Ob Homeoffice, mobiles Arbeiten oder berufliche Weiterbildung: Viele Arbeitnehmer nutzen heute eigene Computer, Notebooks oder Tablets für berufliche Zwecke. Wer einen PC steuerlich absetzen möchte, kann die Kosten als Werbungskosten geltend machen. Dabei gelten seit 2021 deutlich günstigere Abschreibungsregeln.
Besonders wichtig: Die Anschaffungskosten können häufig sofort im Jahr des Kaufs vollständig abgezogen werden. Der folgende Überblick zeigt, wann Arbeitnehmer einen PC steuerlich absetzen können, welche Voraussetzungen gelten und worauf das Finanzamt besonders achtet.
Wann ein PC als Arbeitsmittel gilt
Computer, Notebooks und Tablets zählen steuerlich zu den sogenannten Arbeitsmitteln. Grundlage hierfür ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG.
Ein Arbeitsmittel liegt vor, wenn das Gerät beruflich genutzt wird, beispielsweise für Homeoffice-Tätigkeiten, Präsentationen, Kundenkommunikation, Unterrichtsvorbereitung, Fortbildungen, Umschulungen oder eine Nebentätigkeit.
Bei Arbeitnehmern führen die Kosten zu Werbungskosten. Bei Selbstständigen oder Gewerbetreibenden handelt es sich entsprechend um Betriebsausgaben.
Sofortabschreibung seit 2021 möglich
Früher mussten Computer mit höheren Anschaffungskosten regelmäßig über drei Jahre abgeschrieben werden. Das änderte sich durch die Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums.
Seit 2021 gilt für Computer-Hardware und Software grundsätzlich eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr. Dadurch ist praktisch eine Sofortabschreibung möglich.
- Die gesamten Anschaffungskosten können im Jahr des Kaufs abgezogen werden.
- Die Höhe des Kaufpreises spielt grundsätzlich keine Rolle.
- Auch Geräte über 952 Euro brutto können sofort vollständig abgesetzt werden.
Die allgemeine Abschreibung richtet sich nach § 7 Abs. 1 EStG. Für Computer-Hardware und Software lässt die Finanzverwaltung jedoch die einjährige Nutzungsdauer zu.
Welche Geräte begünstigt sind
Die Sofortabschreibung gilt für zahlreiche Geräte der Computer-Hardware, unter anderem:
- Desktop-PCs
- Notebooks und Laptops
- Tablets
- Dockingstations
- Monitore
- Drucker
- Scanner
- Tastaturen und Mäuse
- externe Festplatten
Auch Software ist begünstigt, etwa Office-Programme, Bildbearbeitung, Buchhaltungssoftware, ERP-Software oder Warenwirtschaftssysteme (BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:0013; vgl. Unbegrenzte Sofortabschreibung für Computer und Software).
Nicht begünstigt sind Smartphones. Für Smartphones gilt weiterhin regelmäßig eine längere Nutzungsdauer. Nur wenn die Anschaffungskosten innerhalb der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter liegen, kommt eine Sofortabschreibung nach den allgemeinen Regeln in Betracht.
Berufliche Nutzung entscheidet über den Steuerabzug
Entscheidend ist immer der berufliche Nutzungsanteil. Wird der Computer zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt, sind die Kosten in voller Höhe abziehbar.
Bei privater Mitbenutzung dürfen die Kosten anteilig angesetzt werden. In vielen Fällen akzeptieren Finanzämter einen beruflichen Nutzungsanteil von 50 Prozent, wenn die berufliche Nutzung glaubhaft ist.
Das sogenannte Aufteilungsverbot des § 12 Nr. 1 EStG steht dem anteiligen Abzug bei gemischt genutzten Computern nicht entgegen.
Nachweise gegenüber dem Finanzamt
Arbeitnehmer müssen die berufliche Nutzung glaubhaft machen. Besonders genau schauen Finanzämter häufig bei teuren Geräten, mehreren gleichzeitig angeschafften Geräten oder wenn zusätzlich ein Firmenlaptop vorhanden ist.
Hilfreiche Nachweise können sein:
- eine Bescheinigung des Arbeitgebers
- eine Beschreibung der beruflichen Nutzung
- Homeoffice-Vereinbarungen
- Fortbildungsnachweise
- freiwillige Aufzeichnungen zur Nutzung
Ein sogenanntes PC-Stundenbuch kann sinnvoll sein, ist aber rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass eine schlüssige und glaubhafte Darstellung der beruflichen Nutzung grundsätzlich ausreichen kann.
Keine monatsweise Kürzung im Kaufjahr
Ein großer Vorteil der Sofortabschreibung: Sie gilt auch dann, wenn der Computer erst spät im Jahr gekauft wird.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer kauft im Dezember 2026 ein Notebook für 1.800 Euro und nutzt es vollständig beruflich.
