Noi sume forfetare pentru diurnă și cazare 2025

Ministerul Federal de Finanțe (BMF) a publicat noile sume forfetare pentru diurnă și cazare pentru călătorii de afaceri în străinătate pentru anul calendaristic 2025. Aceste sume forfetare sunt, de asemenea, relevante din punct de vedere fiscal în cadrul gospodăriei duble în străinătate atât pentru angajați, cât și pentru angajatori.

Diurne

• Angajații pot solicita sumele forfetare pentru diurnă ca cheltuieli profesionale, cu condiția ca acestea să nu fie rambursate de angajator fără impozit.
• Nu este permisă deducerea costurilor reale de masă – se aplică exclusiv suma forfetară.
• Angajatorii pot rambursa sumele forfetare fără impozit.

Sume forfetare pentru cazare

• Sumele forfetare pentru cazare nu pot fi deduse ca cheltuieli profesionale.
• Acestea pot fi însă rambursate de angajator fără impozit – chiar și atunci când angajatul nu a avut costuri de cazare sau acestea au fost mai mici (de exemplu, cazare la prieteni).
• Dacă costurile reale de cazare sunt mai mari decât suma forfetară, diferența poate fi dedusă ca cheltuieli profesionale cu dovada corespunzătoare.

Sume forfetare actualizate din 2025

Prin scrisoarea BMF din 23 octombrie 2024, sumele forfetare pentru cheltuieli suplimentare de masă și costuri de cazare au fost ajustate pentru numeroase țări. Modificările se aplică de la 1 ianuarie 2025.

Găsiți scrisoarea completă a BMF cu toate sumele forfetare specifice fiecărei țări aici: Scrisoarea BMF din 23.10.2024

Din 2025 se aplică noi sume forfetare pentru următoarele țări:

Afganistan, Guineea Ecuatorială, Azerbaidjan, Bahrain, Barbados, Belgia, Bosnia și Herțegovina, Brazilia, Costa Rica, Danemarca, Republica Dominicană, Djibouti, El Salvador, Fiji, Finlanda, Georgia, Ghana, Guineea, India, Indonezia, Irak, Irlanda, Islanda, Israel, Italia, Japonia, Camerun, Canada, Kenya, Columbia, Cuba, Liban, Madagascar, Malaezia, Mali, Maroc, Mauritius, Mexic, Moldova, Mongolia, Muntenegru, Mozambic, Noua Zeelandă, Nigeria, Macedonia de Nord, Norvegia, Pakistan, Panama, Paraguay, Peru, Filipine, Polonia, România, Suedia, Elveția, Serbia, Sierra Leone, Slovacia, Spania, Sri Lanka, Sudanul de Sud, Tanzania, Togo, Trinidad și Tobago, Ciad, Tunisia, Turcia, Uganda, Ucraina, Ungaria, Uruguay, SUA, Statul Vatican, Venezuela, Republica Centrafricană, Cipru.

Notă

Aplicarea sumelor forfetare presupune respectarea timpilor minimi de absență în cazul activităților externe. Diurnele se aplică numai pentru o absență de mai mult de 8 ore sau în cazul călătoriilor de mai multe zile.

Noi sume forfetare pentru diurnă și cazare 2025

Diurna pentru șoferii profesioniști: Ce se aplică în 2025?

Șoferii profesioniști care înnoptează în cabina camionului lor pot solicita, începând cu 1 ianuarie 2020, o sumă forfetară fiscală pentru nopți. Astfel, nu mai este necesară estimarea costurilor reale.

Începând cu 1 ianuarie 2024, suma forfetară pentru nopți este de 9 Euro pe zi calendaristică (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Această sumă forfetară poate fi aplicată în plus față de suma forfetară pentru masă ca cheltuieli profesionale.

La ce se referă suma forfetară?

