Czy otrzymam również ryczałt za dojazdy, jeśli korzystam z samochodu służbowego?

Czy otrzymam ryczałt za dojazdy, jeśli korzystam z samochodu służbowego?

Tak, możesz otrzymać ryczałt za dojazdy, nawet jeśli korzystasz z samochodu służbowego do pracy. Należy jednak zwrócić uwagę na kilka szczególnych kwestii:

Dogodna trasa:

Nawet jeśli Twój pracodawca przy obliczaniu podlegającej opodatkowaniu wartości użytkowej bierze pod uwagę najkrótszą trasę, możesz w zeznaniu podatkowym podać dłuższą trasę, jeśli jest ona bardziej dogodna i regularnie z niej korzystasz.

Dopłata za dojazdy do pracy:

Za dojazdy między domem a pierwszym miejscem pracy musisz oprócz prywatnej wartości użytkowej wynoszącej 1% ceny katalogowej dodatkowo opodatkować dopłatę. Wynosi ona miesięcznie 0,03% ceny katalogowej za kilometr. W zamian możesz, jak każdy pracownik, odliczyć ryczałt za dojazdy w wysokości 0,30 Euro lub 0,38 Euro za kilometr jako koszty uzyskania przychodu.

Opodatkowanie przez pracodawcę:

Jeśli Twój pracodawca opodatkowuje samochód służbowy ryczałtem 15%, musisz odjąć ryczałtowo opodatkowaną kwotę od zgłoszonych kosztów uzyskania przychodu. Tylko pozostała kwota może zostać odliczona jako koszty uzyskania przychodu.

Reguła upraszczająca:

Nawet jeśli pracodawca przy obliczaniu wartości użytkowej uwzględnia tylko 180 dni, możesz np. podać 220 dni przy odliczaniu kosztów uzyskania przychodu.

Czy otrzymam również ryczałt za dojazdy, jeśli korzystam z samochodu służbowego?

Kann in der Probezeit die Reisekostenpauschale geltend gemacht werden?

Auch in der Probezeit oder bei befristeten Arbeitsverhältnissen gilt die gesetzliche Entfernungspauschale: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können nur mit 30 Cent je Entfernungskilometer (ab dem 21. Kilometer: 38 Cent) als Werbungskosten angesetzt werden.

Keine Auswärtstätigkeit trotz Probezeit oder Befristung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt, dass eine Tätigkeit in der Probezeit oder im Rahmen eines befristeten Arbeitsvertrags keine Auswärtstätigkeit darstellt – auch dann nicht, wenn jederzeit gekündigt werden kann. Entscheidend ist die dauerhafte Zuordnung zu einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Verpflegungspauschbeträge können daher ebenfalls nicht geltend gemacht werden (BFH, Urteil vom 7.5.2015, VI R 54/14).

Gesetzliche Regelung zur "ersten Tätigkeitsstätte"

Seit 2014 gilt: Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer

• unbefristet,
• für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
• über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten

einer bestimmten Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Dies gilt auch für befristete Arbeitsverhältnisse (BFH, Urteil vom 10.4.2019, VI R 6/17).

Sonderfall: Wechsel der Tätigkeitsstätte bei Leiharbeit

Wechselt ein Arbeitnehmer während eines einheitlichen (verlängerten) befristeten Arbeitsverhältnisses die Einsatzstelle, kann die zweite Tätigkeitsstätte unter Umständen nicht mehr als "erste Tätigkeitsstätte" gelten. In diesem Fall dürfen die Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen mit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer abgesetzt werden.

Beispiel:
Ein Leiharbeiter ist zunächst im Werk Y eingesetzt und wird später dauerhaft ins Werk X versetzt – innerhalb desselben befristeten Arbeitsverhältnisses. Da die zweite Zuordnung nicht für die gesamte Dauer des Vertrags gilt, liegt keine erste Tätigkeitsstätte mehr vor. Die Fahrten zum Werk X können daher nach Reisekostengrundsätzen geltend gemacht werden.

Hinweis zur Vertragsverlängerung

Wird ein befristeter Arbeitsvertrag schriftlich verlängert – bei ansonsten unverändertem Inhalt –, gilt das gesamte Beschäftigungsverhältnis als einheitlich. Für steuerliche Zwecke ist daher auf die gesamte Vertragsdauer abzustellen, nicht nur auf den Verlängerungszeitraum.

Kann in der Probezeit die Reisekostenpauschale geltend gemacht werden?

