Am I also entitled to the travel allowance if I use a company car?

Am I entitled to the travel allowance if I use a company car?

Yes, you can receive the travel allowance even if you use a company car for commuting. However, there are some special conditions to consider:

Most favourable route:

Even if your employer uses the shortest route to calculate the taxable benefit, you may specify a longer route in your tax return if it is more favourable in terms of traffic and you use it regularly.

Surcharge for commuting:

For journeys between your home and primary workplace, you must pay tax on a surcharge in addition to the private usage value of 1% of the list price. This amounts to 0.03% of the list price per kilometre of distance per month. In return, you can deduct the travel allowance of 0.30 Euro or 0.38 Euro per kilometre as income-related expenses, just like any other employee.

Taxation by the employer:

If your employer taxes the company car at a flat rate of 15%, you must deduct the flat-rate taxed amount from the income-related expenses claimed. Only the remaining amount can be deducted as income-related expenses.

Simplification rule:

Even if the employer only uses 180 days to calculate the benefit, you can specify 220 days for your income-related expense deduction, for example.

Am I also entitled to the travel allowance if I use a company car?

Kann in der Probezeit die Reisekostenpauschale geltend gemacht werden?

Auch in der Probezeit oder bei befristeten Arbeitsverhältnissen gilt die gesetzliche Entfernungspauschale: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können nur mit 30 Cent je Entfernungskilometer (ab dem 21. Kilometer: 38 Cent) als Werbungskosten angesetzt werden.

Keine Auswärtstätigkeit trotz Probezeit oder Befristung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt, dass eine Tätigkeit in der Probezeit oder im Rahmen eines befristeten Arbeitsvertrags keine Auswärtstätigkeit darstellt – auch dann nicht, wenn jederzeit gekündigt werden kann. Entscheidend ist die dauerhafte Zuordnung zu einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Verpflegungspauschbeträge können daher ebenfalls nicht geltend gemacht werden (BFH, Urteil vom 7.5.2015, VI R 54/14).

Gesetzliche Regelung zur "ersten Tätigkeitsstätte"

Seit 2014 gilt: Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer

• unbefristet,
• für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
• über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten

einer bestimmten Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Dies gilt auch für befristete Arbeitsverhältnisse (BFH, Urteil vom 10.4.2019, VI R 6/17).

Sonderfall: Wechsel der Tätigkeitsstätte bei Leiharbeit

Wechselt ein Arbeitnehmer während eines einheitlichen (verlängerten) befristeten Arbeitsverhältnisses die Einsatzstelle, kann die zweite Tätigkeitsstätte unter Umständen nicht mehr als "erste Tätigkeitsstätte" gelten. In diesem Fall dürfen die Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen mit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer abgesetzt werden.

Beispiel:
Ein Leiharbeiter ist zunächst im Werk Y eingesetzt und wird später dauerhaft ins Werk X versetzt – innerhalb desselben befristeten Arbeitsverhältnisses. Da die zweite Zuordnung nicht für die gesamte Dauer des Vertrags gilt, liegt keine erste Tätigkeitsstätte mehr vor. Die Fahrten zum Werk X können daher nach Reisekostengrundsätzen geltend gemacht werden.

Hinweis zur Vertragsverlängerung

Wird ein befristeter Arbeitsvertrag schriftlich verlängert – bei ansonsten unverändertem Inhalt –, gilt das gesamte Beschäftigungsverhältnis als einheitlich. Für steuerliche Zwecke ist daher auf die gesamte Vertragsdauer abzustellen, nicht nur auf den Verlängerungszeitraum.

Kann in der Probezeit die Reisekostenpauschale geltend gemacht werden?

Kann ich auch Fahrtkosten mit dem Fahrrad geltend machen?

Ja, auch Fahrten mit dem Fahrrad zur Arbeit oder zu einem Sammelpunkt können steuerlich geltend gemacht werden – allerdings unter bestimmten Voraussetzungen und mit unterschiedlichen Pauschalen.

Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale – unabhängig vom Verkehrsmittel. Auch Fahrradfahrer können:

• 30 Cent pro Entfernungskilometer (ab dem 21. Kilometer: 38 Cent) als Werbungskosten absetzen.