Suma forfetară pentru nopți acoperă costurile suplimentare tipice care apar atunci când șoferii înnoptează în camion. Acestea includ, de exemplu:

• Taxe pentru dușuri și toalete la benzinării
• Taxe de parcare și depozitare
• Costuri pentru curățarea cabinei de dormit

Când poate fi aplicată suma forfetară?

Suma forfetară poate fi aplicată pentru:

• ziua de sosire sau plecare a unei activități profesionale în afara locației
• fiecare zi calendaristică cu o absență completă de 24 de ore, indiferent dacă este în țară sau în străinătate

Important: Nu contează cât de mari sunt cheltuielile reale – este suficient să fi existat costuri în principiu. Cei care pot dovedi costuri de cazare mai mari pot aplica în schimb aceste costuri. Totuși, nu este permisă combinarea sumei forfetare cu dovezi individuale – trebuie să vă decideți în mod uniform pentru un întreg an calendaristic.

Neclaritate în aplicare – Decizia BFH este în așteptare

În lege se precizează că suma forfetară se aplică pentru „zilele calendaristice în care angajatul ar putea solicita o sumă forfetară pentru masă“. Aceasta ridică întrebarea:

Se aplică suma forfetară și atunci când șoferul nu a înnoptat în camion, de exemplu, în zilele de sosire sau plecare?

Tribunalul Fiscal din Turingia a decis că suma forfetară se aplică doar pentru nopțile efective în camion (hotărârea din 18.06.2024, Az. 2 K 534/22).

Dacă acest lucru va rămâne așa, trebuie clarificat definitiv de către Curtea Federală de Finanțe (Az. VI R 6/25).

Diurna pentru șoferii profesioniști: Ce se aplică în 2025?

Ce pot deduce pentru o activitate externă?

În cazul activităților profesionale în deplasare, următoarele costuri pot fi deduse ca cheltuieli profesionale:

• Costuri de transport
• Indemnizații de masă
• Costuri de cazare
• Costuri suplimentare de călătorie

Notă: Indemnizațiile de masă pot fi deduse doar pentru primele trei luni ale unei activități pe termen lung în deplasare.

Costuri de transport

Puteți deduce fie costurile reale de transport, fie, în cazul utilizării propriei mașini, indemnizația de 0,30 Euro pe kilometru parcurs.

Indemnizații de masă

• 14 Euro pentru absență de peste 8 până la 24 de ore
• 28 Euro pentru absență de 24 de ore

Se ia în considerare timpul de la părăsirea locuinței sau a primului loc de muncă – și timpii de călătorie sunt relevanți.

Costuri de cazare

• În primele 48 de luni: deductibile nelimitat
• Începând cu luna 49 (doar pentru călătorii interne): maximum 1.000 Euro pe lună
• În străinătate: fără limită

Costuri suplimentare de călătorie

Sunt deductibile, de exemplu:

• Călătorii la fața locului (taxi, mașină închiriată)
• Taxe de autostradă, feribot sau parcare
• Bacșișuri
• Costuri telefonice sau de internet de natură profesională

Indemnizație de cazare pentru șoferii profesioniști

Șoferii profesioniști pot solicita, pe lângă indemnizația de masă, o indemnizație de cazare de 9 Euro pe zi calendaristică (din 2024) – pentru zilele cu absență de 24 de ore sau pentru zilele de sosire/plecare.

Atenție: litigiu privind indemnizația

Indemnizația se acordă și fără cazare efectivă în camion este în prezent subiectul unei proceduri la Curtea Federală de Finanțe (Az. VI R 6/25).

Exemplu de caz: Un șofer profesionist a solicitat indemnizația pentru 220 de zile, deși a dormit în camion doar 166 de zile. Administrația fiscală a recunoscut indemnizația doar pentru aceste 166 de zile. Tribunalul Fiscal din Turingia a confirmat această decizie (hotărârea din 18.06.2024, 2 K 534/22).