Kann ich auch Fahrtkosten mit dem Fahrrad geltend machen?

Ja, auch Fahrten mit dem Fahrrad zur Arbeit oder zu einem Sammelpunkt können steuerlich geltend gemacht werden – allerdings unter bestimmten Voraussetzungen und mit unterschiedlichen Pauschalen.

Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale – unabhängig vom Verkehrsmittel. Auch Fahrradfahrer können:

• 30 Cent pro Entfernungskilometer (ab dem 21. Kilometer: 38 Cent) als Werbungskosten absetzen.

Fahrten zu einem gleichbleibenden Sammelpunkt

Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, sondern dauerhaft einen gleichbleibenden Treffpunkt (z. B. Parkplatz, Betriebshof) aufsuchen muss, kann ebenfalls die Entfernungspauschale für die Fahrradnutzung geltend machen.

Hinweis: Zusätzlich sind auch Verpflegungspauschbeträge möglich, wenn anschließend eine Auswärtstätigkeit erfolgt.

Sonderfall: Sammelpunkt nicht täglich aufgesucht

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden: Wird ein Sammelpunkt nicht arbeitstäglich aufgesucht, gelten Reisekostengrundsätze. Dann können:

• 30 Cent je gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg) angesetzt werden.

Beispiel:
Ein Baumaschinenführer fährt mehrfach pro Woche von einem Treffpunkt aus mit einem Firmenfahrzeug auf Fernbaustellen, auf denen er übernachtet. Da der Sammelpunkt nicht täglich angesteuert wird, erkennt der BFH eine Auswärtstätigkeit an und erlaubt den Abzug der Dienstreisepauschale (BFH-Urteil vom 19.4.2021, VI R 6/19).

Wichtig: Es zählt die Planung durch den Arbeitgeber – nicht eine spätere Rückschau. Werden Einsätze mit Übernachtung regelmäßig erwartet, liegt kein arbeitstägliches Aufsuchen vor.

Fahrten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten

Wer mit dem Fahrrad beruflich unterwegs ist (z. B. Kundentermine), kann keine Pauschale ansetzen. Stattdessen sind die tatsächlichen Kosten anteilig je nach beruflicher Nutzung abziehbar (z. B. Abschreibung auf Anschaffungskosten).

Sonderregelung für Elektrofahrräder

Bei Dienstfahrten mit E-Bikes kommt es auf die verkehrsrechtliche Einordnung an:

• Pedelecs (Motorunterstützung bis 25 km/h): Diese gelten verkehrsrechtlich als Fahrräder. Für Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit oder Dienstreise kann keine Kilometerpauschale angesetzt werden. Es sind nur die tatsächlichen, nachgewiesenen Aufwendungen anteilig abziehbar (z. B. Abschreibung, Reparaturkosten).
• S-Pedelecs (Motorunterstützung über 25 km/h):  Diese gelten verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeuge. Für Fahrten im Rahmen von Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten kann die Kfz-Kilometerpauschale von 20 Cent je gefahrenem Kilometer angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG).

Kann ich auch Fahrtkosten mit dem Fahrrad geltend machen?

Jak wprowadzić różne trasy po przeprowadzce?

Jeśli w ciągu roku podatkowego zmienili Państwo miejsce zamieszkania z powodu przeprowadzki, zazwyczaj zmienia się również codzienna trasa do pierwszego miejsca pracy.

W takim przypadku muszą Państwo w SteuerGo wprowadzić dwa pierwsze miejsca pracy, aby wprowadzić poprawne trasy, np.:

• "Miejsce pracy, adres stare miejsce zamieszkania"
• Odległość 25 km, 112 dni roboczych, tydzień 5-dniowy
• "Miejsce pracy, adres nowe miejsce zamieszkania"
• Odległość 15 km, 118 dni roboczych, tydzień 5-dniowy

Jak wprowadzić różne trasy po przeprowadzce?

Co to jest ryczałt za dojazdy?

Na trasy między domem a pierwszym miejscem pracy można odliczyć ryczałt za dojazdy jako koszty uzyskania przychodu, niezależnie od sposobu dotarcia do pierwszego miejsca pracy. Ryczałt wynosi 30 centów za każdy pełny kilometr w jedną stronę lub 38 centów od 21. kilometra.

Do określenia odległości między domem a pierwszym miejscem pracy zasadniczo obowiązuje najkrótsza trasa drogowa. Nie ma znaczenia, jakiego środka transportu faktycznie użyto. W przypadku korzystania z samochodu można wpisać inną niż najkrótsza trasę drogową, jeśli jest ona oczywiście korzystniejsza pod względem ruchu i była regularnie przez Państwa używana na trasie między domem a pierwszym miejscem pracy.

