When are relocation costs recognised despite a small reduction in travel time?
The Cologne Tax Court has issued a remarkable ruling in favour of taxpayers. Although the required travel time saving of at least 1 hour was not achieved, the relocation costs were recognised as business expenses. Relocation costs are tax-deductible if there are professional reasons, such as a change of employer, a transfer, or the occupation or vacating of a company flat.
But did you know that a move can be professionally motivated even if the travel time saving is less than one hour? This is the case if the move leads to a "significant improvement in working conditions".
In the case in question, the workplace was reached on foot in less than 5 minutes after the move. The professional reason was that the accessibility of the workplace without transport led to a significant improvement in working conditions (Cologne Tax Court, 24.2.2016, 3 K 3502/13).
Other factors, such as the elimination of time pressure and stress, played a role. The more convenient handling of transporting heavy luggage was also taken into account. The tax judges emphasised that the private motive of acquiring property is not called into question by the professional reason.
Are you looking for a closer flat to save time and stress on your commute? Even the expenses for the search, if unsuccessful, can sometimes be claimed as (unsuccessful) relocation costs, provided that a daily travel time saving of at least one hour was to be expected (Düsseldorf Tax Court, 24.3.1994, EFG 1994 p. 652).
The Hamburg Tax Court also ruled that relocation costs can be professionally motivated if the move leads to a significant easing of working conditions, without any travel time saving or change of workplace. This can be the case, for example, if a move is made to set up a home office for each spouse (Hamburg Tax Court, judgement of 23.02.2023, 5 K 190/22, appeal VI R 3/23).
When are relocation costs recognised despite a small reduction in travel time?
When can I claim relocation expenses as income-related expenses?
If your relocation is work-related, you can deduct the resulting costs as income-related expenses. A work-related reason is given in the following cases, for example:
- Your employer relocates.
- You move because you have changed employers.
- Your employer has transferred you.
- You significantly reduce the distance between your home and workplace by moving. The daily travel time should be reduced by at least one hour.
- You move into or out of a company flat.
- You move to the place of work to end a second household.
Note
Expenses incurred by the taxpayer for a move to another home to (first) set up a home office are not deductible as income-related expenses (BFH ruling of 05.02.2025, VI R 3/23, BStBl 2025 II p. 650).
When can I claim relocation expenses as income-related expenses?
What relocation expenses can I deduct?
If your move is work-related, you can claim the following expenses as income-related expenses:
Transport costs
- This includes your expenses for a moving company in full for all moving goods. Fees for no-parking signs at the loading or unloading location can also be deducted as transport costs.
- If you move without a freight forwarder, you can deduct the costs for a rental vehicle including mileage allowance, expenses for using your own vehicle at the travel expense rate, and the cost of packaging materials. If you pay wages to friends who help, you can also deduct these expenses.
Travel expenses
- On the moving day, you can claim travel expenses as for an external activity. If you travel by your own vehicle, you can apply the business travel allowance of 30 cents per kilometre. If you use public transport, the tax office accepts the actual costs incurred with proof.
- During the move, you can also claim meal allowances for yourself and your household members moving with you at the rates for external activities as moving expenses. If you can prove accommodation costs incurred from the days of loading to unloading the moving goods, you can also deduct these.
Double rent payments
- If you have to pay double rent due to the notice period of your old rental apartment, even though you already live in the new apartment, you can deduct the rent payments for the old apartment as income-related expenses from the day you move out until the end of the rental period.
- This also applies to additional costs. If you have already rented the new apartment but are not yet living in it, you can deduct the rent payments for the new apartment as income-related expenses.
Furnishings
- Expenses previously covered by allowances for a cooker or stoves for each room of a flat are included in the newly adjusted allowance for other moving expenses (§ 10 BUKG) from 1.6.2020 and are therefore no longer listed separately. In particular, the abolition of allowances for heating stoves is appropriate, as stove heating is outdated and no longer relevant in practice.
Relocation-related tutoring
- If your children need to change schools and tutoring is required, you can deduct the costs.
Moving expense allowance for "other moving expenses"
- In addition to these actual costs, there is a moving expense allowance (lump sum for other moving expenses) for which no receipts are required. A table and detailed explanation are provided in the following section.
What relocation expenses can I deduct?
Welche Kosten deckt die Umzugskostenpauschale ab?
Bei einem Umzug aus beruflichen Gründen können Sie die Umzugskosten als Werbungskosten absetzen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen. Dazu zählen neben den Transportkosten, Reisekosten, doppelten Mietzahlungen, Maklergebühren für eine Mietwohnung auch Kosten für sonstige Umzugsauslagen.
Während die erstgenannten Kosten in nachgewiesener Höhe absetzbar sind, können sonstige Umzugsauslagen mit einem Pauschbetrag - dem sogenannten Pauschbetrag für sonstige Umzugsauslagen, auch: Umzugskostenpauschale - geltend gemacht werden.