Baza legală: § 9 alin. 1 fraza 3 nr. 5b EStG solicită o cazare efectivă pentru ca indemnizația să fie luată în considerare fiscal.

Ce pot deduce pentru o activitate externă?

Ce se poate deduce în cazul mai multor locuri de muncă?

Dacă, datorită contractului de muncă, trebuie să vă desfășurați activitatea la două sau mai multe locuri de muncă, de exemplu, la sediul principal și într-o filială, unul dintre acestea trebuie desemnat ca "primul loc de muncă". Angajatorul poate face acest lucru în baza dreptului său de a da instrucțiuni. Sau este decisivă durata timpului de lucru: O unitate de lucru este considerată "primul loc de muncă" dacă, conform contractului de muncă, lucrați acolo

• de obicei zilnic sau
• două zile lucrătoare complete pe săptămână sau
• cel puțin o treime din timpul de lucru regulat convenit.

În cazul în care mai multe locuri de muncă îndeplinesc condițiile pentru un "prim loc de muncă" în ceea ce privește durata activității sau timpul de lucru, se aplică următoarea regulă:

• Primul loc de muncă este cel desemnat de angajator. Acesta nu trebuie să fie locul de muncă unde vă desfășurați cea mai mare parte a activității sau cea mai importantă activitate din punct de vedere calitativ.
• Dacă angajatorul nu își exercită dreptul de a desemna sau dacă desemnarea nu este clară, primul loc de muncă este considerat cel mai apropiat de domiciliul angajatului.

Ce se poate deduce fiscal?

• Călătoriile între domiciliu și "primul loc de muncă" pot fi deduse doar cu indemnizația de distanță.
• Activitatea la celelalte locuri de muncă este considerată activitate externă, astfel încât călătoriile pot fi deduse cu indemnizația de călătorie de serviciu (30 de cenți pe km parcurs) sau cu costurile reale.
• De asemenea, indemnizațiile de masă pot fi deduse ca cheltuieli profesionale sau rambursate de angajator fără impozit, cu condiția ca durata absenței să fie de cel puțin 8 ore.

Ce se poate deduce în cazul mai multor locuri de muncă?

Când se consideră activitate externă?

O activitate externă are loc atunci când lucrați temporar în afara locuinței și a "primului loc de muncă" din motive profesionale.

O activitate externă este "temporară" dacă se preconizează că vă veți întoarce la primul loc de muncă și vă veți continua activitatea acolo.

• Un angajat poate avea un singur "prim loc de muncă" per raport de muncă. Orice activitate desfășurată în afara primului loc de muncă este considerată activitate externă.
• În anumite cazuri, angajatul poate să nu aibă un prim loc de muncă. În acest caz, activitatea profesională este în întregime o activitate externă. Acest lucru este valabil pentru șoferi profesioniști, taximetriști, mecanici de locomotivă și însoțitori de tren, piloți și însoțitori de zbor.
• Dacă lucrați pe un vehicul: Fiecare nouă călătorie reprezintă o nouă activitate externă.
• Dacă întrerupeți misiuni de lucru pe termen lung: Dacă întreruperea durează cel puțin patru săptămâni, începe o nouă activitate externă. Acest lucru este important pentru deducerea indemnizațiilor de masă, care sunt luate în considerare doar pentru primele trei luni. Din 2014, motivul întreruperii nu mai contează, astfel încât și vacanțele sau bolile pot duce la un nou început. Până în 2013, o întrerupere din cauza bolii sau a vacanței nu avea niciun impact asupra perioadei de trei luni.

Când se consideră activitate externă?

Ce se poate deduce pentru activitatea pe un vehicul?

