Müssen Betriebseinnahmen Netto oder Brutto angegeben werden?
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie Ihre umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahmen grundsätzlich mit dem Nettobetrag – also ohne Umsatzsteuer – an. Die darauf entfallende Umsatzsteuer wird separat als Betriebseinnahme erfasst.
Beispiel: Sie stellen eine Rechnung über 1.190 Euro einschließlich 19 % Umsatzsteuer und erhalten den Betrag vollständig:
- Betriebseinnahme netto: 1.000 Euro
- vereinnahmte Umsatzsteuer: 190 Euro
Was gilt für Kleinunternehmer?
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, weisen Sie grundsätzlich keine Umsatzsteuer gesondert aus. In der Anlage EÜR geben Sie Ihre Betriebseinnahmen mit dem tatsächlich vereinnahmten Gesamtbetrag an.
Für 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Bei Aufnahme einer neuen Tätigkeit im Jahr 2025 gilt für dieses Jahr eine Grenze von 25.000 Euro.
Wichtig: Wird die maßgebende Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschritten, kann bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, der Regelbesteuerung unterliegen.
Wann müssen Betriebseinnahmen angegeben werden?
Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt grundsätzlich das Zuflussprinzip. Eine Betriebseinnahme gehört in der Regel zu dem Jahr, in dem Sie tatsächlich über das Geld verfügen können.
Eine Ausnahme gilt für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen rund um den Jahreswechsel. Werden solche Einnahmen innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel fällig und tatsächlich gezahlt, werden sie dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören.
Wie werden steuerfreie Betriebseinnahmen behandelt?
Auch steuerfreie Betriebseinnahmen können in der Anlage EÜR zunächst als Betriebseinnahmen zu erfassen sein. Damit sie den steuerpflichtigen Gewinn nicht erhöhen, werden sie anschließend bei der Gewinnermittlung wieder abgezogen.
Für 2025 gelten insbesondere folgende Eintragungen:
- Zeile 78: steuerfreie Einnahmen nach § 3 Nr. 26, 26a und 26b EStG, zum Beispiel aus begünstigten nebenberuflichen oder ehrenamtlichen Tätigkeiten,
- Zeile 79: andere bereits erfasste steuerfreie Betriebseinnahmen nach § 3 EStG,
- Zeile 80: steuerfreie Sanierungserträge nach § 3a EStG.
Erträge, für die das Teileinkünfteverfahren nach § 3 Nr. 40 EStG gilt, werden dagegen nicht in Zeile 79 korrigiert. Für diese Fälle ist in der Anlage EÜR 2025 die gesonderte Korrektur in Zeile 94 vorgesehen.
Welche Freibeträge gelten 2025 für nebenberufliche und ehrenamtliche Tätigkeiten?
Bestimmte Einnahmen aus nebenberuflichen oder ehrenamtlichen Tätigkeiten können 2025 steuerfrei bleiben:
- Übungsleiterfreibetrag: bis zu 3.000 Euro im Jahr für begünstigte nebenberufliche Tätigkeiten, zum Beispiel als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher oder in der nebenberuflichen Pflege (§ 3 Nr. 26 EStG).
- Ehrenamtspauschale: bis zu 840 Euro im Jahr für andere begünstigte nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich (§ 3 Nr. 26a EStG).
- Aufwandspauschalen für ehrenamtliche Betreuer: Diese können nach § 3 Nr. 26b EStG steuerfrei sein. Zusammen mit steuerfreien Einnahmen nach § 3 Nr. 26 EStG darf der Freibetrag von insgesamt 3.000 Euro nicht überschritten werden.
Wenn Sie ausschließlich bestimmte steuerfreie Einnahmen aus einer begünstigten nebenberuflichen oder ehrenamtlichen Tätigkeit erzielen, keine Betriebsausgaben geltend machen und die Einnahmen sowie den steuerfreien Betrag bereits in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben, kann auf die Abgabe einer Anlage EÜR für diese Tätigkeit verzichtet werden.
Müssen Betriebseinnahmen Netto oder Brutto angegeben werden?
Welches Wahlrecht habe ich mit der Kleinunternehmerregelung?
Wenn Sie die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erfüllen, sind Ihre Umsätze grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Sie weisen dann keine Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen aus und können im Gegenzug grundsätzlich keine Vorsteuer aus Ihren betrieblichen Ausgaben abziehen.
Sie können jedoch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur regulären Umsatzbesteuerung wechseln.
Welche Umsatzgrenzen gelten 2025?
Für die Kleinunternehmerregelung gelten 2025 folgende Grenzen:
- Vorjahr: Der Gesamtumsatz darf 25.000 Euro nicht überschritten haben.
- Laufendes Jahr: Der Gesamtumsatz darf 100.000 Euro nicht überschreiten.
Für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung im Jahr 2025 darf Ihr maßgeblicher Gesamtumsatz im Jahr 2024 also höchstens 25.000 Euro betragen.
Anders als nach der früheren Regelung kommt es für die Grenze des laufenden Jahres nicht mehr auf eine Umsatzprognose an. Entscheidend ist der tatsächlich erzielte Umsatz.
Was passiert, wenn ich 2025 mehr als 100.000 Euro Umsatz erziele?
