Private Kfz-Nutzung: (2) Fahrtenbuchmethode

Mit der Fahrtenbuchmethode berechnen Sie die private Nutzung Ihres Betriebsfahrzeugs anhand der tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten und der tatsächlich gefahrenen Kilometer.

Bei einem zu mehr als 50 % betrieblich genutzten Fahrzeug ist die Fahrtenbuchmethode eine Alternative zur 1%-Methode. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Privater Nutzungswert = Gesamtkosten × privater Nutzungsanteil

Den privaten Nutzungsanteil berechnen Sie so:

Privat gefahrene Kilometer ÷ Gesamtfahrleistung × 100

Beispiel: Sie fahren im Jahr insgesamt 25.000 km, davon 10.000 km privat. Die maßgeblichen Fahrzeugkosten betragen 8.000 Euro:

• Privater Nutzungsanteil: 10.000 km ÷ 25.000 km × 100 = 40 %.
• Privater Nutzungswert: 8.000 Euro × 40 % = 3.200 Euro.

Welche Fahrten zählen als Privatfahrten?

Zu den Privatfahrten gehören beispielsweise Einkaufs-, Freizeit- und Urlaubsfahrten.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte zählen dagegen nicht zu den Privatfahrten. Sie müssen gesondert berücksichtigt werden. Gleiches gilt für Familienheimfahrten im Rahmen einer betrieblich veranlassten doppelten Haushaltsführung.

Welche Anforderungen gelten für das Fahrtenbuch?

Das Fahrtenbuch muss laufend, zeitnah, vollständig und in geschlossener Form geführt werden.

Für betriebliche Fahrten sind grundsätzlich anzugeben:

• Datum,
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt,
• Reiseziel,
• Reisezweck und
• aufgesuchte Geschäftspartner oder Kunden.

Bei Privatfahrten genügt grundsätzlich die Angabe der gefahrenen Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte reicht ein entsprechender kurzer Vermerk.

Auch ein elektronisches Fahrtenbuch ist möglich. Nachträgliche Änderungen müssen dabei ausgeschlossen oder nachvollziehbar dokumentiert werden können.

Welche Kosten werden berücksichtigt?

Für die Berechnung werden die tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten berücksichtigt. Dazu gehören beispielsweise:

• Abschreibung (AfA) oder Leasingkosten,
• Kraftstoff oder Ladestrom,
• Wartung und Reparaturen,
• Versicherung,
• Kfz-Steuer und
• weitere laufende Fahrzeugkosten.

Die in die Berechnung einbezogenen Kosten müssen nachgewiesen werden. Eine Schätzung fehlender Aufwendungen kann dazu führen, dass die Fahrtenbuchmethode nicht anerkannt wird. Der Bundesfinanzhof hat dies insbesondere für geschätzte, nicht durch Belege nachgewiesene Treibstoffkosten bestätigt (BFH-Urteil vom 15.12.2022, VI R 44/20).

Wie werden Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte berücksichtigt?

Diese Fahrten gehören nicht zum privaten Nutzungsanteil. Die darauf entfallenden tatsächlichen Fahrzeugkosten werden anhand des Fahrtenbuchs gesondert ermittelt.

Als Betriebsausgabe abziehbar bleibt grundsätzlich nur die Entfernungspauschale. Für 2025 beträgt sie 0,30 Euro je Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer.

Welche Besonderheiten gelten 2025 für Elektrofahrzeuge?

Auch bei der Fahrtenbuchmethode werden bestimmte Elektrofahrzeuge steuerlich begünstigt. Anders als bei der 1%-Methode wird jedoch nicht unmittelbar der Bruttolistenpreis gekürzt. Stattdessen werden insbesondere die Anschaffungskosten beziehungsweise die darauf entfallende Abschreibung oder vergleichbare Leasing- und Mietkosten nur anteilig berücksichtigt.

Für im Jahr 2025 angeschaffte oder geleaste reine Elektrofahrzeuge gilt:

• 1.1.2025 bis 30.6.2025: Bei einem Bruttolistenpreis bis 70.000 Euro werden die begünstigten Kosten nur zu einem Viertel berücksichtigt.
• Nach dem 30.6.2025: Die Preisgrenze für den Viertelansatz beträgt 100.000 Euro.

Liegt der Bruttolistenpreis über der maßgebenden Grenze, werden die begünstigten Kosten bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen grundsätzlich zur Hälfte berücksichtigt.

Laufende Kosten wie Strom, Versicherung oder Wartung werden dagegen grundsätzlich nicht halbiert oder geviertelt.

Welche Besonderheiten gelten 2025 für Plug-in-Hybride?

Bei einem 2025 angeschafften oder geleasten Plug-in-Hybrid werden die Anschaffungskosten beziehungsweise vergleichbare Leasing- oder Mietkosten grundsätzlich nur zur Hälfte berücksichtigt, wenn mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

• CO2-Ausstoß von höchstens 50 Gramm je Kilometer oder
• rein elektrische Reichweite von mindestens 80 Kilometern.

Für vor 2025 angeschaffte oder geleaste Fahrzeuge gelten die Voraussetzungen des jeweiligen Anschaffungs- oder Leasingzeitpunkts.

Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?

Der nach dem Fahrtenbuch ermittelte private Nutzungsanteil kann auch für die Umsatzsteuer verwendet werden. Dabei werden jedoch nur Kosten berücksichtigt, die mit Vorsteuer belastet sind.

Kosten ohne Vorsteuer – beispielsweise Kfz-Steuer oder bestimmte Versicherungsbeiträge – werden in ihrer tatsächlichen Höhe herausgerechnet. Anders als bei der 1%-Methode gibt es hierfür keinen pauschalen Abschlag von 20 %.

Beispiel: Die Gesamtkosten betragen 8.000 Euro, der private Nutzungsanteil 40 %. Von den Gesamtkosten sind 1.000 Euro nicht mit Vorsteuer belastet:

• Privater Nutzungswert: 8.000 Euro × 40 % = 3.200 Euro.
• Für die Umsatzsteuer maßgebliche Kosten: 8.000 Euro − 1.000 Euro = 7.000 Euro.
• Privater Anteil: 7.000 Euro × 40 % = 2.800 Euro.
• Umsatzsteuer: 2.800 Euro × 19 % = 532 Euro.

Der private Nutzungswert beträgt damit 3.200 Euro. Zusätzlich sind 532 Euro Umsatzsteuer zu berücksichtigen.

Wichtig: Die ertragsteuerliche Halbierung oder Viertelung für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge gilt für die Umsatzsteuer nicht.