Dacă vă desfășurați activitatea profesională într-un vehicul, de obicei nu aveți un "prim loc de muncă", astfel încât munca dumneavoastră este considerată activitate externă. Acest lucru se aplică, printre altele, următoarelor profesii:

• Șoferi profesioniști
• Șoferi de autocare
• Șoferi de autobuz
• Vatmani
• Lucrători în salubritate
• Taximetriști
• Mecanici de locomotivă (cu excepția mecanicilor de locomotivă industrială)

Adesea trebuie să vă prezentați la un loc de preluare pentru a prelua vehiculul. Iată cele mai importante cheltuieli deductibile fiscal pentru astfel de activități:

1. Călătorii între domiciliu și locul de preluare

Pentru aceste călătorii, puteți solicita doar indemnizația de distanță:

• 0,30 Euro pe kilometru de distanță,
• 0,38 Euro de la al 21-lea kilometru de distanță.

2. Indemnizații forfetare pentru masă

Dacă sunteți plecat mai mult de 8 ore de la domiciliu și de la primul loc de muncă, puteți solicita, pe lângă indemnizația de distanță, indemnizații forfetare pentru masă:

• 14 Euro pentru absențe de 8 până la 24 de ore,
• 28 Euro pentru o absență de 24 de ore.

3. Indemnizație forfetară de cazare pentru șoferii profesioniști

Șoferii profesioniști pot deduce o indemnizație forfetară de cazare de 9 Euro pe zi calendaristică (până în 2023: 8 Euro). Această indemnizație se aplică suplimentar la indemnizația forfetară pentru masă și poate fi dedusă pentru următoarele zile:

• Zilele de sosire și plecare,
• fiecare zi calendaristică cu o absență de 24 de ore în timpul unei activități externe în țară sau în străinătate.

Decizii actuale

• Mecanicii de locomotivă industrială au, conform Curții Federale de Finanțe (BFH), un prim loc de muncă la locul de muncă, dar nu un loc de muncă extins (decizia BFH din 1.10.2020, VI R 36/18).
• Lucrătorii în salubritate nu au un prim loc de muncă la depozit, dacă acolo doar ascultă anunțurile de tură și ridică documentele vehiculului (decizia BFH din 2.9.2021, VI R 25/19).
• Indemnizație forfetară de cazare doar în cazul unei cazări efective: Conform Tribunalului Fiscal din Turingia, șoferii profesioniști au dreptul la indemnizație doar dacă dorm în vehicul (decizia din 18.06.2024, 2 K 534/22). BFH va decide în mod final (Az. VI R 6/25).

Ce se poate deduce pentru activitatea pe un vehicul?

Ce se aplică în cazul acordării de mese de către angajator?

În cazul activităților externe, cum ar fi evenimente de formare, seminarii, conferințe, evenimente de vânzări etc., participanții sunt adesea hrăniți pe cheltuiala angajatorului, fie direct de către angajator, fie la cererea acestuia de către un terț, de exemplu hotelul de conferințe sau o firmă de catering.

Beneficiarul acestui avantaj este responsabil față de fisc.

Indemnizația de masă relevantă este redusă. Reducerea este de 20 % pentru un mic dejun și de 40 % pentru un prânz sau o cină din indemnizația de masă completă. O impozitare cu valoarea oficială a beneficiului în natură are loc doar în mod excepțional, dacă angajatul nu poate deduce indemnizațiile de masă ca cheltuieli profesionale, de exemplu, în cazul unei absențe de sub 8 ore sau în cazul unei activități externe pe termen lung după expirarea perioadei de trei luni. Valoarea limită pentru o "masă obișnuită" este de 60 Euro.

Ce se aplică în cazul acordării de mese de către angajator?

Ce pot deduce ca alte cheltuieli de călătorie?

Pe lângă costurile de transport, sumele forfetare pentru cazare și masă, puteți deduce și alte costuri care v-au fost generate în legătură cu activitatea în deplasare. Acestea includ, printre altele:

• Taxe de parcare, taxe de autostradă, chirie pentru garaj
• Taxe telefonice pentru convorbiri de serviciu
• Taxe de intrare la evenimente profesionale
• Taxe de depozitare bagaje
• Costuri pentru achiziționarea de valută și pierderi la răscumpărare
• Despăgubiri ca urmare a accidentelor rutiere
• Daune la bagajele de călătorie
• Furtul de obiecte (obiecte utilizate în scop profesional, obiecte personale luate în scop profesional, obiecte personale necesare pentru călătorie)

Nu se rambursează pierderea de bani sau bijuterii.

