Neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge 2025
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat für das Kalenderjahr 2025 neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge für beruflich veranlasste Auslandsreisen veröffentlicht. Diese Pauschalen gelten auch im Rahmen der doppelten Haushaltsführung im Ausland und sind für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber steuerlich relevant.
Verpflegungspauschalen
- Die Verpflegungspauschbeträge können von Arbeitnehmern als Werbungskosten geltend gemacht werden, sofern sie nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.
- Es ist nicht zulässig, stattdessen die tatsächlichen Verpflegungskosten abzusetzen – es gilt ausschließlich die Pauschale.
- Arbeitgeber dürfen die Pauschalen steuerfrei erstatten.
Übernachtungspauschalen
- Die Übernachtungspauschbeträge dürfen nicht als Werbungskosten abgesetzt werden.
- Sie können jedoch vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden – auch dann, wenn dem Arbeitnehmer keine oder geringere Übernachtungskosten entstanden sind (z. B. bei Übernachtung bei Freunden).
- Sind die tatsächlichen Übernachtungskosten höher als der Pauschbetrag, kann der Differenzbetrag bei entsprechendem Nachweis als Werbungskosten angesetzt werden.
Aktualisierte Pauschbeträge ab 2025
Mit dem BMF-Schreiben vom 23. Oktober 2024 wurden für zahlreiche Länder die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten angepasst. Die Änderungen gelten ab dem 1. Januar 2025.
Das vollständige BMF-Schreiben mit allen länderspezifischen Pauschalen finden Sie hier: BMF-Schreiben vom 23.10.2024
Für die folgenden Länder gelten ab 2025 neue Pauschbeträge:
Afghanistan, Äquatorialguinea, Aserbaidschan, Bahrain, Barbados, Belgien, Bosnien und Herzegowina, Brasilien, Costa Rica, Dänemark, Dominikanische Republik, Dschibuti, El Salvador, Fidschi, Finnland, Georgien, Ghana, Guinea, Indien, Indonesien, Irak, Irland, Island, Israel, Italien, Japan, Kamerun, Kanada, Kenia, Kolumbien, Kuba, Libanon, Madagaskar, Malaysia, Mali, Marokko, Mauritius, Mexiko, Moldau, Mongolei, Montenegro, Mosambik, Neuseeland, Nigeria, Nordmazedonien, Norwegen, Pakistan, Panama, Paraguay, Peru, Philippinen, Polen, Rumänien, Schweden, Schweiz, Serbien, Sierra Leone, Slowakei, Spanien, Sri Lanka, Südsudan, Tansania, Togo, Trinidad und Tobago, Tschad, Tunesien, Türkei, Uganda, Ukraine, Ungarn, Uruguay, USA, Vatikanstaat, Venezuela, Zentralafrikanische Republik, Zypern.
Hinweis
Die Anwendung der Pauschalen setzt voraus, dass die Mindestabwesenheitszeiten bei der Auswärtstätigkeit eingehalten werden. Die Verpflegungspauschalen gelten nur bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bzw. bei mehrtägigen Reisen.
Neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge 2025
Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer: Was gilt 2025?
Berufskraftfahrer, die in der Schlafkabine ihres Lkw übernachten, können seit dem 1. Januar 2020 eine steuerliche Pauschale für Übernachtungen geltend machen. Damit müssen nicht mehr die tatsächlichen Kosten geschätzt werden.
Seit dem 1. Januar 2024 beträgt die Übernachtungspauschale 9 Euro pro Kalendertag (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Diese Pauschale kann zusätzlich zur Verpflegungspauschale als Werbungskosten angesetzt werden.
Wofür ist die Pauschale gedacht?
Die Übernachtungspauschale soll typische Nebenkosten abdecken, die entstehen, wenn Fahrer unterwegs im Lkw übernachten. Dazu gehören z. B.:
- Gebühren für Duschen und Toiletten auf Raststätten
- Park- und Abstellgebühren
- Kosten für die Reinigung der Schlafkabine
Wann kann die Pauschale angesetzt werden?
Die Pauschale kann angesetzt werden für:
- den Anreisetag oder Abreisetag einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit
- jeden Kalendertag mit einer vollen Abwesenheit von 24 Stunden, egal ob im Inland oder Ausland
Wichtig: Es ist egal, wie hoch die tatsächlichen Ausgaben sind – es genügt, dass grundsätzlich Kosten entstanden sind. Wer höhere Übernachtungskosten nachweisen kann, darf stattdessen diese ansetzen. Eine Kombination von Pauschale und Einzelnachweisen ist aber nicht erlaubt – man muss sich für ein ganzes Kalenderjahr einheitlich entscheiden.
