Nowe diety i ryczałty noclegowe 2024

Ministerstwo Finansów opublikowało nowe diety i ryczałty noclegowe na 2024 rok dla służbowych podróży zagranicznych. Wpływają one na sposób, w jaki pracownicy i pracodawcy rozliczają ulgi podatkowe i zwroty.

W przypadku służbowych podróży zagranicznych oraz podwójnego gospodarstwa domowego za granicą Ministerstwo Finansów co roku ogłasza diety i ryczałty noclegowe dla poszczególnych krajów.

• Diety mogą być odliczone przez pracownika jako koszty uzyskania przychodu lub zwrócone przez pracodawcę bez podatku. Nie jest możliwe uwzględnienie rzeczywistych kosztów jako kosztów uzyskania przychodu.
• Ryczałty noclegowe nie mogą być odliczone jako koszty uzyskania przychodu, jednak pracodawca może je zwrócić bez podatku. Odliczeniu podlegają tylko rzeczywiste i udokumentowane koszty noclegu.

Obecnie Ministerstwo Finansów ogłosiło zmienione stawki diet i ryczałtów noclegowych na 2024 rok dla szeregu krajów (Pismo BMF z 21.11.2023).

Bezpodstawna wypłata ryczałtu noclegowego przez pracodawcę jest dozwolona, nawet jeśli faktycznie poniesione koszty noclegu były niższe lub nie było ich wcale, na przykład w przypadku noclegu u znajomych. Jeśli jednak faktyczne koszty noclegu są wyższe, można odliczyć różnicę jako koszty uzyskania przychodu.

Od 2024 roku obowiązują nowe diety i ryczałty noclegowe dla następujących krajów:

Ekwatorialna Gwinea, Australia, Barbados, Brazylia, Hongkong, Dominikana, Dżibuti, Fidżi, Finlandia, Gruzja, Gwinea, Włochy, Kamerun, Kanada, Kuba, Liban, Madagaskar, Maroko, Mauritius, Mongolia, Mozambik, Nowa Zelandia, Norwegia, Paragwaj, Filipiny, Sierra Leone, Hiszpania, Sri Lanka, Sudan Południowy, Trynidad i Tobago, Czad, Tunezja, Watykan, Republika Środkowoafrykańska

Nowe diety i ryczałty noclegowe 2024

Nowy ryczałt za nocleg dla kierowców zawodowych

Od 1.1.2020 obowiązuje ryczałt za nocleg dla kierowców zawodowych, którzy nocują w kabinie sypialnej swojego ciężarówki. Do tego czasu kierowcy mogli jedynie oszacować faktycznie poniesione koszty i odliczyć je jako koszty podróży służbowej lub otrzymać zwrot od pracodawcy. Często ponoszono wydatki na:

• korzystanie z urządzeń sanitarnych (prysznice, toalety) na parkingach,
• czyszczenie kabiny sypialnej.

Od 1.1.2024 ryczałt za nocleg wynosi 9 euro za każdy dzień kalendarzowy (§ 9 ust. 1 zdanie 3 nr 5b EStG). Ryczałt ten obowiązuje dodatkowo do ryczałtu na wyżywienie i może być zgłoszony przez kierowców zawodowych jako koszty uzyskania przychodu.

Obowiązywanie ryczałtu za nocleg

Ryczałt za nocleg można zastosować na:

• dzień przyjazdu lub wyjazdu,
• każdy dzień kalendarzowy z 24-godzinną nieobecnością w ramach służbowej podróży zagranicznej lub krajowej.

Ryczałt zastępuje faktyczne koszty noclegu. Wysokość faktycznych wydatków nie ma znaczenia, o ile kierowca poniósł koszty. Alternatywnie można również zastosować wyższe, udokumentowane koszty. Ważne jest, aby wybór między ryczałtem a faktycznymi wydatkami był jednolity przez cały rok kalendarzowy.

Typowe odliczalne dodatkowe koszty

Do odliczalnych dodatkowych kosztów objętych ryczałtem za nocleg należą między innymi:

• opłaty za toalety i prysznice na parkingach,
• opłaty parkingowe i postojowe,
• koszty czyszczenia kabiny sypialnej.

Nowy ryczałt za nocleg dla kierowców zawodowych

Co mogę odliczyć w przypadku pracy w delegacji?