Należy pamiętać, że jako koszty uzyskania przychodu uwzględniana jest tylko najkrótsza trasa w jedną stronę. Nie dotyczy to podróży w obie strony ani wielokrotnych podróży w ciągu dnia.

Ryczałt za dojazdy jest zasadniczo ograniczony do maksymalnej kwoty 4.500 Euro. Jednak w przypadku korzystania z własnego samochodu lub samochodu udostępnionego do użytku (np. samochód służbowy), limit 4.500 Euro nie obowiązuje.

Ryczałt za dojazdy można zastosować na trasie do pierwszego miejsca pracy tylko raz dziennie, nawet jeśli trasę między domem a pierwszym miejscem pracy pokonują Państwo kilka razy dziennie.

Co to jest ryczałt za dojazdy?

Co to jest pierwsze miejsce pracy?

Pierwsze miejsce pracy to stałe miejsce pracy, do którego pracownik jest trwale przypisany. Przypisanie to następuje zazwyczaj przez pracodawcę na podstawie umów o pracę lub umów służbowych, niezależnie od tego, czy są one pisemne, czy ustne. Nawet bez wyraźnego przypisania praca jest uważana za stałą, jeśli:

• jest nieokreślona („do odwołania”),
• trwa przez cały okres zatrudnienia lub
• trwa dłużej niż 48 miesięcy

w miejscu pracy.

Kilka miejsc pracy

Jeśli mają Państwo kilka miejsc pracy, zakład pracy jest uważany za „pierwsze miejsce pracy”, jeśli:

• zazwyczaj pracują tam Państwo codziennie,
• co najmniej dwa pełne dni robocze w tygodniu lub
• spędzają tam Państwo co najmniej jedną trzecią regularnego czasu pracy.

Inne możliwe "pierwsze miejsca pracy"

"Pierwsze miejsce pracy" może być również:

• stała placówka powiązanej firmy (np. spółki zależnej),
• miejsce pracy klienta, jeśli pracują tam Państwo na stałe,
• placówka edukacyjna, do której uczęszczają Państwo na studia stacjonarne lub pełnoetatowe szkolenie.

Nieuznawane jako "pierwsze miejsce pracy":

• pojazdy, samoloty lub statki (ponieważ nie są stałe),
• domowe biuro (nie jest placówką pracodawcy).

Ryczałt za dojazdy do pierwszego miejsca pracy

Za dojazdy do pierwszego miejsca pracy pracownicy mogą ubiegać się tylko o ryczałt za dojazdy:

• 0,30 EUR za kilometr odległości do 20 km,
• 0,38 EUR od 21. kilometra.

Szczególny przypadek: osoby prowadzące działalność na własny rachunek

W przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek, które pracują na stałe u jednego klienta, Sąd Finansowy w Nadrenii-Palatynacie orzekł, że również one mogą stosować tylko ryczałt za dojazdy (0,30 EUR za kilometr). Koszty podróży nie mogą być w tym przypadku odliczane według stawki dziennej za podróż służbową (0,30 EUR za przejechany kilometr) ani według rzeczywistych kosztów (wyrok z 19 czerwca 2024 r., 1 K 1219/21). Odwołanie jest w toku przed Federalnym Trybunałem Finansowym (sygn. akt VIII R 15/24).

Co to jest pierwsze miejsce pracy?

Jak wprowadzić różne trasy w przypadku zmiany pracodawcy?

Jeśli w ciągu roku podatkowego zmieniłeś pracodawcę, zazwyczaj zmienia się również dzienna odległość do pokonania, a tym samym wysokość ryczałtu za dojazdy.

Jeśli w ciągu roku zmieniłeś pracodawcę, możesz łatwo wprowadzić kilka pierwszych miejsc pracy:

"Pierwsze miejsce pracy u poprzedniego pracodawcy"

• Odległość 30 km, 80 dni roboczych, tydzień 5-dniowy

"Pierwsze miejsce pracy u nowego pracodawcy"

• Odległość 15 km, 150 dni roboczych, tydzień 5-dniowy

Jak wprowadzić różne trasy w przypadku zmiany pracodawcy?

Gdzie wpisuję koszty dojazdu, jeśli korzystałem z różnych środków transportu?