Die Grenze von 100.000 Euro ist eine feste Obergrenze. Sobald Sie diese im laufenden Jahr überschreiten, endet die Steuerbefreiung.
Wichtig: Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze von 100.000 Euro überschritten wird, ist vollständig umsatzsteuerpflichtig. Die vorher im Jahr ausgeführten Umsätze bleiben steuerfrei.
Beispiel: Ihr Gesamtumsatz beträgt bisher 80.000 Euro. Sie führen anschließend einen weiteren Umsatz von 30.000 Euro aus und erhalten das Entgelt. Mit diesem Umsatz wird die Grenze überschritten. Die gesamten 30.000 Euro unterliegen daher grundsätzlich der regulären Umsatzbesteuerung.
Sie sollten Ihren Umsatz deshalb im Laufe des Jahres regelmäßig prüfen.
Was gilt bei einer Existenzgründung im Jahr 2025?
Nehmen Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit erst im Laufe des Jahres 2025 auf, gilt für das Gründungsjahr eine Umsatzgrenze von 25.000 Euro. Eine Hochrechnung auf einen Jahresumsatz erfolgt nicht.
Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze von 25.000 Euro überschritten wird, unterliegt grundsätzlich der regulären Umsatzbesteuerung.
Was muss auf einer Rechnung eines Kleinunternehmers stehen?
Als Kleinunternehmer dürfen Sie für Ihre nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
Ihre Rechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Ihren vollständigen Namen und Ihre vollständige Anschrift,
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
- Ihre Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Art und Umfang der Leistung beziehungsweise Menge und Art der gelieferten Gegenstände,
- das Entgelt in einer Summe und
- einen Hinweis darauf, dass für den Umsatz die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.
Eine mögliche Formulierung lautet:
„Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Eine bestimmte Formulierung ist nicht vorgeschrieben. Der Hinweis muss lediglich eindeutig erkennen lassen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer angewendet wird.
Achtung: Weisen Sie als Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer gesondert aus, kann die ausgewiesene Steuer gegenüber dem Finanzamt geschuldet werden.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer können ihre Rechnungen auch ab 2025 weiterhin als sogenannte sonstige Rechnung ausstellen, beispielsweise als Papierrechnung oder PDF-Datei. Sie sind nicht verpflichtet, eine strukturierte E-Rechnung auszustellen.
Sie müssen jedoch grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen anderer Unternehmer zu empfangen.
Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja. Wenn Sie die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllen, können Sie freiwillig auf die Steuerbefreiung verzichten und Ihre Umsätze regulär versteuern.
Dann:
- weisen Sie Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen aus,
- führen die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab und
- können grundsätzlich die Vorsteuer aus Ihren betrieblichen Eingangsrechnungen abziehen.
Ein Verzicht kann beispielsweise interessant sein, wenn Sie hohe Investitionen tätigen und daraus erhebliche Vorsteuerbeträge entstehen oder wenn Sie überwiegend Leistungen an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer erbringen.
Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Ein für 2025 erklärter Verzicht kann bis zum letzten Tag des Februars 2027 gegenüber dem Finanzamt erklärt werden und wirkt dann rückwirkend ab Beginn des Jahres 2025.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Kleinunternehmer müssen grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und keine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben.
Ausnahmen gelten insbesondere, wenn das Finanzamt ausdrücklich eine Erklärung verlangt oder wenn Sie Umsatzsteuer aufgrund besonderer Vorschriften schulden.
Überschreiten Sie während des Jahres die maßgebende Umsatzgrenze und endet dadurch die Kleinunternehmerregelung, gelten ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich die normalen umsatzsteuerlichen Erklärungspflichten.
Gilt das Reverse-Charge-Verfahren auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung schützt nicht generell davor, Umsatzsteuer als Leistungsempfänger zu schulden. In bestimmten Fällen kann das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG gelten.
Das kann beispielsweise bei bestimmten Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers oder unter besonderen Voraussetzungen bei Bauleistungen der Fall sein.
Bei Bauleistungen geht die Steuerschuld jedoch nicht automatisch bei jedem Kleinunternehmer auf den Leistungsempfänger über. Dies setzt grundsätzlich voraus, dass der Leistungsempfänger selbst Unternehmer ist und nachhaltig entsprechende Bauleistungen erbringt.
Ist das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden, müssen Sie die Umsatzsteuer als Leistungsempfänger auch dann an das Finanzamt abführen, wenn Sie ansonsten die Kleinunternehmerregelung nutzen. Ein Vorsteuerabzug ist als Kleinunternehmer grundsätzlich nicht möglich.
Welches Wahlrecht habe ich mit der Kleinunternehmerregelung?
Wie kann ich den privaten Nutzungswert meines betrieblichen Kfz korrekt ermitteln?
Wie Sie die private Nutzung Ihres Fahrzeugs steuerlich behandeln, hängt zunächst davon ab, wie hoch der betriebliche Nutzungsanteil ist.
Zur betrieblichen Nutzung zählen neben den unmittelbar betrieblich veranlassten Fahrten auch Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer betrieblich veranlassten doppelten Haushaltsführung.
