(2021) Jak działa rachunek zysków i strat?

Rachunek zysków i strat (zgodnie z § 4 ust. 3 EStG) jest najprostszą formą ustalania zysku. Tutaj przychody operacyjne są porównywane z kosztami operacyjnymi.

Wynik to zysk lub strata podatkowa.

Dokumenty

Również rachunek zysków i strat wymaga, aby przychody i koszty operacyjne były udokumentowane za pomocą dowodów. Te dokumenty oraz wyciągi bankowe muszą być zbierane. Nie jest wymagana określona forma zbierania dokumentów, ale należy unikać słynnego pudełka na buty. Uporządkowane przechowywanie dokumentów może nawet - teoretycznie - wystarczyć zamiast zapisów (§ 146 ust. 5 AO).

Oznacza to, że jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat nie muszą Państwo - przynajmniej teoretycznie - rejestrować swoich kosztów operacyjnych, lecz mogą je udokumentować wyłącznie za pomocą dowodów. 

To tyle w teorii. Ale uwaga: Obowiązek prowadzenia ewidencji może wynikać z ustawy o podatku VAT lub "Zasad prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (w skrócie GoBD)". Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestrowania transakcji bezgotówkowych w ciągu dziesięciu dni. Przychody i wydatki kasowe muszą być rejestrowane codziennie. Informacje nie mogą zostać utracone, dlatego konieczne jest uporządkowane przechowywanie faktur przychodzących i wychodzących oraz systematyczne rejestrowanie płatności. Zwykle odbywa się to poprzez bieżące numerowanie i księgowanie faktur przychodzących i wychodzących, a także poprzez przechowywanie w specjalnych folderach lub zapisy elektroniczne. Późniejsze zmiany w księgowości, takie jak anulowania lub korekty, muszą być jasno udokumentowane. Dlatego: nawet jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat nie rezygnuj z bieżących zapisów. 

Ważne: Jako przedsiębiorca muszą Państwo zapisywać wszystkie dokumenty, w tym dokumenty MS-Office, pliki PDF i e-maile, w sposób odporny na zmiany. Oznacza to, że późniejsze zmiany w dokumentach elektronicznych, nawet niezamierzone, muszą być wykluczone lub musi być zapewniona możliwość ich śledzenia poprzez pełną historię zmian. Dlatego zapisuj dokumenty elektroniczne w systemie zarządzania dokumentami.

Nie muszą Państwo wysyłać dokumentów do urzędu skarbowego wraz z zeznaniem podatkowym. Dokumenty muszą być jednak przechowywane przez 10 lat. Ze względów podatkowych należy przechowywać wszystkie księgi i zapisy, które mają znaczenie dla opodatkowania (§ 147 ust. 1 AO).

Zasada wpływu i odpływu

Przychody i wydatki są rejestrowane zgodnie z zasadą wpływu i odpływu, czyli w momencie dokonania płatności. Nie liczy się data faktury, lecz data płatności.

Należy rejestrować tylko przychody i wydatki, które mają wpływ na wynik finansowy, czyli wpływają na zysk. Na przykład zaciągnięcie pożyczki nie stanowi przychodu operacyjnego i nie musi być księgowane. Z drugiej strony, kwoty pieniężne na spłatę pożyczki nie są kosztami operacyjnymi. Jednak zapłacone odsetki od zadłużenia i koszty pożyczki mogą być odliczane jako koszty operacyjne. Podobnie wypłaty gotówkowe z konta bankowego nie są brane pod uwagę.

Fakturę z dnia 30.11.2020 opłacają Państwo dopiero 2.2.2021.

Przy ustalaniu zysku za rok 2020 ten wydatek nie jest brany pod uwagę; zostanie uwzględniony dopiero przy ustalaniu zysku za rok 2021.

Regularnie powtarzające się płatności

Czynsz, składki ubezpieczeniowe itp. są uważane za regularnie powtarzające się płatności, które są dokonywane do 10 dni przed i po zakończeniu roku i są przypisywane do roku, do którego ekonomicznie należą. Dotyczy to nie tylko wydatków, ale także przychodów (§ 11 EStG).