Unklarheit bei der Anwendung – Entscheidung durch den BFH steht aus
Im Gesetz heißt es, dass die Pauschale für „Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte“, gilt. Das wirft die Frage auf:
Gilt die Pauschale auch dann, wenn der Fahrer gar nicht im Lkw übernachtet hat, z. B. an An- oder Abreisetagen?
Das Finanzgericht Thüringen hat entschieden, dass die Pauschale nur für tatsächliche Übernachtungen im Lkw gilt (Urteil vom 18.06.2024, Az. 2 K 534/22).
Ob das wirklich so bleibt, muss nun der Bundesfinanzhof (Az. VI R 6/25) endgültig klären.
Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer: Was gilt 2025?
Was kann ich bei einer Auswärtstätigkeit absetzen?
Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten können folgende Kosten als Werbungskosten geltend gemacht werden:
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Hinweis: Verpflegungspauschalen sind nur für die ersten drei Monate einer langfristigen Auswärtstätigkeit absetzbar.
Fahrtkosten
Sie können entweder die tatsächlichen Fahrtkosten oder bei Nutzung des eigenen Pkw die Pauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen.
Verpflegungspauschalen
- 14 Euro bei Abwesenheit von mehr als 8 bis 24 Stunden
- 28 Euro bei Abwesenheit von 24 Stunden
Es zählt die Zeit ab Verlassen der Wohnung bzw. der ersten Tätigkeitsstätte – auch Fahrtzeiten sind relevant.
Übernachtungskosten
- In den ersten 48 Monaten: unbegrenzt absetzbar
- Ab dem 49. Monat (nur bei Inlandsreisen): maximal 1.000 € pro Monat
- Im Ausland: keine Begrenzung
Reisenebenkosten
Abzugsfähig sind z. B.:
- Fahrten vor Ort (Taxi, Mietwagen)
- Maut-, Fähr- oder Parkgebühren
- Trinkgelder
- Telefon- oder Internetkosten beruflicher Natur
Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer
Berufskraftfahrer können zusätzlich zur Verpflegungspauschale eine Übernachtungspauschale von 9 € pro Kalendertag (seit 2024) geltend machen – für Tage mit 24-stündiger Abwesenheit oder für An-/Abreisetage.
Achtung: Rechtsstreit zur Pauschale
Ob die Pauschale auch ohne tatsächliche Übernachtung im Lkw gewährt wird, ist aktuell Gegenstand eines Verfahrens beim Bundesfinanzhof (Az. VI R 6/25).
Fallbeispiel: Ein Berufskraftfahrer beantragte die Pauschale für 220 Tage, obwohl er nur an 166 Tagen im Lkw übernachtet hatte. Das Finanzamt erkannte die Pauschale nur für diese 166 Tage an. Das Finanzgericht Thüringen bestätigte diese Entscheidung (Urteil vom 18.06.2024, 2 K 534/22).
Gesetzliche Grundlage: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG verlangt eine tatsächliche Übernachtung, damit die Pauschale steuerlich berücksichtigt werden kann.
Was kann ich bei einer Auswärtstätigkeit absetzen?
What is deductible for multiple places of work?
If your employment contract requires you to work at two or more workplaces, such as the main office and a branch, one must be designated as the "primary workplace". Your employer can do this based on their right to issue instructions. Alternatively, the extent of your working hours may be decisive: A workplace is considered your "primary workplace" if, according to your employment contract, you work there
- typically on a daily basis, or
- two full working days per week, or
- at least one third of your agreed regular working hours.
If several workplaces meet the conditions for a "primary workplace" in terms of duration of work or working hours, the following rule applies:
- The primary workplace is the one designated by the employer. It does not have to be the workplace where you perform the majority or most significant part of your work.
- If the employer does not exercise their right to designate or if the designation is unclear, the primary workplace is the one closest to the employee's home.
What is tax deductible?
- Journeys between your home and the "primary workplace" can only be deducted using the commuting allowance.
- Work at other workplaces is considered business travel, so journeys can be deducted using the business travel allowance (30 cents per km travelled) or the actual costs.