- Mehr als 50 % betriebliche Nutzung: Das Fahrzeug gehört zum notwendigen Betriebsvermögen.
- 10 % bis 50 % betriebliche Nutzung: Sie können das Fahrzeug Ihrem Betriebsvermögen oder Ihrem Privatvermögen zuordnen. Bei einer Zuordnung zum Betriebsvermögen handelt es sich um sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen.
- Weniger als 10 % betriebliche Nutzung: Das Fahrzeug gehört zum Privatvermögen.
Was gilt, wenn das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört?
Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, werden die Fahrzeugkosten grundsätzlich zunächst als Betriebsausgaben berücksichtigt. Dazu gehören beispielsweise Abschreibung oder Leasingkosten, Kraftstoff oder Ladestrom, Versicherung, Kfz-Steuer sowie Wartungs- und Reparaturkosten.
Nutzen Sie das Fahrzeug auch privat, muss dieser private Anteil anschließend korrigiert werden. Der private Nutzungswert erhöht als Entnahme den Gewinn.
Auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie für Familienheimfahrten gelten besondere Abzugsbeschränkungen. Diese Fahrten gehören jedoch nicht zu den Privatfahrten.
Wie wird der private Nutzungswert ermittelt?
Welche Methode Sie verwenden können, hängt insbesondere vom Umfang der betrieblichen Nutzung ab:
- 1. Pauschalmethode: Bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % können Sie den privaten Nutzungswert grundsätzlich mit der 1%-Methode ermitteln.
- 2. Fahrtenbuchmethode: Bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % können Sie anstelle der 1%-Methode die tatsächlichen Kosten anhand eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs aufteilen.
- 3. Tatsächliche Kosten bei 10 % bis 50 % betrieblicher Nutzung: Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, ist die 1%-Methode ausgeschlossen. Der private Nutzungswert wird anhand der auf die Privatfahrten entfallenden tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt.
- 4. Kostendeckelung: Bei Anwendung der 1%-Methode können die pauschalen Wertansätze auf die tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten begrenzt werden.
Hinweis: Bei Elektro- und bestimmten Plug-in-Hybridfahrzeugen gelten 2025 besondere Vergünstigungen. Diese werden bei der jeweiligen Berechnungsmethode berücksichtigt.
Was gilt für die Umsatzsteuer?
Die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs kann zusätzlich der Umsatzsteuer unterliegen. Das ist insbesondere relevant, wenn das Fahrzeug oder die damit verbundenen Kosten zum Vorsteuerabzug berechtigt haben.
Die umsatzsteuerliche Berechnung kann von der einkommensteuerlichen Berechnung abweichen. Dies gilt insbesondere bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen.
Wie kann ich den privaten Nutzungswert meines betrieblichen Kfz korrekt ermitteln?
Private Kfz-Nutzung: (1) Pauschalmethode bei betrieblicher Nutzung
Nutzen Sie Ihr Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich, können Sie die private Nutzung grundsätzlich mit der 1%-Methode berechnen. Dabei müssen Sie Ihre privaten Fahrten nicht einzeln nachweisen.
Für jeden Monat wird grundsätzlich 1 % des Bruttolistenpreises als private Nutzung angesetzt. Maßgeblich ist der inländische Listenpreis bei der Erstzulassung einschließlich Sonderausstattung und Umsatzsteuer – nicht der tatsächlich gezahlte Kaufpreis.
Privater Nutzungswert = Bruttolistenpreis × 1 % × Monate der Nutzung
Beispiel: Der Bruttolistenpreis beträgt 30.000 Euro:
- 30.000 Euro × 1 % = 300 Euro pro Monat.
- Bei 12 Monaten beträgt der private Nutzungswert 3.600 Euro.
Übersteigt der pauschal ermittelte Nutzungswert die maßgeblichen tatsächlichen Fahrzeugkosten, kann die sogenannte Kostendeckelung greifen.
Wie werden Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte berücksichtigt?
Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte unterliegen einer besonderen Regelung. Bei Anwendung der 1%-Methode wird hierfür grundsätzlich folgender Betrag ermittelt:
Bruttolistenpreis × 0,03 % × Entfernungskilometer × Monate der Nutzung
Dieser Betrag ist jedoch nicht einfach ein zusätzlicher Privatanteil. Für diese Fahrten bleibt die Entfernungspauschale als Betriebsausgabe abziehbar. Für 2025 beträgt sie 0,30 Euro je Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer.
Bei begünstigten Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen wird für die 0,03%-Berechnung der entsprechend halbierte oder geviertelte Bruttolistenpreis verwendet.
Welche Besonderheiten gelten 2025 für Elektrofahrzeuge?
Für reine Elektrofahrzeuge ohne CO2-Emissionen kann bei der 1%-Methode nur ein Viertel des Bruttolistenpreises angesetzt werden. Wirtschaftlich entspricht dies einem Ansatz von 0,25 % des vollen Bruttolistenpreises pro Monat.
Für im Jahr 2025 angeschaffte oder geleaste Elektrofahrzeuge gelten folgende Preisgrenzen:
- Anschaffung oder Leasing vom 1.1.2025 bis 30.6.2025: Bruttolistenpreis höchstens 70.000 Euro.