Regularnie powtarzającym się wydatkiem jest również miesięczne zgłoszenie VAT za grudzień lub czwartego kwartału, które należy złożyć do 10 stycznia następnego roku. Płatność w styczniu może więc zostać odliczona jako koszty operacyjne w starym roku. To samo dotyczy zwrotu VAT, nawet jeśli urząd skarbowy przekaże pieniądze dopiero po 10 stycznia (wyrok BFH z 1.8.2007, BStBl. 2008 II s. 282).

Przykład: Składkę na ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za rok 2020 przelewają Państwo 27.12.21. Chociaż płatność została dokonana jeszcze w 2020 roku, kwota zostanie przypisana do roku 2021 i uwzględniona dopiero przy ustalaniu zysku za 2021 rok.

Zasada netto czy brutto?

Jeśli są Państwo podatnikami VAT, wskazane jest wykazywanie wszystkich przychodów i kosztów operacyjnych w wartości netto - czyli bez VAT. Pobierany i zapłacony VAT należy podać osobno. Do zgłoszenia VAT i deklaracji VAT potrzebne są wartości netto.

Jeśli jednak są Państwo zwolnieni z VAT jako mały przedsiębiorca zgodnie z § 19 UStG, podają Państwo swoje przychody operacyjne z kwotą faktury (czyli bez VAT), a koszty operacyjne z kwotą brutto (w tym VAT). To samo dotyczy przedsiębiorców, którzy osiągają wyłącznie obroty zwolnione z VAT, np. lekarzy, naturopatów, fizjoterapeutów, położnych, przedstawicieli i brokerów ubezpieczeniowych.

Płatności VAT

Płatności VAT wpływają na zysk: pobrany VAT z faktur wyjściowych stanowi przychody operacyjne, zapłacony VAT (podatek naliczony) z faktur przychodzących to koszty operacyjne. Zwroty VAT z urzędu skarbowego to przychody operacyjne, płatności VAT do urzędu skarbowego to koszty operacyjne.

Rozliczenia międzyokresowe i rezerwy

Nie są dokonywane, ponieważ decydujący jest moment płatności. Na przykład składka ubezpieczeniowa zapłacona w ciągu roku nie musi być proporcjonalnie przenoszona na następny rok. Jest księgowana w całości w roku zapłaty.

Należności i zobowiązania

Nie są wykazywane, ponieważ zgodnie z zasadą wpływu i odpływu rejestrowane są tylko faktycznie dokonane płatności.

Konta bilansowe

Nie muszą być prowadzone. W związku z tym nie ma konta kasowego. Salda gotówkowe na kontach bankowych nie muszą być uzgadniane z dokumentami. Nie jest konieczne rejestrowanie otrzymanych płatności gotówkowych w księdze kasowej (wyrok BFH z 16.02.2006, X B 57/05).

Inwentaryzacja

Na koniec roku nie jest wymagana inwentaryzacja, tj. rejestracja środków trwałych i zapasów, ponieważ nie dokonują Państwo porównania majątku firmy. Oznacza to również, że nie ma potrzeby żmudnej wyceny zapasów.

Środki obrotowe

Koszty nabycia środków obrotowych, takich jak towary i materiały eksploatacyjne, są rejestrowane jako koszty operacyjne w momencie zapłaty.

Istnieje szczególna zasada dotycząca niektórych środków obrotowych, mianowicie udziałów w spółkach kapitałowych, papierów wartościowych i podobnych niewystawionych roszczeń i praw, gruntów oraz budynków środków obrotowych:

• W przypadku nabycia po 5.5.2006 koszty nabycia tych środków nie mogą być już natychmiast w pełni odliczone jako koszty operacyjne, lecz koszty nabycia lub wartość zastępcza dla tych środków są uwzględniane jako koszty operacyjne dopiero przy sprzedaży lub wycofaniu, a mianowicie w momencie, gdy wpływa przychód ze sprzedaży lub przedmiot jest faktycznie wycofany (§ 4 ust. 3 zdanie 4 EStG).