- In addition, meal allowances can be deducted as business expenses or reimbursed tax-free by the employer, provided the absence is at least 8 hours.
What is deductible for multiple places of work?
When is off-site work applicable?
A business trip occurs when you work temporarily outside your home and your "primary place of work" for business purposes.
A business trip is "temporary" if you are expected to return to your primary place of work and continue your duties there.
- An employee can have only one "primary place of work" per employment contract. Any work outside the primary place of work is considered a business trip.
- In certain cases, the employee may not have a primary place of work at all. In this case, the work is entirely a business trip. This applies to professional drivers, taxi drivers, train drivers and train attendants, pilots and flight attendants.
- If you are employed on a vehicle: Each new journey constitutes a new business trip.
- If you interrupt long-term work assignments: If the interruption lasts at least four weeks, a new business trip begins. This is important for the deduction of meal allowances, which are only considered for the first three months. Since 2014, the reason for the interruption no longer matters, so holidays or illness can also lead to a new start. Until 2013, an interruption due to illness or holiday had no impact on the three-month period.
When is off-site work applicable?
Was ist bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug absetzbar?
Wenn Sie Ihre berufliche Tätigkeit auf einem Fahrzeug ausüben, haben Sie in der Regel keine "erste Tätigkeitsstätte", sodass Ihre Arbeit als Auswärtstätigkeit gilt. Dies betrifft unter anderem:
- Berufskraftfahrer
- Reisebusfahrer
- Linienbusfahrer
- Straßenbahnführer
- Müllwerker
- Taxifahrer
- Lokomotivführer (außer Werksbahn-Lokführer)
Oft müssen Sie sich an einem Übernahmeort einfinden, um das Fahrzeug zu übernehmen. Hier sind die wichtigsten steuerlich absetzbaren Aufwendungen für solche Tätigkeiten:
1. Fahrten zwischen Wohnung und Übernahmeort
Für diese Fahrten können Sie nur die Entfernungspauschale geltend machen:
- 0,30 Euro pro Entfernungskilometer,
- 0,38 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer.
2. Verpflegungspauschbeträge
Wenn Sie länger als 8 Stunden von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind, können Sie zusätzlich zur Entfernungspauschale Verpflegungspauschbeträge ansetzen:
- 14 Euro bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheit,
- 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden.
3. Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer
Berufskraftfahrer können eine Übernachtungspauschale von 9 Euro pro Kalendertag (bis 2023: 8 EUR) absetzen. Diese Pauschale gilt zusätzlich zum Verpflegungspauschbetrag und kann für folgende Tage abgesetzt werden:
- An- und Abreisetage,
- jeden Kalendertag mit einer 24-stündigen Abwesenheit während einer Auswärtstätigkeit im In- oder Ausland.
Aktuelle Entscheidungen
- Werksbahn-Lokführer haben laut Bundesfinanzhof (BFH) eine erste Tätigkeitsstätte am Einsatzgebiet, nicht aber ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet (BFH-Urteil vom 1.10.2020, VI R 36/18).
- Müllwerker haben keine erste Tätigkeitsstätte am Betriebshof, wenn sie dort nur Tourenansagen anhören und Fahrzeugunterlagen abholen (BFH-Urteil vom 2.9.2021, VI R 25/19).
- Übernachtungspauschale nur bei tatsächlicher Übernachtung: Laut Finanzgericht Thüringen steht Berufskraftfahrern die Pauschale nur bei Übernachtung im Fahrzeug zu (Urteil vom 18.06.2024, 2 K 534/22). Der BFH entscheidet abschließend (Az. VI R 6/25).
Was ist bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug absetzbar?
What applies when meals are provided by the employer?
During off-site activities, such as training events, seminars, conferences, sales events, etc., participants are often provided with meals at the employer's expense, either directly by the employer or at their instigation by a third party, e.g. the conference hotel or a catering company.
The beneficiary is taxed on this benefit.
The relevant meal allowance is reduced. The reduction is 20% for breakfast and 40% for lunch or dinner of the full meal allowance. Taxation at the official rate for benefits in kind only occurs if the employee cannot claim meal allowances as business expenses, e.g. for absences of less than 8 hours or for long-term off-site activities after the three-month period. The limit for "standard meals" is 60 Euro.
SteuerGo
Currently, the Federal Fiscal Court has ruled that meal allowances must also be reduced for employees without a "primary place of work" if the employer provides them with free meals (BFH ruling of 12.7.2021, VI R 27/19).