- Anschaffung oder Leasing nach dem 30.6.2025: Bruttolistenpreis höchstens 100.000 Euro.
Beispiel: Bei einem begünstigten Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 50.000 Euro beträgt der private Nutzungswert 125 Euro pro Monat:
50.000 Euro × 0,25 % = 125 Euro.
Überschreitet das Elektrofahrzeug die maßgebende Preisgrenze, wird bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen grundsätzlich die Hälfte des Bruttolistenpreises angesetzt. Dies entspricht einem monatlichen Ansatz von 0,5 % des vollen Bruttolistenpreises.
Hinweis: Bei Fahrzeugen, die vor 2025 angeschafft oder geleast wurden, können andere Preisgrenzen gelten.
Welche Besonderheiten gelten 2025 für Plug-in-Hybride?
Bei einem 2025 angeschafften oder geleasten Plug-in-Hybrid wird grundsätzlich nur die Hälfte des Bruttolistenpreises angesetzt, wenn mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
- CO2-Ausstoß von höchstens 50 Gramm je Kilometer oder
- rein elektrische Reichweite von mindestens 80 Kilometern.
Bei der 1%-Methode entspricht dies einem monatlichen Ansatz von 0,5 % des vollen Bruttolistenpreises.
Für vor 2025 angeschaffte oder geleaste Plug-in-Hybride gelten die Voraussetzungen des jeweiligen Anschaffungs- oder Leasingzeitpunkts.
Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?
Die private Nutzung kann als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer unterliegen, soweit das Fahrzeug oder die Fahrzeugkosten zum Vorsteuerabzug berechtigt haben.
Wird die private Nutzung nach der 1%-Methode berechnet, kann dieser Wert aus Vereinfachungsgründen auch für die Umsatzsteuer verwendet werden. Da nicht alle Fahrzeugkosten mit Vorsteuer belastet sind, darf der Wert pauschal um 20 % gekürzt werden.
Beispiel: Der private Nutzungswert beträgt 3.600 Euro:
- 3.600 Euro abzüglich 20 % = 2.880 Euro.
- 19 % Umsatzsteuer von 2.880 Euro = 547,20 Euro.
Wichtig: Die ertragsteuerliche Halbierung oder Viertelung für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge gilt für die Umsatzsteuer nicht.
Private Kfz-Nutzung: (1) Pauschalmethode bei betrieblicher Nutzung
Private Kfz-Nutzung: (2) Fahrtenbuchmethode
Mit der Fahrtenbuchmethode berechnen Sie die private Nutzung Ihres Betriebsfahrzeugs anhand der tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten und der tatsächlich gefahrenen Kilometer.
Bei einem zu mehr als 50 % betrieblich genutzten Fahrzeug ist die Fahrtenbuchmethode eine Alternative zur 1%-Methode. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.
Privater Nutzungswert = Gesamtkosten × privater Nutzungsanteil
Den privaten Nutzungsanteil berechnen Sie so:
Privat gefahrene Kilometer ÷ Gesamtfahrleistung × 100
Beispiel: Sie fahren im Jahr insgesamt 25.000 km, davon 10.000 km privat. Die maßgeblichen Fahrzeugkosten betragen 8.000 Euro:
- Privater Nutzungsanteil: 10.000 km ÷ 25.000 km × 100 = 40 %.
- Privater Nutzungswert: 8.000 Euro × 40 % = 3.200 Euro.
Welche Fahrten zählen als Privatfahrten?
Zu den Privatfahrten gehören beispielsweise Einkaufs-, Freizeit- und Urlaubsfahrten.
Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte zählen dagegen nicht zu den Privatfahrten. Sie müssen gesondert berücksichtigt werden. Gleiches gilt für Familienheimfahrten im Rahmen einer betrieblich veranlassten doppelten Haushaltsführung.
Welche Anforderungen gelten für das Fahrtenbuch?
Das Fahrtenbuch muss laufend, zeitnah, vollständig und in geschlossener Form geführt werden.
Für betriebliche Fahrten sind grundsätzlich anzugeben:
- Datum,
- Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt,
- Reiseziel,
- Reisezweck und
- aufgesuchte Geschäftspartner oder Kunden.
Bei Privatfahrten genügt grundsätzlich die Angabe der gefahrenen Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte reicht ein entsprechender kurzer Vermerk.
Auch ein elektronisches Fahrtenbuch ist möglich. Nachträgliche Änderungen müssen dabei ausgeschlossen oder nachvollziehbar dokumentiert werden können.
Welche Kosten werden berücksichtigt?
Für die Berechnung werden die tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten berücksichtigt. Dazu gehören beispielsweise:
- Abschreibung (AfA) oder Leasingkosten,
- Kraftstoff oder Ladestrom,
- Wartung und Reparaturen,
- Versicherung,
- Kfz-Steuer und
- weitere laufende Fahrzeugkosten.
Die in die Berechnung einbezogenen Kosten müssen nachgewiesen werden. Eine Schätzung fehlender Aufwendungen kann dazu führen, dass die Fahrtenbuchmethode nicht anerkannt wird. Der Bundesfinanzhof hat dies insbesondere für geschätzte, nicht durch Belege nachgewiesene Treibstoffkosten bestätigt (BFH-Urteil vom 15.12.2022, VI R 44/20).
