Private Kfz-Nutzung: (4) Kostendeckelung bei der Pauschalmethode
Bei Anwendung der 1%-Methode kann der pauschal berechnete private Nutzungswert höher sein als die tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten. Das kann beispielsweise bei einem bereits abgeschriebenen Fahrzeug, einem günstig erworbenen Gebrauchtwagen oder einem Leasingfahrzeug vorkommen.
In diesem Fall kann die sogenannte Kostendeckelung greifen. Die pauschalen Wertansätze werden dann auf die tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten begrenzt.
Welche Kosten werden bei der Kostendeckelung berücksichtigt?
Zu den tatsächlichen Fahrzeugkosten gehören insbesondere:
- laufende Kfz-Kosten wie Kraftstoff oder Ladestrom, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung und Reparaturen,
- Abschreibung (AfA) beziehungsweise Leasingkosten und
- Schuldzinsen für die Finanzierung des Fahrzeugs.
Die tatsächlichen Kosten müssen nachgewiesen werden können.
Wie wird die Kostendeckelung berechnet?
Nutzen Sie das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte, müssen diese Fahrten bei der Kostendeckelung gesondert berücksichtigt werden.
Bei Anwendung der 1%-Methode wird hierfür grundsätzlich folgender Betrag ermittelt:
Bruttolistenpreis × 0,03 % × Entfernungskilometer × Monate der Nutzung
Der gedeckelte private Nutzungswert ergibt sich anschließend grundsätzlich aus:
Tatsächliche Fahrzeugkosten − Betrag für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte
Die Entfernungspauschale bleibt zusätzlich als Betriebsausgabe abziehbar. Für 2025 beträgt sie 0,30 Euro je Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer.
Beispiel: Ein Betriebsfahrzeug hat einen Bruttolistenpreis von 40.000 Euro. Die tatsächlichen Fahrzeugkosten betragen im Jahr 6.000 Euro. Das Fahrzeug wird während des gesamten Jahres auch für Fahrten zur 20 km entfernten Betriebsstätte genutzt.
- Privatnutzung nach der 1%-Methode: 40.000 Euro × 1 % × 12 Monate = 4.800 Euro.
- Betrag für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte: 40.000 Euro × 0,03 % × 20 km × 12 Monate = 2.880 Euro.
- Gedeckelter privater Nutzungswert: 6.000 Euro − 2.880 Euro = 3.120 Euro.
Der private Nutzungswert wird damit nicht mit 4.800 Euro, sondern nur mit 3.120 Euro angesetzt.
Wurde die Betriebsstätte beispielsweise an 200 Tagen aufgesucht, kann zusätzlich die Entfernungspauschale berücksichtigt werden:
200 Tage × 20 km × 0,30 Euro = 1.200 Euro.
Was gilt bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen?
Gelten für ein Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug die besonderen steuerlichen Vergünstigungen, müssen diese auch bei der Kostendeckelung berücksichtigt werden.
Bei der Ermittlung der maßgeblichen Gesamtkosten wird insbesondere die Abschreibung mit dem für das Fahrzeug geltenden Anteil angesetzt. Wird bei der privaten Nutzung beispielsweise nur ein Viertel oder die Hälfte des Bruttolistenpreises berücksichtigt, wird auch die für die Kostendeckelung maßgebliche Abschreibung entsprechend angepasst.
Wie wird die Umsatzsteuer bei einer Kostendeckelung berechnet?
Die Kostendeckelung bei der Einkommensteuer kann nicht einfach für die Umsatzsteuer übernommen werden.
Wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, muss der private Nutzungsanteil für die Umsatzsteuer anhand geeigneter Unterlagen sachgerecht geschätzt werden. Dafür können beispielsweise Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum verwendet werden.
Liegen keine geeigneten Unterlagen vor, ist der private Nutzungsanteil grundsätzlich mit mindestens 50 % anzusetzen, sofern sich aus den Umständen des Einzelfalls nichts anderes ergibt.
Für die Umsatzsteuer werden nur die Fahrzeugkosten berücksichtigt, die zum Vorsteuerabzug berechtigt haben. Kosten ohne Vorsteuer werden aus der Bemessungsgrundlage herausgerechnet.
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer = vorsteuerbelastete Fahrzeugkosten × privater Nutzungsanteil
Auf diesen Betrag wird grundsätzlich Umsatzsteuer von 19 % berechnet.
Wichtig: Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte gehören umsatzsteuerlich zur unternehmerischen Nutzung und werden deshalb nicht dem privaten Nutzungsanteil zugerechnet.
Was gilt bei einer Leasingsonderzahlung?
Eine hohe Leasingsonderzahlung kann nicht dazu genutzt werden, die Kostendeckelung in den Folgejahren künstlich zu reduzieren.
Für die Prüfung der Kostendeckelung muss eine Leasingsonderzahlung auf die gesamte Laufzeit des Leasingvertrags verteilt werden. Das gilt auch bei einer Einnahmen-Überschussrechnung.
Beispiel: Bei einer Leasingsonderzahlung von 30.000 Euro und einer Laufzeit von 36 Monaten werden für die Kostendeckelung grundsätzlich 1/36 der Sonderzahlung je Leasingmonat berücksichtigt.
Davon zu unterscheiden ist der Betriebsausgabenabzug: Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung kann eine Leasingsonderzahlung unter den allgemeinen Voraussetzungen weiterhin bereits im Zahlungsjahr als Betriebsausgabe abziehbar sein. Für die Berechnung der Kostendeckelung wird sie dennoch auf den Leasingzeitraum verteilt.
Wo tragen Sie die Kostendeckelung in der Anlage EÜR 2025 ein?
Den nach der Kostendeckelung ermittelten privaten Nutzungswert tragen Sie in der Anlage EÜR 2025 bei der privaten Kfz-Nutzung in Zeile 20 ein.
Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte werden in Zeile 72 berücksichtigt. Die abzugsfähige Entfernungspauschale wird in Zeile 73 eingetragen.
Die Umsatzsteuer auf die private Nutzung ist – soweit sie anfällt – in Zeile 17 zu berücksichtigen.
Rechner
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