Dann können die gesamten 1.800 Euro noch in der Steuererklärung 2026 als Werbungskosten berücksichtigt werden.
Eine monatsweise Kürzung im Anschaffungsjahr wird nach der Verwaltungsauffassung nicht beanstandet, wenn die Abschreibung sofort in voller Höhe vorgenommen wird.
Keine gesetzliche Pflicht zu Nutzungsaufzeichnungen
Viele Arbeitnehmer sind unsicher, ob sie für den Werbungskostenabzug eines beruflich genutzten Computers detaillierte Nutzungsprotokolle führen müssen. Eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht jedoch nicht.
Für den steuerlichen Werbungskostenabzug von Arbeitsmitteln gibt es keine ausdrücklichen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten über den Umfang der beruflichen und privaten Nutzung. Darauf hat auch das Finanzgericht Baden-Württemberg hingewiesen (Urteil vom 26.7.2000, EFG 2001 S. 352).
Das bedeutet allerdings nicht, dass das Finanzamt keinerlei Nachweise verlangen darf. Arbeitnehmer müssen die berufliche Nutzung weiterhin glaubhaft machen können. In der Praxis genügen dafür häufig nachvollziehbare Erläuterungen zur beruflichen Verwendung, eine Arbeitgeberbescheinigung oder ergänzende Unterlagen zur Homeoffice- oder Außendiensttätigkeit.
Wer einen höheren beruflichen Nutzungsanteil als die häufig akzeptierten 50 Prozent geltend machen möchte, sollte freiwillige Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum führen. Ein detailliertes „PC-Stundenbuch“ kann hilfreich sein, ist aber keine zwingende Voraussetzung für den Werbungskostenabzug.
Computer zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale absetzen
Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass mit der Homeoffice-Pauschale bereits sämtliche Kosten abgegolten sind. Das stimmt nicht.
Arbeitsmittel wie PCs, Notebooks, Tablets, Drucker oder beruflich genutzte Software dürfen zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale steuerlich geltend gemacht werden.
Dadurch lassen sich beide Vorteile kombinieren: die Tagespauschale für das Arbeiten zu Hause und der Werbungskostenabzug für beruflich genutzte Arbeitsmittel.
Gemeinsame Nutzung von Computern durch Ehegatten
Auch die gemeinsame berufliche Nutzung eines Computers durch Ehegatten kann steuerlich berücksichtigt werden. Das betrifft insbesondere zusammenveranlagte Ehepaare, die denselben häuslichen PC oder Laptop für ihre jeweiligen beruflichen Tätigkeiten verwenden.
Nach Auffassung des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz ist der berufliche Nutzungsanteil in solchen Fällen im Wege einer sachgerechten Schätzung auf beide Ehegatten aufzuteilen (Urteil vom 16.9.1998, 6 K 1023/98).
Jeder Ehegatte kann den auf ihn entfallenden beruflichen Anteil dann als eigene Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Voraussetzung bleibt allerdings, dass beide Personen die berufliche Nutzung nachvollziehbar darlegen können.
Gerade bei Homeoffice-Tätigkeiten oder bei gemeinsam genutzten Familiencomputern kann diese Aufteilung in der Praxis weiterhin relevant sein.
Apple-Geräte sind ebenfalls absetzbar
Auch teure Geräte bestimmter Hersteller sind nicht automatisch privat veranlasst. Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass die Nutzung von Apple-Geräten nicht grundsätzlich gegen eine berufliche Verwendung spricht (Urteil vom 8.11.2021, 16 K 11381/18).
Entscheidend ist nicht die Marke, sondern die tatsächliche berufliche Nutzung. Wer einen PC steuerlich absetzen möchte, muss daher vor allem erklären können, wofür das Gerät beruflich gebraucht wird.
Besonderheiten für Selbstständige und Unternehmer
Für Selbstständige gelten die Grundsätze zur beruflichen oder betrieblichen Nutzung entsprechend. Die Aufwendungen führen dann nicht zu Werbungskosten, sondern zu Betriebsausgaben.
Unternehmer müssen voll abgeschriebene Computer regelmäßig weiterhin im Anlageverzeichnis erfassen. Außerdem können sich Unterschiede zwischen Handelsbilanz und Steuerbilanz ergeben, weil die handelsrechtliche Nutzungsdauer nicht zwingend der steuerlichen Vereinfachungsregel folgt.
Fazit: PC steuerlich absetzen ist heute deutlich einfacher
Wer einen PC steuerlich absetzen möchte, profitiert seit 2021 von vereinfachten Regeln. Computer, Notebooks, Tablets und Software können häufig sofort vollständig als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Wichtig bleibt aber die berufliche Nutzung. Je höher der berufliche Anteil und je besser die Nutzung dokumentiert wird, desto geringer ist das Risiko von Rückfragen durch das Finanzamt.
Gerade bei teuren Geräten lohnt sich deshalb eine saubere steuerliche Dokumentation besonders.