Jeśli dojeżdżasz do pracodawcy różnymi środkami transportu (samochód/transport publiczny/uczestnik carpoolingu), wprowadź je najlepiej jako dwa oddzielne wpisy, np.:

"Pierwsze miejsce pracy, środek transportu samochód"

• Odległość 25 km, 164 dni robocze, tydzień 5-dniowy

"Pierwsze miejsce pracy, środek transportu transport publiczny"

• Odległość 25 km, 66 dni roboczych, tydzień 5-dniowy

Gdzie wpisuję koszty dojazdu, jeśli korzystałem z różnych środków transportu?

Jak uwzględnia się koszty dojazdu w przypadku carpoolingu?

Jeśli na codzienną drogę do pracy tworzone są wspólne dojazdy, każdy uczestnik wspólnego dojazdu może skorzystać z ryczałtu za odległość.

Objazdy w celu odbioru i odwiezienia pasażerów nie są uwzględniane przy obliczaniu odległości. Dla kierowcy koszty przejazdu można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu w nieograniczonej wysokości. Natomiast dla pasażerów maksymalna kwota odliczenia jest ograniczona do 4.500 Euro.

Jak uwzględnia się koszty dojazdu w przypadku carpoolingu?

Jak prawidłowo wpisać koszty dojazdu, jeśli zmienia się liczba moich dni pracy?

Poprawne wpisanie kosztów dojazdu przy zmianie dni pracy

Jeśli w ciągu roku zmienia się liczba dni pracy w tygodniu, należy odpowiednio podzielić koszty dojazdu w zeznaniu podatkowym. Oto przykład, jak dokonać wpisów:

1. Rejestracja różnych okresów pracy

Jeśli w jednym roku miał Pan/i tydzień pracy 5-dniowy, a później 6-dniowy, należy utworzyć dwa wpisy dotyczące kosztów dojazdu:

• Okres z 5-dniowym tygodniem pracy:
  
  • Odległość: 15 km, Dni pracy: 115 dni, Uwagi: 5-dniowy tydzień pracy
• Okres z 6-dniowym tygodniem pracy:
  
  • Odległość: 15 km, Dni pracy: 140 dni, Uwagi: 6-dniowy tydzień pracy

2. Ryczałt za dojazdy

Ryczałt za dojazdy wynosi 30 centów za kilometr. Od 21. kilometra obowiązują wyższe stawki:

• 2021: 35 centów od 21. kilometra
• Od 2022: 38 centów od 21. kilometra

3. Podanie dni urlopu i choroby

Aby prawidłowo uwzględnić ryczałt za dojazdy, należy podać rzeczywiste dni pracy. Urząd skarbowy może również zażądać informacji o dniach urlopu i choroby.

4. Home office i zaświadczenie od pracodawcy

Jeśli pracował/a Pan/i w home office, można ubiegać się o 6 Euro dziennie jako koszty uzyskania przychodu (maks. 1.260 Euro rocznie). W takim przypadku nie można wpisywać kosztów dojazdu. W wielu przypadkach wymagane jest również zaświadczenie od pracodawcy potwierdzające dni pracy.

5. Nieprzekraczalne granice urzędów skarbowych

Urzędy skarbowe akceptują następujące przejazdy bez dowodu:

• 5-dniowy tydzień pracy: 220 do 230 przejazdów
• 6-dniowy tydzień pracy: 260 do 280 przejazdów

Te nieprzekraczalne granice nie są jednak prawnie wiążące. Służą jedynie jako orientacja i nie ma prawnego roszczenia, że urząd skarbowy automatycznie je zaakceptuje.

Jak prawidłowo wpisać koszty dojazdu, jeśli zmienia się liczba moich dni pracy?

Czy mogę odliczyć wynajęty parking w celach służbowych?

Normalnie koszty parkingu są objęte ryczałtem za dojazdy. Jeśli jako pracownik wynajmujesz parking w pobliżu miejsca pracy, nie powstają żadne koszty uzyskania przychodu podlegające odliczeniu. Koszty parkingu (opłaty parkingowe, koszty parkingu) są objęte ryczałtem za dojazdy.

Jak zawsze, istnieją jednak wyjątki: Jeśli w ramach podwójnego gospodarstwa domowego, pracy w delegacji, z powodu (udokumentowanej) niepełnosprawności lub nieuniknionych okoliczności nie możesz zrezygnować z parkingu, możesz odliczyć udokumentowane i uzasadnione wydatki od podatku.

Czy mogę odliczyć wynajęty parking w celach służbowych?