Wie werden Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte berücksichtigt?
Diese Fahrten gehören nicht zum privaten Nutzungsanteil. Die darauf entfallenden tatsächlichen Fahrzeugkosten werden anhand des Fahrtenbuchs gesondert ermittelt.
Als Betriebsausgabe abziehbar bleibt grundsätzlich nur die Entfernungspauschale. Für 2025 beträgt sie 0,30 Euro je Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer.
Welche Besonderheiten gelten 2025 für Elektrofahrzeuge?
Auch bei der Fahrtenbuchmethode werden bestimmte Elektrofahrzeuge steuerlich begünstigt. Anders als bei der 1%-Methode wird jedoch nicht unmittelbar der Bruttolistenpreis gekürzt. Stattdessen werden insbesondere die Anschaffungskosten beziehungsweise die darauf entfallende Abschreibung oder vergleichbare Leasing- und Mietkosten nur anteilig berücksichtigt.
Für im Jahr 2025 angeschaffte oder geleaste reine Elektrofahrzeuge gilt:
- 1.1.2025 bis 30.6.2025: Bei einem Bruttolistenpreis bis 70.000 Euro werden die begünstigten Kosten nur zu einem Viertel berücksichtigt.
- Nach dem 30.6.2025: Die Preisgrenze für den Viertelansatz beträgt 100.000 Euro.
Liegt der Bruttolistenpreis über der maßgebenden Grenze, werden die begünstigten Kosten bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen grundsätzlich zur Hälfte berücksichtigt.
Laufende Kosten wie Strom, Versicherung oder Wartung werden dagegen grundsätzlich nicht halbiert oder geviertelt.
Welche Besonderheiten gelten 2025 für Plug-in-Hybride?
Bei einem 2025 angeschafften oder geleasten Plug-in-Hybrid werden die Anschaffungskosten beziehungsweise vergleichbare Leasing- oder Mietkosten grundsätzlich nur zur Hälfte berücksichtigt, wenn mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
- CO2-Ausstoß von höchstens 50 Gramm je Kilometer oder
- rein elektrische Reichweite von mindestens 80 Kilometern.
Für vor 2025 angeschaffte oder geleaste Fahrzeuge gelten die Voraussetzungen des jeweiligen Anschaffungs- oder Leasingzeitpunkts.
Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?
Der nach dem Fahrtenbuch ermittelte private Nutzungsanteil kann auch für die Umsatzsteuer verwendet werden. Dabei werden jedoch nur Kosten berücksichtigt, die mit Vorsteuer belastet sind.
Kosten ohne Vorsteuer – beispielsweise Kfz-Steuer oder bestimmte Versicherungsbeiträge – werden in ihrer tatsächlichen Höhe herausgerechnet. Anders als bei der 1%-Methode gibt es hierfür keinen pauschalen Abschlag von 20 %.
Beispiel: Die Gesamtkosten betragen 8.000 Euro, der private Nutzungsanteil 40 %. Von den Gesamtkosten sind 1.000 Euro nicht mit Vorsteuer belastet:
- Privater Nutzungswert: 8.000 Euro × 40 % = 3.200 Euro.
- Für die Umsatzsteuer maßgebliche Kosten: 8.000 Euro − 1.000 Euro = 7.000 Euro.
- Privater Anteil: 7.000 Euro × 40 % = 2.800 Euro.
- Umsatzsteuer: 2.800 Euro × 19 % = 532 Euro.
Der private Nutzungswert beträgt damit 3.200 Euro. Zusätzlich sind 532 Euro Umsatzsteuer zu berücksichtigen.
Wichtig: Die ertragsteuerliche Halbierung oder Viertelung für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge gilt für die Umsatzsteuer nicht.
Private Kfz-Nutzung: (2) Fahrtenbuchmethode
Private Kfz-Nutzung: (3) Teilwert bei 10 % bis 50 % betrieblicher Nutzung
Nutzen Sie Ihr Fahrzeug zu mindestens 10 % und höchstens 50 % betrieblich, können Sie es Ihrem sogenannten gewillkürten Betriebsvermögen zuordnen.
Die 1%-Methode darf in diesem Fall nicht angewendet werden. Stattdessen wird die private Nutzung anhand der tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten berechnet.
Privater Nutzungswert = Gesamtkosten × privater Nutzungsanteil
Den privaten Nutzungsanteil berechnen Sie so:
Privat gefahrene Kilometer ÷ Gesamtfahrleistung × 100
Beispiel: Sie fahren mit Ihrem Betriebsfahrzeug im Jahr insgesamt 20.000 km. Davon entfallen 14.000 km auf Privatfahrten. Die maßgeblichen Fahrzeugkosten betragen 8.000 Euro:
- Privater Nutzungsanteil: 14.000 km ÷ 20.000 km × 100 = 70 %.
- Privater Nutzungswert: 8.000 Euro × 70 % = 5.600 Euro.
Der private Nutzungswert von 5.600 Euro ist als Entnahme zu berücksichtigen.
Müssen Sie ein Fahrtenbuch führen?
Nein. Anders als bei der Fahrtenbuchmethode ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mit den dafür geltenden strengen Anforderungen erforderlich.