Fahrten zu einem gleichbleibenden Sammelpunkt

Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, sondern dauerhaft einen gleichbleibenden Treffpunkt (z. B. Parkplatz, Betriebshof) aufsuchen muss, kann ebenfalls die Entfernungspauschale für die Fahrradnutzung geltend machen.

Hinweis: Zusätzlich sind auch Verpflegungspauschbeträge möglich, wenn anschließend eine Auswärtstätigkeit erfolgt.

Sonderfall: Sammelpunkt nicht täglich aufgesucht

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden: Wird ein Sammelpunkt nicht arbeitstäglich aufgesucht, gelten Reisekostengrundsätze. Dann können:

• 30 Cent je gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg) angesetzt werden.

Beispiel:
Ein Baumaschinenführer fährt mehrfach pro Woche von einem Treffpunkt aus mit einem Firmenfahrzeug auf Fernbaustellen, auf denen er übernachtet. Da der Sammelpunkt nicht täglich angesteuert wird, erkennt der BFH eine Auswärtstätigkeit an und erlaubt den Abzug der Dienstreisepauschale (BFH-Urteil vom 19.4.2021, VI R 6/19).

Wichtig: Es zählt die Planung durch den Arbeitgeber – nicht eine spätere Rückschau. Werden Einsätze mit Übernachtung regelmäßig erwartet, liegt kein arbeitstägliches Aufsuchen vor.

Fahrten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten

Wer mit dem Fahrrad beruflich unterwegs ist (z. B. Kundentermine), kann keine Pauschale ansetzen. Stattdessen sind die tatsächlichen Kosten anteilig je nach beruflicher Nutzung abziehbar (z. B. Abschreibung auf Anschaffungskosten).

Sonderregelung für Elektrofahrräder

Bei Dienstfahrten mit E-Bikes kommt es auf die verkehrsrechtliche Einordnung an:

• Pedelecs (Motorunterstützung bis 25 km/h): Diese gelten verkehrsrechtlich als Fahrräder. Für Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit oder Dienstreise kann keine Kilometerpauschale angesetzt werden. Es sind nur die tatsächlichen, nachgewiesenen Aufwendungen anteilig abziehbar (z. B. Abschreibung, Reparaturkosten).
• S-Pedelecs (Motorunterstützung über 25 km/h):  Diese gelten verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeuge. Für Fahrten im Rahmen von Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten kann die Kfz-Kilometerpauschale von 20 Cent je gefahrenem Kilometer angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG).

Kann ich auch Fahrtkosten mit dem Fahrrad geltend machen?

How do I enter different commuting distances after a move?

If you changed your residence due to a move during a tax year, the daily commuting distance to your primary workplace usually changes as well.

In this case, you must enter two primary workplaces in SteuerGo to input the correct distances, e.g.:

• "Workplace, address old residence"
• Distance 25 km, 112 working days, 5-day week
• "Workplace, address new residence"
• Distance 15 km, 118 working days, 5-day week

How do I enter different commuting distances after a move?

What is the travel allowance?

For the commute between home and primary workplace, you can claim a travel allowance (commuter allowance) as work-related expenses, regardless of how you travel to your primary workplace. This allowance is 30 cents for each full kilometre of distance, or 38 cents from the 21st kilometre onwards.

For determining the distance between home and primary workplace, the shortest road route is generally decisive. It does not matter which means of transport you actually used. If you use a car, you can enter a route other than the shortest road route if it is obviously more convenient and you regularly used it for the commute between home and primary workplace.

Please note that only the one-way and shortest route to the workplace is considered as work-related expenses. This means not the round trip, and not multiple trips per day.

The travel allowance is generally limited to a maximum amount of 4,500 Euro. However, if you use your own car or a car provided for your use (e.g. company car), the maximum amount of 4,500 Euro does not apply.

The travel allowance can be claimed for the commute to the primary workplace only once per working day, even if you make the journey between home and primary workplace several times a day.

What is the travel allowance?

What is a primary place of work?

The primary place of work is a fixed business location to which an employee is permanently assigned. This assignment is usually made by the employer based on employment or service agreements, whether written or verbal. Even without explicit assignment, a permanent position is considered if you:

• are employed for an indefinite period ("until further notice"),
• for the entire duration of the employment relationship, or
• for more than 48 months

at the workplace.

Multiple workplaces

If you have multiple workplaces, the business location is considered the "primary place of work" if you:

• typically work there daily,
• work there at least two full days per week, or
• spend at least one third of your regular working hours there.