Środki trwałe

Środki trwałe są w roku nabycia, wytworzenia lub wniesienia do majątku firmy nie są rejestrowane jako koszty operacyjne w pełnej wysokości kosztów nabycia lub wytworzenia, lecz tylko poprzez amortyzację - dokładniej: odpisy amortyzacyjne (AfA). W tym celu koszty nabycia lub wytworzenia są rozłożone na okres użytkowania i roczna kwota jest uwzględniana jako koszty operacyjne.

Środki trwałe o niskiej wartości

Dla środków trwałych o niskiej wartości, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku firmy od 1.1.2018, obowiązuje następująca nowa regulacja:

1. Środki trwałe o wartości do 250 Euro (bez VAT) mogą być natychmiast odliczone jako koszty operacyjne lub opcjonalnie amortyzowane przez okres użytkowania. Prawo wyboru można zastosować indywidualnie dla każdego środka trwałego (prawo wyboru dotyczące środka trwałego). Nie ma obowiązku szczególnego rejestrowania, np. w rejestrze środków trwałych (§ 6 ust. 2a zdanie 4 EStG).
2. Środki trwałe o wartości od 250,01 Euro do 800 Euro (bez VAT) mogą być w roku nabycia, wytworzenia lub wniesienia w pełni odliczone jako koszty operacyjne lub opcjonalnie amortyzowane przez okres użytkowania. W takim przypadku środki trwałe muszą być wymienione w specjalnym rejestrze środków trwałych, z datą nabycia, wytworzenia lub wniesienia oraz kosztami nabycia lub wytworzenia. Rejestr nie jest wymagany, jeśli te informacje są widoczne z księgowości. Środki trwałe do 250 Euro nie muszą być od 2018 roku wymienione w rejestrze środków trwałych (§ 6 ust. 2 zdanie 4 i 5 EStG).
3. Dla środków trwałych o wartości od 250,01 Euro do 1.000 Euro (bez VAT) można utworzyć pozycję zbiorczą, która jest rozliczana przez 5 lat z obniżeniem zysku o 20% rocznie (tzw. amortyzacja zbiorcza). Prawo wyboru musi być stosowane jednolicie dla wszystkich środków trwałych roku obrotowego o kosztach nabycia powyżej 250 Euro do 1.000 Euro (prawo wyboru dotyczące roku obrotowego). Poza księgowym ujęciem nabycia w pozycji zbiorczej nie ma dalszych obowiązków dokumentacyjnych. Nie muszą Państwo prowadzić rejestru zapasów (§ 6 ust. 2a zdanie 1 i 4 EStG).
4. Środki trwałe powyżej 800 Euro muszą być amortyzowane zgodnie z ogólnymi zasadami. Każdego roku można odliczyć tzw. "odpisy amortyzacyjne" (AfA). Istnieje jednak możliwość utworzenia tzw. pozycji zbiorczej dla kosztów do 1.000 Euro i rozliczenia jej liniowo przez 5 lat.

 

Dotacje inwestycyjne na środki trwałe

Jeśli otrzymają Państwo dotacje publiczne na zakup lub wytworzenie określonych środków trwałych, jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat mają Państwo wybór: mogą Państwo

• odjąć dotację od kosztów nabycia lub wytworzenia środka trwałego, co zmniejsza podstawę amortyzacji. To zmniejszenie należy dokonać już w roku, w którym dotacja została przyznana, a nie dopiero w roku, w którym dotacja została faktycznie wypłacona (wyrok BFH z 29.11.2007, BStBl. 2008 II s. 561).
• opodatkować dotację jako przychody operacyjne, a mianowicie w roku, w którym dotacja została przyznana (wyrok BFH z 19.7.1995, BStBl. 1996 II s. 28).

Oddzielne konta bankowe

Czy muszą Państwo prowadzić oddzielne konta bankowe dla operacji firmowych i prywatnych? Z prawnego punktu widzenia nie są Państwo do tego zobowiązani, ale jest to zdecydowanie lepsze. Jeśli jednak mają Państwo tylko konto mieszane, muszą Państwo poprzez odpowiednie zapisy zapewnić, że pochodzenie wpływów na to konto można wyjaśnić (wyrok BFH z 12.6.2003, XI B 8/03).