Euro = 7.000 Euro.
• Procent privat: 7.000 Euro × 40 % = 2.800 Euro.
• TVA: 2.800 Euro × 19 % = 532 Euro.

Valoarea utilizării private este astfel de 3.200 Euro. În plus, trebuie luată în considerare o TVA de 532 Euro.

Important: Reducerea la jumătate sau la un sfert pentru impozitul pe venit pentru vehiculele electrice și hibride nu se aplică pentru TVA.