Wer für berufliche Reisen seinen privaten Pkw nutzt, kann die Fahrtkosten grundsätzlich als Werbungskosten geltend machen. Das gilt entweder mit der Kilometerpauschale von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer oder unter bestimmten Voraussetzungen mit den tatsächlichen Fahrzeugkosten. Anders kann die steuerliche Beurteilung jedoch ausfallen, wenn dem Arbeitnehmer bereits ein Firmenwagen für dienstliche Fahrten zur Verfügung steht. Das aktuelle Urteil des Bundesfinanzhofs zeigt: Eine Dienstreise mit Privatwagen trotz Firmenwagen kann dazu führen, dass die entstandenen Kosten steuerlich überhaupt nicht berücksichtigt werden.
BFH lehnt Kostenabzug bei privaten Gründen ab
Mit Urteil vom 21.01.2026, Az. VI R 30/24, hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass Aufwendungen für eine Dienstreise mit Privatwagen trotz Firmenwagen regelmäßig nicht als Werbungskosten abziehbar sind, wenn die Nutzung des privaten Fahrzeugs ausschließlich auf privaten Gründen beruht.
Damit widerspricht der BFH der Vorinstanz. Das Niedersächsische Finanzgericht hatte den Kostenabzug mit Urteil vom 18.09.2024, Az. 9 K 183/23, zunächst noch zugelassen.
Der Streitfall: Audi statt Firmenwagen
Ein Ingenieur erhielt von seinem Arbeitgeber einen Multivan, den er sowohl dienstlich als auch privat nutzen durfte. Auch seine Ehefrau war berechtigt, das Fahrzeug zu fahren.
Privat besaß der Arbeitnehmer zusätzlich einen Audi TT RS. Dienstreisen führte er nach eigenen Angaben regelmäßig mit diesem Privatfahrzeug durch. Die dadurch entstandenen Kosten wollte er als Werbungskosten geltend machen.
Nach seiner Berechnung beliefen sich die Fahrzeugkosten des Audi auf 2,28 Euro pro gefahrenem Kilometer. Der Firmenwagen sei dagegen als Familienfahrzeug genutzt worden. Das Finanzamt erkannte die geltend gemachten Fahrtkosten nicht an. Der BFH bestätigte diese Auffassung.
Warum der Werbungskostenabzug versagt wurde
Rechtsgrundlage für die Entscheidung sind § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG und § 9 Abs. 5 Satz 1 EStG. Danach dürfen Aufwendungen steuerlich nicht berücksichtigt werden, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind.
Nach Auffassung des BFH kommt es dabei auf die Umstände des Einzelfalls an. Maßgeblich ist insbesondere die Frage, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Steuerpflichtiger die zusätzlichen Kosten ebenfalls getragen hätte.
- Ein dienstlich nutzbarer Firmenwagen stand zur Verfügung.
- Die Betriebskosten des Firmenwagens wären vom Arbeitgeber getragen worden.
- Die Nutzung des Privatwagens beruhte auf privaten Gründen.
- Ohne die Nutzung des Privatwagens wären dem Arbeitnehmer keine zusätzlichen Fahrtkosten entstanden.
Der BFH sah die entstandenen Fahrtkosten deshalb als unangemessen an. Die private Lebensführung stand im Vordergrund, sodass ein Werbungskostenabzug ausgeschlossen wurde.
Was bedeutet „Über-Kreuz-Nutzung“?
Der BFH spricht in solchen Fällen von einer sogenannten „Über-Kreuz-Nutzung“. Gemeint ist damit, dass der Arbeitnehmer für berufliche Fahrten sein Privatfahrzeug nutzt, während der Firmenwagen tatsächlich privaten Zwecken dient.
Eine solche Gestaltung führt nicht automatisch zum Verlust des Werbungskostenabzugs. Entscheidend ist, warum das private Fahrzeug eingesetzt wird. Beruht die Entscheidung auf privaten Wünschen oder familiären Bedürfnissen, spricht dies gegen die steuerliche Anerkennung.
Berufliche Gründe können den Kostenabzug retten
Das Urteil bedeutet nicht, dass eine Dienstreise mit Privatwagen trotz Firmenwagen immer steuerlich unbeachtlich ist. Ein Werbungskostenabzug kann weiterhin möglich sein, wenn objektive berufliche Gründe für die Nutzung des privaten Fahrzeugs sprechen.
- Das Privatfahrzeug ist für den konkreten dienstlichen Zweck besser geeignet.
- Es müssen umfangreiche Arbeitsmaterialien transportiert werden.
- Der Einsatz des Privatwagens führt zu einer erheblichen Zeitersparnis.
- Der Firmenwagen steht aus dienstlichen Gründen vorübergehend nicht zur Verfügung.
Typische Fälle im Überblick
| Situation | Werbungskostenabzug möglich? |
|---|---|
| Cabrio wird aus persönlichen Vorlieben statt des Firmenwagens genutzt | Nein |
| Firmenwagen wird von Familienmitgliedern privat benötigt | Nein |
| Privatfahrzeug bietet deutlich mehr Ladevolumen für Arbeitsmaterial | Ja, grundsätzlich möglich |
| Dienstreise erfolgt mit der Bahn statt mit dem Firmenwagen | Regelmäßig ja |
| Privatwagen spart erheblich Zeit bei der beruflichen Reise | Im Einzelfall möglich |
Praktischer Hinweis für Arbeitnehmer
Arbeitnehmer sollten genau dokumentieren, warum sie bei einer Dienstreise mit Privatwagen trotz Firmenwagen nicht auf das Dienstfahrzeug zurückgreifen. Je besser die beruflichen Gründe nachweisbar sind, desto eher lässt sich der Werbungskostenabzug gegenüber dem Finanzamt begründen.
Private Motive reichen dagegen nicht aus. Steht ein Firmenwagen zur Verfügung und entstehen bei dessen Nutzung keine eigenen Kosten, wird das Finanzamt künftig besonders prüfen, ob zusätzliche Aufwendungen für ein Privatfahrzeug wirklich beruflich veranlasst waren.
Fazit
Das BFH-Urteil schafft klare Grenzen für die steuerliche Behandlung einer Dienstreise mit Privatwagen trotz Firmenwagen. Wer freiwillig auf den kostenfreien Dienstwagen verzichtet und stattdessen aus privaten Gründen das eigene Fahrzeug nutzt, kann die dadurch entstehenden Kosten grundsätzlich nicht als Werbungskosten abziehen.
Anders kann die Lage aussehen, wenn objektive berufliche Gründe für die Nutzung des Privatwagens sprechen. In diesen Fällen sollten Arbeitnehmer die Gründe sorgfältig festhalten und Belege aufbewahren.