(2021) Jakie dokumenty są wymagane?

Podstawą do sporządzenia rachunku zysków i strat są proste zapisy, które obejmują wszystkie przychody otrzymane w ciągu roku oraz wszystkie wydatki. Zgodnie z tzw. "zasadą przepływu środków" przychody operacyjne należy uwzględnić w roku obrotowym, w którym zostały otrzymane, a wydatki operacyjne w roku obrotowym, w którym zostały poniesione.

Nie wystarczy jednak utworzyć jednego wpisu "Przychody operacyjne" i "Wydatki operacyjne". W przypadku większej działalności należy te pozycje rozdzielić, najlepiej zgodnie z podziałem w formularzu podatkowym "Anlage EÜR".

Rejestrowanie przychodów

Jako osoba sporządzająca rachunek zysków i strat są Państwo zobowiązani do rejestrowania przychodów osobno dla celów podatku VAT (§ 22 ust. 2 UStG; wyrok BFH z 26.2.2004, BStBl. 2004 II s. 599). Należy zatem sporządzić listę

• przychodów podlegających opodatkowaniu VAT z kwotami netto i odpowiednim podatkiem VAT, rozdzielonych według stawek podatkowych (7 %, 19 %),
• przychodów zwolnionych z VAT.

Uwaga: W roku koronawirusa 2020 obowiązywały stawki podatkowe 5 % i 16 %. Odpowiednie przychody należy również tutaj rejestrować osobno, jednak w zeznaniu VAT za 2020 rok (prawdopodobnie) zostaną one zsumowane pod "Przychody według innych stawek podatkowych". Prawdopodobnie nie będzie osobnej linii.

Oddzielne rejestrowanie wydatków operacyjnych

Niektóre wydatki operacyjne muszą być rejestrowane osobno i oddzielnie od pozostałych wydatków operacyjnych, ponieważ tylko wtedy można je odliczyć w ustawowo przewidzianym zakresie (§ 4 ust. 7 EStG). A mianowicie

• koszty reprezentacyjne w 70 %
• prezenty do 35 Euro rocznie na osobę
• koszty domowego biura (tylko jeśli jest to główne miejsce pracy)
• wypłaty i wpłaty, jeśli chcą Państwo odliczyć odsetki powyżej kwoty podstawowej 2.050 Euro jako wydatki operacyjne.

Rejestr środków trwałych

W rejestrze środków trwałych należy na bieżąco rejestrować następujące aktywa wraz z kosztami nabycia lub wytworzenia oraz datą ich nabycia, wytworzenia lub wniesienia (§ 4 ust. 3 zdanie 5 EStG):

• nieamortyzowalne aktywa trwałe, takie jak grunty, udziały, inne inwestycje finansowe, nieamortyzowalne wartości niematerialne.
• amortyzowalne aktywa trwałe, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku przedsiębiorstwa po 5.5.2006. Dotyczy to aktywów o kosztach nabycia lub wytworzenia przekraczających 1.000 Euro netto (przy nabyciu od 1.1.2008).
• określone aktywa obrotowe, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku przedsiębiorstwa po 5.5.2006. Dotyczy to udziałów w spółkach kapitałowych, papierów wartościowych i porównywalnych niewystawionych roszczeń i praw, gruntów oraz budynków w obrocie.

Uwaga: W tym rejestrze środków trwałych należy również wpisać dla amortyzowalnych środków trwałych (np. samochody służbowe, komputery, meble biurowe itp.) wartości księgowe na początku i na końcu roku obrotowego oraz odpowiednie kwoty amortyzacji i ewentualnie specjalną amortyzację zgodnie z § 7g EStG.

Kolejny szczególny rejestr jest wymagany dla środków trwałych o niskiej wartości. Te, które zostały nabyte lub wytworzone w okresie od 2010 do 2018 roku, muszą

• do 150 Euro netto (od 2017: 150 Euro) nie muszą być rejestrowane (są natychmiast amortyzowane) i
• od 250,01 Euro (do 2017: 150,01 Euro) do 1.000 Euro netto muszą być rejestrowane na osobnym koncie i amortyzowane jako pozycja zbiorcza przez 5 lat.

Wypłaty i wpłaty

Należy je rejestrować osobno, jeśli ponieśli Państwo "pozostałe odsetki od zadłużenia" z tytułu kredytów firmowych. W przeciwnym razie odliczenie odsetek od zadłużenia jest ograniczone do odsetek na finansowanie aktywów oraz do dalszych odsetek do kwoty jedynie 2.050 Euro (§ 4 ust. 4a zdanie 6 EStG).

Kwota odliczenia inwestycyjnego

Specjalne rejestry są wymagane, jeśli chcą Państwo odliczyć kwotę odliczenia inwestycyjnego. Jest to możliwe dla osób sporządzających rachunek zysków i strat, jeśli ich zysk - bez kwoty odliczenia inwestycyjnego - nie przekracza 100.000 Euro. Dotyczy to głównie wolnych zawodów, które mogą ustalać swój zysk za pomocą rachunku zysków i strat niezależnie od limitu obrotu i zysku, podczas gdy przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia księgowości już od zysku w wysokości 60.000 Euro, a dla nich decydujące jest aktywa przedsiębiorstwa w wysokości 235.000 Euro.

Osoby sporządzające rachunek zysków i strat nie podlegają co prawda szczególnym ustawowym obowiązkom rejestracyjnym. ALE: Obowiązek rejestracji może wynikać z ustawy o podatku VAT lub "Zasad dotyczących prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (w skrócie GoBD)". Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestrowania transakcji bezgotówkowych w ciągu dziesięciu dni. Przychody i wydatki kasowe muszą być rejestrowane codziennie. Informacje nie mogą zostać utracone, dlatego konieczne jest uporządkowane przechowywanie faktur przychodzących i wychodzących oraz systematyczne rejestrowanie płatności. Zwykle odbywa się to poprzez bieżące numerowanie i kontowanie faktur przychodzących i wychodzących, a także poprzez przechowywanie w specjalnych folderach lub poprzez elektroniczne zapisy. Późniejsze zmiany w księgowości, takie jak anulowania lub korekty, muszą być jasno udokumentowane. Dlatego: Nie rezygnuj z bieżących zapisów, nawet jako osoba sporządzająca rachunek zysków i strat.

Ważne: Jako przedsiębiorca muszą Państwo przechowywać wszystkie dokumenty, w tym dokumenty MS-Office, pliki PDF i e-maile, w sposób zabezpieczony przed zmianami. Oznacza to, że późniejsze zmiany w dokumentach elektronicznych, nawet niezamierzone, muszą być wykluczone lub musi być zapewniona możliwość ich śledzenia poprzez pełną historię zmian. Przechowujcie Państwo dokumenty elektroniczne w systemie zarządzania dokumentami.