The case: A ship's officer receives free meals on board from the employer. In the wage statements, the employer showed these meals as tax-free benefits in kind. On "port days", the officer did not always take advantage of the on-board meals provided. On certain days, the crew had to cater for themselves in ports. The officer claimed meal allowances for 206 days as business expenses.
According to the BFH, the officer is only entitled to meal allowances for the days when the employer did not provide meals on port days. For all other days, the deduction is excluded, as breakfast, lunch, and dinner were provided free of charge on those days.
What applies when meals are provided by the employer?
What additional travel expenses can I deduct?
In addition to travel expenses, accommodation and meal allowances, you can also deduct other costs incurred in connection with your off-site work. These include, among others:
- Parking fees, tolls, garage rental
- Telephone charges for business calls
- Entrance fees for business events
- Luggage storage fees
- Costs for currency exchange and loss on repurchase
- Compensation for traffic accidents
- Damage to travel luggage
- Theft of items (professionally used items, private items taken for business purposes, necessary personal travel items)
Loss of money or jewellery is not reimbursed.
For many incidental travel expenses, there are no receipts. You can still claim these in your tax return. Create a self-issued receipt with the location, date, type and amount of the expense and submit it.
Tip
If you do not know the exact amount of an item, estimate it. Many tax offices accept an estimated amount if it is plausible.
What additional travel expenses can I deduct?
What applies to business trips abroad?
There are some special tax regulations for off-site work abroad:
(1) Meal allowances: These vary depending on the country. Special rates are set for particularly expensive cities. The allowances are derived from the Federal Travel Expenses Act and are announced by the Federal Ministry of Finance from time to time.
- For each full day of absence, the country-specific meal allowance is 120%, and
- on days with an absence of more than 8 hours as well as on
- arrival and departure days, it is 80% of the highest foreign daily allowances.
(2) In-flight meals: In-flight meals are usually included in the airfare. If the invoice for the flight ticket is issued to the employer and reimbursed by them, the following applies:
The free in-flight meal is considered a "meal provided by the employer". This means that the meal allowance must be reduced by 40% for lunch or dinner and by 20% for breakfast. The meal allowance is not reduced if it is clear from the chosen fare that it is a pure transport service with no free meals provided.
(3) Multiple countries: If you visit several countries during your off-site work, the meal allowance is always based on the country you reach last before 24:00 local time. On the return day, the country in which you were last working is decisive - not Germany. This also applies if you continue your off-site work in Germany, for example, by visiting a customer in Germany.
(4) Overnight allowances: For overnight stays abroad, the country-specific overnight allowances can no longer be deducted as business expenses, but only reimbursed tax-free by the employer. If the off-site work abroad lasts longer than four years, there is no limit on the deductible accommodation costs to 1.000 Euro per month for the 48 months, unlike in Germany.
Reduction of meal allowances
The Federal Fiscal Court (BFH) has ruled that employees without a fixed first place of work must also reduce the meal allowances if the employer provides them with free meals (judgment of 12.07.2021, VI R 27/19).
The case: A ship's officer received free meals on board from the employer, which were shown as tax-free benefits in the payroll statements. On port days, the officer did not always use the on-board meals and occasionally had to provide for himself. He claimed meal allowances as business expenses for a total of 206 days.
The judgment: The BFH ruled that the officer may only claim the meal allowances for days on which he did not receive meals from the employer, such as on port days. On the other days, when breakfast, lunch, and dinner were provided free of charge, the deduction of the meal allowances is excluded.
Tax exemption for meals for flight personnel
The Düsseldorf Fiscal Court ruled that free meals provided to flight personnel on flights of over six hours are not taxable wages (judgment of 13.08.2020, Az: 14 K 2158/16 L).
Background: An airline provided its staff with free meals on longer flights. The tax office considered this to be taxable wages, but the court rejected this. The meals were provided predominantly in the employer's operational interest to ensure smooth flight operations.
Conclusion: The provision of meals primarily serves the employer's legal obligation and not the reward of the staff. Therefore, they are tax-free.
What applies to business trips abroad?
Was sollte ich zur neuen 48-Monatsgrenze wissen?
Grundsatz: Was bedeutet die 48-Monatsgrenze?
Seit 2014 gilt bei Auswärtstätigkeiten die sogenannte 48-Monatsgrenze. Sie ist entscheidend dafür, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt oder ob Reisekosten (Fahrt-, Übernachtungs-, Nebenkosten sowie Verpflegungspauschalen) in vollem Umfang als Werbungskosten geltend gemacht werden können.