Other possible "primary places of work"

A "primary place of work" can also be:

• a fixed location of an affiliated company (e.g. subsidiary),
• a customer's business premises if you work there permanently,
• an educational institution attended for full-time study or training.

Not recognised as a "primary place of work":

• Vehicles, aircraft, or ships (as they are not fixed locations),
• the home office (not an employer's facility).

Commuting allowance for journeys to the primary place of work

For journeys to the primary place of work, employees may only claim the commuting allowance:

• 0.30 Euro per kilometre for the first 20 km,
• 0.38 Euro from the 21st kilometre.

Special case: Self-employed

For self-employed individuals working permanently for a single client, the Rhineland-Palatinate tax court has ruled that they may also only apply the commuting allowance (0.30 Euro per kilometre). Travel costs cannot be deducted using the business travel allowance (0.30 Euro per kilometre travelled) or the actual costs (judgment of 19 June 2024, 1 K 1219/21). The appeal is pending at the Federal Fiscal Court (Ref. VIII R 15/24).

What is a primary place of work?

How do I enter different commuting distances if I change employer?

If you changed employer during a tax year, the daily commuting distance and therefore the amount of the commuter allowance usually changes as well.

If you changed employer during the year, you can easily enter multiple primary workplaces:

"Primary workplace old employer"

• Distance 30 km, 80 working days, 5-day week

"Primary workplace new employer"

• Distance 15 km, 150 working days, 5-day week

How do I enter different commuting distances if I change employer?

How do I enter travel expenses when using different modes of transport?

If you travel to your employer using different modes of transport (car/public transport/passenger in a carpool), it is best to enter these as two separate entries, e.g.:

"Primary place of work, transport by car"

• Distance 25 km, 164 working days, 5-day week

"Primary place of work, transport by public transport"

• Distance 25 km, 66 working days, 5-day week

How do I enter travel expenses when using different modes of transport?

How are travel expenses recorded for car pools?

If car pools are formed for the daily commute to work, each participant in the car pool can claim the commuting allowance for themselves.

Detours to pick up and drop off passengers are not taken into account when calculating the distance. For the driver, travel costs can be deducted as business expenses without limit. However, for passengers, the maximum deductible amount is 4,500 Euro.

How are travel expenses recorded for car pools?

How do I enter travel expenses correctly if the number of my working days changes?

Enter travel expenses correctly when workdays change

If the number of your workdays per week changes during the year, you should allocate the travel expenses accordingly in your tax return. Here is an example of how to make the entries:

1. Record the different work periods

If you had a 5-day week and later a 6-day week in one year, you should create two entries for the travel expenses:

• Period with 5-day week:
  
  • Distance: 15 km, Workdays: 115 days, Note: 5-day week
• Period with 6-day week:
  
  • Distance: 15 km, Workdays: 140 days, Note: 6-day week

2. Commuter allowance

The commuter allowance is 30 cents per kilometre. Higher rates apply from the 21st kilometre:

• 2021: 35 cents from the 21st kilometre
• Since 2022: 38 cents from the 21st kilometre

3. Specify holiday and sick days

To record the commuter allowance correctly, the actual workdays must be specified. The tax office may also request holiday and sick days.

4. Home office and employer's certificate

If you worked from home, you can claim 6 Euro per day as business expenses (max. 1.260 Euro per year). In this case, no travel expenses may be entered. In many cases, an employer's certificate confirming the workdays is also required.

5. Non-detection limits of the tax offices

The tax offices accept the following journeys without proof:

• 5-day week: 220 to 230 journeys
• 6-day week: 260 to 280 journeys

These non-detection limits are not legally binding. They are only for guidance, and there is no legal entitlement for the tax office to automatically accept them.

How do I enter travel expenses correctly if the number of my working days changes?

Can I claim tax relief for a parking space rented for work?

Normally, the costs for a parking space are covered by the travel allowance. Therefore, if you rent a parking space near your workplace as an employee, no deductible business expenses are incurred. The costs for the parking space (parking fees, parking costs) are covered by the travel allowance.

As always, there are exceptions: If you cannot do without a parking space due to a second household, off-site work, a (verifiable) disability, or unavoidable circumstances, you can claim the proven and justified expenses for tax purposes.

Can I claim tax relief for a parking space rented for work?