Aktuell hat das Bundesfinanzministerium die Umzugskostenpauschalen für berufliche Umzüge zum 1.3.2024 angehoben (BMF-Schreiben vom 28.12.2023).
Unter die Umzugspauschale fallen
- Trinkgelder für die Möbelpacker und andere Helfer. Hierunter fällt zum Beispiel auch, wenn Sie Ihre Freunde als Dank für die Hilfe nach dem Möbelschleppen zum Essen einladen.
- Fachgerechter An- und Abbau von Lampen, Einbauküche und anderen elektrischen Geräten.
- Fachgerechtes Anbringen und Ändern von Vorhängen, Gardinen, Rollos und deren Halterungen.
- Gebühren für die Ummeldung.
- Anzeigen für die Wohnungssuche etc.
- Kosten für Schönheitsreparaturen in der alten Wohnung, sofern Sie vertraglich zur Übernahme verpflichtet sind (aber nicht Schönheitsreparaturen in der neuen Wohnung, denn diese sind privat veranlasst).
Welche Kosten deckt die Umzugskostenpauschale ab?
Kann man auch Nachhilfeunterricht für die eigenen Kinder nach einem Umzug absetzen?
Ja, das ist möglich – unter bestimmten Voraussetzungen und bis zu einem festgelegten Höchstbetrag. Die Kosten gelten dann als Werbungskosten im Rahmen eines beruflich bedingten Umzugs.
Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit
Die Kosten für Nachhilfeunterricht sind steuerlich absetzbar, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Der Umzug ist beruflich veranlasst, z. B. durch Versetzung, Arbeitsplatzwechsel oder erstmalige Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit.
- Es erfolgt ein Schulwechsel des Kindes, der zu einem nachgewiesenen Nachhilfebedarf führt.
- Der Bedarf an Nachhilfeunterricht muss belegt werden – z. B. durch eine Bescheinigung der Schule oder eine fachliche Stellungnahme.
- Neu seit 2020: Bei einem Bundeslandwechsel durch den Umzug wird die Notwendigkeit von Nachhilfe automatisch anerkannt, da unterschiedliche Lehrpläne angenommen werden.
Höhe der abziehbaren Kosten in 2025
Für Umzüge im Steuerjahr 2025 gilt:
Höchstbetrag für Nachhilfeunterricht: 1.286 Euro je Kind (BMF-Schreiben vom 28.12.2023 )
Der Betrag kann unabhängig von den tatsächlichen Kosten in voller Höhe angesetzt werden – sofern diese nicht überschritten werden und die Voraussetzungen erfüllt sind.
Beispiel
Familie Maier zieht im April 2025 aus beruflichen Gründen von Hamburg nach München. Ihre Tochter besucht dort ein neues Gymnasium. Aufgrund unterschiedlicher Lehrpläne in Bayern benötigt sie Nachhilfe in Mathematik und Englisch. Die Familie zahlt 1.500 Euro für professionellen Nachhilfeunterricht.
- In der Steuererklärung 2025 können 1.286 Euro als Werbungskosten im Rahmen der Umzugskosten angesetzt werden.
- Der darüber hinausgehende Betrag (214 Euro) bleibt steuerlich unberücksichtigt.
Nachweis & Eintragung in der Steuererklärung
- Reichen Sie eine Bescheinigung der Schule oder eine fachliche Stellungnahme mit ein, um die Notwendigkeit der Nachhilfe zu belegen.
- Tragen Sie die Kosten in der Anlage N Ihrer Steuererklärung unter dem Punkt „Umzugskosten“ als sonstige Umzugskosten ein.
- Bewahren Sie Rechnungen und Zahlungsnachweise gut auf – das Finanzamt kann diese anfordern.
Wichtiger Hinweis zur Frist
Der Nachhilfeunterricht sollte zeitnah nach dem Umzug beginnen – idealerweise innerhalb von 6 Monaten, um den Zusammenhang mit dem Umzug glaubhaft zu machen.
Tipp
Beachten Sie die neue Regelung zur Pauschalerhebung:
Für die Berechnung der Pauschalen ist nicht mehr der Tag des Möbeltransports entscheidend, sondern der Tag vor dem Einladen des Umzugsguts. (BMF-Schreiben vom 20.05.2020)
Fazit
Für beruflich veranlasste Umzüge im Jahr 2025 können Sie Nachhilfeunterrichtskosten bis zu 1.286 Euro je Kind als Werbungskosten geltend machen – wenn die genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Damit unterstützt der Fiskus Eltern, die ihren Kindern nach einem Schulwechsel zusätzliche Lernunterstützung ermöglichen müssen.
Kann man auch Nachhilfeunterricht für die eigenen Kinder nach einem Umzug absetzen?