1. 48-Monatsgrenze bei der ersten Tätigkeitsstätte
Eine erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Eine solche Zuordnung wird angenommen, wenn der Arbeitnehmer dort:
- unbefristet („bis auf Weiteres“),
- für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder
- von vornherein über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten
Tipp: Liegt die Zuordnung bei maximal 48 Monaten, besteht keine erste Tätigkeitsstätte. Das bedeutet: Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten können nach den Reisekostengrundsätzen als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden.
2. 48-Monatsgrenze bei Tätigkeiten im Kundenbetrieb
Auch im Betrieb eines Kunden (z. B. bei Leiharbeit oder Projektarbeit) kann eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen – insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer:
- von vornherein länger als 48 Monate oder
- für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses
- dem Kundenbetrieb zugeordnet ist.
3. 48-Monatsgrenze bei Übernachtungskosten
Seit 2014 dürfen Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten nur für 48 Monate in voller Höhe abgesetzt werden. Ab dem 49. Monat sind sie auf 1.000 € monatlich begrenzt – jedoch nur bei inländischen Tätigkeiten.
Tipp: Eine Unterbrechung von mindestens sechs Monaten setzt die 48-Monatsfrist zurück.
4. Aktuelle Rechtsprechung zur 48-Monatsgrenze
Das Finanzgericht Münster hat entschieden: Selbst mehrfach befristete Einsätze von < 48 Monaten führen nicht zur Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte – selbst wenn der Gesamteinsatz mehr als 48 Monate dauert (FG Münster, 25.03.2019, 1 K 447/16).
5. Besonderheiten bei Leih- und Zeitarbeitnehmern
Leiharbeitnehmer sind beim Verleiher angestellt, arbeiten jedoch beim Entleiher. Streitpunkt: Können Fahrtkosten zur Einsatzstelle nach Reisekostengrundsätzen oder nur mit der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) abgesetzt werden?
Position der Finanzverwaltung
- Die erste Tätigkeitsstätte liegt beim Entleiher, wenn eine dauerhafte Zuordnung vorliegt – also:
- unbefristet,
- für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder
- von vornherein über 48 Monate
- Fahrtkosten sind dann nur mit der Entfernungspauschale absetzbar (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl 2020 I S. 1228).
Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH)
Der BFH hat am 17.06.2025 (Az. VI R 22/23) entschieden: Eine unbefristete Zuordnung bei Leiharbeitern ist aufgrund des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) nicht möglich.
- Nach § 1 Abs. 1b AÜG darf ein Leiharbeitnehmer maximal 18 Monate bei demselben Entleiher tätig sein.
- Eine dauerhafte Zuordnung scheidet damit von Gesetzes wegen aus – und somit auch die Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte beim Entleiher.
Fallbeispiel (BFH VI R 22/23)
Ein Leiharbeiter war seit 28.11.2015 unbefristet bei einer Zeitarbeitsfirma angestellt und ab 2015 für über drei Jahre bei einem Entleiher eingesetzt. Er machte seine Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen geltend, das Finanzamt erkannte nur die Entfernungspauschale an. Der BFH gab dem Kläger Recht:
- Auch bei Einsätzen vor dem 01.04.2017 liegt keine dauerhafte Zuordnung vor.
- Selbst bei wiederholten befristeten Einsätzen entsteht keine erste Tätigkeitsstätte.
Weitere Rechtsprechung
Bereits am 20.11.2024 entschied das Finanzgericht Düsseldorf ähnlich (Az. 15 K 1490/24 E). Zwar wurde Revision eingelegt, aber vom Finanzamt später zurückgenommen – offenbar in Anerkennung der BFH-Rechtsauffassung.
Tipp für Leiharbeiter
Auch bei längerem Einsatz beim selben Entleiher: Prüfen Sie, ob eine dauerhafte Zuordnung im steuerrechtlichen Sinn tatsächlich vorliegt. In vielen Fällen können Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen geltend gemacht werden.
Hinweis: Die Finanzverwaltung erkennt die arbeitsrechtlichen Regelungen des AÜG im Steuerrecht bisher nicht an. Dennoch bietet die BFH-Rechtsprechung eine fundierte Grundlage für Einsprüche.
Was sollte ich zur neuen 48-Monatsgrenze wissen?