Sie müssen die betriebliche und private Nutzung aber nachvollziehbar belegen oder glaubhaft machen können. Geeignet sind zum Beispiel Aufzeichnungen über betriebliche Fahrten, Kilometerstände, Terminkalender, Reisekostenaufstellungen oder Abrechnungen gegenüber Kunden.
Aus den Aufzeichnungen muss sich nachvollziehbar ergeben, wie hoch der betriebliche und der private Nutzungsanteil ist.
Welche Kosten gehören zu den Gesamtkosten?
Für die Berechnung werden die tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten berücksichtigt. Dazu gehören beispielsweise:
- Abschreibung (AfA) oder Leasingkosten,
- Kraftstoff oder Ladestrom,
- Kfz-Versicherung,
- Kfz-Steuer,
- Wartungs- und Reparaturkosten und
- weitere laufende Fahrzeugkosten.
Der auf die Privatfahrten entfallende Anteil dieser Kosten erhöht als Nutzungsentnahme den Gewinn.
Wie werden Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte berücksichtigt?
Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte zählen nicht zu den Privatfahrten. Sie werden deshalb nicht in den privaten Nutzungsanteil einbezogen.
Da die 1%-Methode nicht angewendet wird, erfolgt auch keine Berechnung mit 0,03 % des Bruttolistenpreises. Stattdessen werden die tatsächlichen auf diese Fahrten entfallenden Fahrzeugkosten ermittelt:
Gesamtkosten × gefahrene Kilometer zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte ÷ Gesamtfahrleistung
Diese Kosten sind nicht vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Abziehbar bleibt grundsätzlich die Entfernungspauschale.
Für 2025 beträgt die Entfernungspauschale:
- 0,30 Euro je Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und
- 0,38 Euro je Entfernungskilometer ab dem 21. Kilometer.
Übersteigen die tatsächlichen auf diese Fahrten entfallenden Kosten die Entfernungspauschale, darf der übersteigende Betrag den Gewinn nicht mindern.
Für Familienheimfahrten im Rahmen einer betrieblich veranlassten doppelten Haushaltsführung gilt entsprechend: Anstelle einer Berechnung mit 0,002 % des Listenpreises werden die tatsächlichen auf diese Fahrten entfallenden Kosten berücksichtigt.
Welche Besonderheiten gelten 2025 für Elektro- und Hybridfahrzeuge?
Auch bei einer betrieblichen Nutzung von 10 % bis 50 % gelten die steuerlichen Vergünstigungen für bestimmte Elektro- und extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge.
Bei der Berechnung der tatsächlichen Gesamtkosten wird dabei insbesondere die Abschreibung beziehungsweise bei geleasten oder gemieteten Fahrzeugen die Leasing- oder Mietrate nur anteilig berücksichtigt.
Für im Jahr 2025 angeschaffte oder geleaste reine Elektrofahrzeuge gilt:
- 1.1.2025 bis 30.6.2025: Bei einem Bruttolistenpreis bis 70.000 Euro werden die begünstigten Kosten grundsätzlich nur zu einem Viertel berücksichtigt.
- Nach dem 30.6.2025: Die Preisgrenze für den Viertelansatz beträgt 100.000 Euro.
Bei einem 2025 angeschafften oder geleasten Plug-in-Hybrid werden die begünstigten Kosten grundsätzlich zur Hälfte berücksichtigt, wenn das Fahrzeug höchstens 50 Gramm CO2 je Kilometer ausstößt oder eine rein elektrische Reichweite von mindestens 80 Kilometern erreicht.
Laufende Kosten wie Strom, Kraftstoff, Versicherung oder Wartung werden grundsätzlich nicht ebenfalls halbiert oder geviertelt.
Hinweis: Für Fahrzeuge, die vor 2025 angeschafft oder geleast wurden, können andere Voraussetzungen gelten.
Wie wird die Umsatzsteuer auf die private Nutzung berechnet?
Wurde das Fahrzeug umsatzsteuerlich dem Unternehmen zugeordnet und bestand ein Recht auf Vorsteuerabzug, kann auch die private Nutzung der Umsatzsteuer unterliegen.
Für die Umsatzsteuer werden grundsätzlich nur die Kosten berücksichtigt, die zum Vorsteuerabzug berechtigt haben. Der private Anteil wird anhand der tatsächlichen Nutzung ermittelt.
Kosten ohne Vorsteuer, zum Beispiel Kfz-Steuer oder bestimmte Versicherungsbeiträge, werden bei der umsatzsteuerlichen Berechnung nicht berücksichtigt.
Wichtig: Die ertragsteuerliche Halbierung oder Viertelung der Kosten für begünstigte Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge gilt für die Umsatzsteuer nicht.
Wo tragen Sie die Beträge in der Anlage EÜR 2025 ein?
Den ermittelten privaten Nutzungswert tragen Sie in der Anlage EÜR 2025 bei der privaten Kfz-Nutzung in Zeile 20 ein.
Die darauf entfallende Umsatzsteuer gehört – soweit Umsatzsteuer anfällt – zu den vereinnahmten Umsatzsteuerbeträgen sowie der Umsatzsteuer auf unentgeltliche Wertabgaben in Zeile 17.