Pentru multe costuri suplimentare de călătorie nu există chitanțe. Le puteți totuși revendica în declarația fiscală. Întocmiți un document propriu cu locul, data, tipul și suma cheltuielii și depuneți-l.

Ce pot deduce ca alte cheltuieli de călătorie?

Ce se aplică în cazul activităților externe în străinătate?

În cazul activităților externe în străinătate, se aplică câteva particularități fiscale:

(1) Sume forfetare pentru diurnă: Acestea variază în funcție de țară. Pentru orașele deosebit de scumpe se stabilesc sume separate. Sumele forfetare sunt derivate din Legea federală privind indemnizațiile de călătorie și sunt anunțate periodic de Ministerul Federal de Finanțe.

• Pe zi întreagă de absență, suma forfetară specifică țării este de 120% și
• pentru zilele cu o absență de peste 8 ore, precum și pentru
• zilele de sosire și plecare, 80% din cele mai mari diurne pentru străinătate.

(2) Mese la bord: La zboruri, prețul biletului include de obicei mese la bord. Dacă factura pentru biletul de avion este emisă pe numele angajatorului și este rambursată de acesta, se aplică următoarele:

Mesele gratuite la bord sunt considerate "masă oferită de angajator". Aceasta înseamnă că suma forfetară pentru diurnă trebuie redusă cu 40% pentru prânz sau cină și cu 20% pentru mic dejun. Reducerea sumei forfetare pentru diurnă nu se aplică dacă, pe baza tarifului de transport ales, este clar că este vorba doar de un serviciu de transport fără mese gratuite.

(3) Mai multe țări: Dacă în cadrul activității externe vizitați mai multe țări, suma forfetară pentru diurnă se bazează întotdeauna pe țara pe care o atingeți ultima înainte de ora 24:00, ora locală. În schimb, în ziua de întoarcere, este relevantă țara în care ați lucrat ultima dată - și nu Germania. Acest lucru se aplică și dacă continuați activitatea externă în Germania, de exemplu, vizitând un client în Germania.

(4) Sume forfetare pentru cazare: În cazul cazării în străinătate, sumele forfetare specifice țării pentru cazare nu mai pot fi deduse ca cheltuieli profesionale, ci doar rambursate de angajator fără impozit. Dacă activitatea externă în străinătate durează mai mult de patru ani, nu există - spre deosebire de Germania - o limitare a costurilor de cazare deductibile la 1.000 Euro pe lună pentru cele 48 de luni.

Ce se aplică în cazul activităților externe în străinătate?

Ce ar trebui să știu despre noua limită de 48 de luni?

Principiu: Ce înseamnă limita de 48 de luni?

Din 2014, pentru activități externe se aplică așa-numita limită de 48 de luni. Aceasta este decisivă pentru a stabili dacă există un prim loc de muncă sau dacă cheltuielile de călătorie (costuri de transport, cazare, costuri suplimentare și indemnizații de masă) pot fi deduse integral ca cheltuieli profesionale.

1. Limita de 48 de luni la primul loc de muncă

Un prim loc de muncă este o unitate fixă la care angajatul este atribuit permanent. O astfel de atribuire se presupune dacă angajatul este acolo:

• pe perioadă nedeterminată („până la noi ordine“),
• pe toată durata contractului de muncă sau
• de la început pentru o perioadă mai mare de 48 de luni

Sfat: Dacă atribuirea este de maximum 48 de luni, nu există un prim loc de muncă. Aceasta înseamnă: costurile de transport, indemnizațiile de masă și costurile de cazare pot fi deduse ca cheltuieli profesionale conform principiilor de costuri de călătorie sau rambursate fără impozit.