Private Kfz-Nutzung: (3) Teilwert bei 10 % bis 50 % betrieblicher Nutzung
Private Kfz-Nutzung: (4) Kostendeckelung bei der Pauschalmethode
Bei Anwendung der 1%-Methode kann der pauschal berechnete private Nutzungswert höher sein als die tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten. Das kann beispielsweise bei einem bereits abgeschriebenen Fahrzeug, einem günstig erworbenen Gebrauchtwagen oder einem Leasingfahrzeug vorkommen.
In diesem Fall kann die sogenannte Kostendeckelung greifen. Die pauschalen Wertansätze werden dann auf die tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten begrenzt.
Welche Kosten werden bei der Kostendeckelung berücksichtigt?
Zu den tatsächlichen Fahrzeugkosten gehören insbesondere:
- laufende Kfz-Kosten wie Kraftstoff oder Ladestrom, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung und Reparaturen,
- Abschreibung (AfA) beziehungsweise Leasingkosten und
- Schuldzinsen für die Finanzierung des Fahrzeugs.
Die tatsächlichen Kosten müssen nachgewiesen werden können.
Wie wird die Kostendeckelung berechnet?
Nutzen Sie das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte, müssen diese Fahrten bei der Kostendeckelung gesondert berücksichtigt werden.
Bei Anwendung der 1%-Methode wird hierfür grundsätzlich folgender Betrag ermittelt:
Bruttolistenpreis × 0,03 % × Entfernungskilometer × Monate der Nutzung
Der gedeckelte private Nutzungswert ergibt sich anschließend grundsätzlich aus:
Tatsächliche Fahrzeugkosten − Betrag für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte
Die Entfernungspauschale bleibt zusätzlich als Betriebsausgabe abziehbar. Für 2025 beträgt sie 0,30 Euro je Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer.
Beispiel: Ein Betriebsfahrzeug hat einen Bruttolistenpreis von 40.000 Euro. Die tatsächlichen Fahrzeugkosten betragen im Jahr 6.000 Euro. Das Fahrzeug wird während des gesamten Jahres auch für Fahrten zur 20 km entfernten Betriebsstätte genutzt.
- Privatnutzung nach der 1%-Methode: 40.000 Euro × 1 % × 12 Monate = 4.800 Euro.
- Betrag für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte: 40.000 Euro × 0,03 % × 20 km × 12 Monate = 2.880 Euro.
- Gedeckelter privater Nutzungswert: 6.000 Euro − 2.880 Euro = 3.120 Euro.
Der private Nutzungswert wird damit nicht mit 4.800 Euro, sondern nur mit 3.120 Euro angesetzt.
Wurde die Betriebsstätte beispielsweise an 200 Tagen aufgesucht, kann zusätzlich die Entfernungspauschale berücksichtigt werden:
200 Tage × 20 km × 0,30 Euro = 1.200 Euro.
Was gilt bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen?
Gelten für ein Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug die besonderen steuerlichen Vergünstigungen, müssen diese auch bei der Kostendeckelung berücksichtigt werden.
Bei der Ermittlung der maßgeblichen Gesamtkosten wird insbesondere die Abschreibung mit dem für das Fahrzeug geltenden Anteil angesetzt. Wird bei der privaten Nutzung beispielsweise nur ein Viertel oder die Hälfte des Bruttolistenpreises berücksichtigt, wird auch die für die Kostendeckelung maßgebliche Abschreibung entsprechend angepasst.
Wie wird die Umsatzsteuer bei einer Kostendeckelung berechnet?
Die Kostendeckelung bei der Einkommensteuer kann nicht einfach für die Umsatzsteuer übernommen werden.
Wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, muss der private Nutzungsanteil für die Umsatzsteuer anhand geeigneter Unterlagen sachgerecht geschätzt werden. Dafür können beispielsweise Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum verwendet werden.
Liegen keine geeigneten Unterlagen vor, ist der private Nutzungsanteil grundsätzlich mit mindestens 50 % anzusetzen, sofern sich aus den Umständen des Einzelfalls nichts anderes ergibt.
Für die Umsatzsteuer werden nur die Fahrzeugkosten berücksichtigt, die zum Vorsteuerabzug berechtigt haben. Kosten ohne Vorsteuer werden aus der Bemessungsgrundlage herausgerechnet.
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer = vorsteuerbelastete Fahrzeugkosten × privater Nutzungsanteil
Auf diesen Betrag wird grundsätzlich Umsatzsteuer von 19 % berechnet.
Wichtig: Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte gehören umsatzsteuerlich zur unternehmerischen Nutzung und werden deshalb nicht dem privaten Nutzungsanteil zugerechnet.
Was gilt bei einer Leasingsonderzahlung?
Eine hohe Leasingsonderzahlung kann nicht dazu genutzt werden, die Kostendeckelung in den Folgejahren künstlich zu reduzieren.
Für die Prüfung der Kostendeckelung muss eine Leasingsonderzahlung auf die gesamte Laufzeit des Leasingvertrags verteilt werden. Das gilt auch bei einer Einnahmen-Überschussrechnung.
Beispiel: Bei einer Leasingsonderzahlung von 30.000 Euro und einer Laufzeit von 36 Monaten werden für die Kostendeckelung grundsätzlich 1/36 der Sonderzahlung je Leasingmonat berücksichtigt.
Davon zu unterscheiden ist der Betriebsausgabenabzug: Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung kann eine Leasingsonderzahlung unter den allgemeinen Voraussetzungen weiterhin bereits im Zahlungsjahr als Betriebsausgabe abziehbar sein. Für die Berechnung der Kostendeckelung wird sie dennoch auf den Leasingzeitraum verteilt.
Wo tragen Sie die Kostendeckelung in der Anlage EÜR 2025 ein?
Den nach der Kostendeckelung ermittelten privaten Nutzungswert tragen Sie in der Anlage EÜR 2025 bei der privaten Kfz-Nutzung in Zeile 20 ein.
Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte werden in Zeile 72 berücksichtigt. Die abzugsfähige Entfernungspauschale wird in Zeile 73 eingetragen.
Die Umsatzsteuer auf die private Nutzung ist – soweit sie anfällt – in Zeile 17 zu berücksichtigen.
Private Kfz-Nutzung: (4) Kostendeckelung bei der Pauschalmethode
Wie wird die private Nutzung von Telefon und Internet berücksichtigt?
Wie wird die private Nutzung von Telefon und Internet berücksichtigt?
Nutzen Sie Telefon, Mobilfunk oder Internet sowohl betrieblich als auch privat, dürfen nur die betrieblich veranlassten Kosten Ihren Gewinn mindern.
Haben Sie die gesamten Kosten zunächst als Betriebsausgaben erfasst, müssen Sie den privaten Anteil als Nutzungsentnahme berücksichtigen.
Private Nutzungsentnahme = Gesamtkosten × privater Nutzungsanteil
Der private Nutzungsanteil kann anhand geeigneter Unterlagen ermittelt oder – wenn eine genaue Aufteilung nicht möglich ist – sachgerecht geschätzt werden. Die Schätzung sollte nachvollziehbar sein.
Alternativ können Sie von Anfang an nur den betrieblichen Anteil der Telefon- und Internetkosten als Betriebsausgabe ansetzen. Eine zusätzliche Nutzungsentnahme ist dann nicht erforderlich.
Was gilt für die Umsatzsteuer?
Bei gemischt betrieblich und privat veranlassten Telefon- und Internetkosten kann die Vorsteuer grundsätzlich nur in Höhe des betrieblichen Anteils abgezogen werden.
Wurde ein betriebliches Smartphone oder ein anderes Telekommunikationsgerät dem Unternehmen zugeordnet und hat die Anschaffung zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann die private Nutzung zusätzlich der Umsatzsteuer unterliegen.
Gilt die Steuerfreiheit für Arbeitnehmer auch für Selbständige?
Nein. Arbeitnehmer können betriebliche Telekommunikationsgeräte ihres Arbeitgebers unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 45 EStG auch privat steuerfrei nutzen. Diese Steuerbefreiung gilt nicht entsprechend für Unternehmer oder Selbständige, die ihre eigenen betrieblichen Geräte privat nutzen.
Wie wird die private Nutzung von Telefon und Internet berücksichtigt?
Wie sind private Sachentnahmen zu bewerten?
Entnehmen Sie Waren oder andere Wirtschaftsgüter aus Ihrem Betrieb für private Zwecke, müssen Sie die Entnahme grundsätzlich mit dem Teilwert ansetzen. Dadurch wird die private Entnahme gewinnerhöhend berücksichtigt.
Der Teilwert entspricht vereinfacht dem Wert, den das entnommene Wirtschaftsgut zum Zeitpunkt der Entnahme für den Betrieb hat.
Welche Pauschbeträge gelten für Lebensmittel?
In bestimmten Gewerbezweigen können Sie Warenentnahmen von Lebensmitteln und Getränken für den privaten Verbrauch mit den von der Finanzverwaltung festgelegten Pauschbeträgen für Sachentnahmen ansetzen. Dadurch müssen nicht sämtliche einzelnen Entnahmen aufgezeichnet werden.
Die Pauschbeträge gelten jeweils für eine Person und für das gesamte Kalenderjahr. Für 2025 gelten dabei folgende Regeln:
- Für Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr wird kein Pauschbetrag angesetzt.
- Für Kinder nach Vollendung des 2. und bis zum vollendeten 12. Lebensjahr wird die Hälfte des jeweiligen Pauschbetrags angesetzt.
Die Höhe des Pauschbetrags richtet sich nach dem jeweiligen Gewerbezweig, zum Beispiel Bäckerei, Fleischerei, Gaststätte oder Lebensmittelhandel.
Wichtig: Die Pauschbeträge gelten nur für Nahrungsmittel und Getränke. Andere private Warenentnahmen, zum Beispiel Kleidung, Elektrogeräte oder Tabakwaren, müssen grundsätzlich einzeln erfasst werden.
Was gilt für die Umsatzsteuer?
Hat die Anschaffung des entnommenen Gegenstands oder seiner Bestandteile zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt, kann die private Entnahme zusätzlich als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer unterliegen.
Wie sind private Sachentnahmen zu bewerten?