2. Limita de 48 de luni pentru activități la sediul clientului

Și la sediul unui client (de exemplu, în cazul muncii temporare sau al proiectelor) poate exista un prim loc de muncă – în special dacă angajatul:

• este atribuit de la început pentru mai mult de 48 de luni sau
• pe toată durata contractului de muncă
• la sediul clientului.

3. Limita de 48 de luni pentru costurile de cazare

Din 2014, costurile de cazare pentru activități externe pot fi deduse integral doar pentru 48 de luni. Începând cu luna a 49-a, acestea sunt limitate la 1.000 Euro lunar – însă doar pentru activități în țară.

Sfat: O întrerupere de cel puțin șase luni resetează perioada de 48 de luni.

4. Jurisprudența actuală privind limita de 48 de luni

Tribunalul Fiscal Münster a decis: Chiar și misiunile multiple pe perioade determinate de < 48 de luni nu duc la presupunerea unui prim loc de muncă – chiar dacă misiunea totală durează mai mult de 48 de luni (FG Münster, 25.03.2019, 1 K 447/16).

5. Particularități pentru lucrătorii temporari

Lucrătorii temporari sunt angajați la împrumutător, dar lucrează la împrumutat. Punct de dispută: Pot fi deduse costurile de transport la locul de muncă conform principiilor de costuri de călătorie sau doar cu indemnizația de distanță (indemnizația de navetist)?

Poziția administrației fiscale

• Primul loc de muncă este la împrumutat dacă există o atribuire permanentă – adică:
  • pe perioadă nedeterminată,
  • pe durata contractului de muncă sau
  • de la început pentru 48 de luni
• Costurile de transport pot fi deduse doar cu indemnizația de distanță (scrisoarea BMF din 25.11.2020, BStBl 2020 I S. 1228).

Decizia Curții Federale Fiscale (BFH)

BFH a decis pe 17.06.2025 (Az. VI R 22/23): O atribuire pe perioadă nedeterminată pentru lucrătorii temporari nu este posibilă din cauza Legii privind detașarea de personal (AÜG).

• Conform § 1 Abs. 1b AÜG, un lucrător temporar poate lucra maxim 18 luni la același împrumutat.
• O atribuire permanentă este astfel exclusă prin lege – și, prin urmare, și presupunerea unui prim loc de muncă la împrumutat.

Exemplu de caz (BFH VI R 22/23)

Un lucrător temporar a fost angajat pe perioadă nedeterminată la o firmă de muncă temporară din 28.11.2015 și din 2015 pentru peste trei ani la un împrumutat. El și-a dedus costurile de transport conform principiilor de costuri de călătorie, dar administrația fiscală a recunoscut doar indemnizația de distanță. BFH a dat dreptate reclamantului:

• Chiar și pentru misiuni înainte de 01.04.2017, nu există o atribuire permanentă.
• Chiar și în cazul misiunilor repetate pe perioade determinate, nu se creează un prim loc de muncă.

Alte hotărâri judecătorești

Deja pe 20.11.2024, Tribunalul Fiscal Düsseldorf a decis similar (Az. 15 K 1490/24 E). Deși a fost depus un recurs, acesta a fost retras ulterior de administrația fiscală – aparent în recunoașterea opiniei BFH.

Sfat pentru lucrătorii temporari

Chiar și în cazul unei misiuni mai lungi la același împrumutat: Verificați dacă există o atribuire permanentă în sens fiscal. În multe cazuri, costurile de transport pot fi deduse conform principiilor de costuri de călătorie.

Notă: Administrația fiscală nu recunoaște încă reglementările legale ale AÜG în dreptul fiscal. Cu toate acestea, jurisprudența BFH oferă o bază solidă pentru contestații.

Ce ar trebui să știu despre noua limită de 48 de luni?