Odliczalne koszty przy pracy w delegacji

Podczas delegacji służbowych można odliczyć różne wydatki jako koszty uzyskania przychodu, w tym:

• Koszty podróży
• Ryczałty na wyżywienie
• Koszty noclegów
• Koszty dodatkowe związane z podróżą

Ryczałty na wyżywienie są uwzględniane tylko przez pierwsze trzy miesiące długoterminowej delegacji.

1. Koszty podróży

Koszty podróży można odliczyć na podstawie rzeczywistych kosztów lub, w przypadku korzystania z własnego samochodu, według stawki ryczałtowej za podróże służbowe (30 centów za przejechany kilometr).

2. Ryczałty na wyżywienie

• 14 Euro przy nieobecności od 8 do 24 godzin.
• 28 Euro przy nieobecności 24 godziny.

Liczy się czas, w którym jesteś poza swoim głównym miejscem zamieszkania i pierwszym miejscem pracy. Uwzględnia się również czasy podróży.

3. Koszty noclegów

Koszty noclegów można odliczyć w pełnej wysokości przez pierwsze 48 miesięcy. Następnie obowiązuje limit 1.000 Euro miesięcznie, który dotyczy jednak tylko noclegów w Niemczech. Za granicą nie ma ograniczeń.

4. Koszty dodatkowe związane z podróżą

Dodatkowo można odliczyć różne koszty dodatkowe, w tym:

• Przejazdy w miejscu docelowym (np. taksówka, wynajem samochodu)
• Opłaty za autostrady lub promy
• Opłaty parkingowe
• Napiwki
• Koszty telefoniczne lub korespondencja służbowa.

Ryczałt za nocleg dla kierowców zawodowych

Kierowcy zawodowi mogą ubiegać się o ryczałt w wysokości 9 Euro za dzień kalendarzowy (do 2023: 8 Euro) dodatkowo do ryczałtu na wyżywienie. Dotyczy to dni przyjazdu i wyjazdu oraz dni kalendarzowych z 24-godzinną nieobecnością w ramach delegacji.

Co mogę odliczyć w przypadku pracy w delegacji?

Co można odliczyć w przypadku kilku miejsc pracy?

Jeśli z powodu umowy o pracę musisz wykonywać pracę w dwóch lub więcej miejscach pracy, np. w głównej siedzibie i w filii, jedno z nich musi zostać określone jako "pierwsze miejsce pracy". Może to zrobić pracodawca na podstawie swojego prawa do wydawania poleceń. Decydujący może być również zakres czasu pracy: Miejsce pracy jest uważane za "pierwsze miejsce pracy", jeśli zgodnie z umową o pracę pracujesz tam

• zazwyczaj codziennie lub
• dwa pełne dni robocze w tygodniu lub
• co najmniej jedną trzecią uzgodnionego regularnego czasu pracy.

Jeśli kilka miejsc pracy spełnia warunki "pierwszego miejsca pracy" pod względem czasu trwania pracy lub zakresu czasu pracy, obowiązuje następująca zasada:

• Za pierwsze miejsce pracy uważa się to, które wskaże pracodawca. Nie musi to być miejsce pracy, w którym wykonujesz przeważającą czasowo lub znaczącą jakościowo część swojej pracy zawodowej.
• Jeśli pracodawca nie skorzysta z prawa do określenia lub określenie nie jest jednoznaczne, za pierwsze miejsce pracy uważa się to, które jest najbliżej miejsca zamieszkania pracownika.

Co można odliczyć od podatku?

• Podróże między domem a "pierwszym miejscem pracy" można odliczyć tylko za pomocą ryczałtu za odległość.
• Praca w innych miejscach pracy jest traktowana jako praca w delegacji, więc podróże można odliczyć za pomocą ryczałtu za podróże służbowe (30 centów za km podróży) lub rzeczywistych kosztów.
• Można również odliczyć ryczałty na wyżywienie jako koszty uzyskania przychodu lub otrzymać je od pracodawcy bez podatku, pod warunkiem że czas nieobecności wynosi co najmniej 8 godzin.

Co można odliczyć w przypadku kilku miejsc pracy?

Kiedy występuje praca w delegacji?

Praca w delegacji ma miejsce, gdy tymczasowo pracujesz zawodowo poza swoim domem i „pierwszym miejscem pracy”.

Praca w delegacji jest „tymczasowa”, jeśli planujesz powrócić do swojego pierwszego miejsca pracy i kontynuować tam pracę.

• Pracownik może mieć tylko jedno „pierwsze miejsce pracy” na umowę o pracę. Każda praca poza pierwszym miejscem pracy jest pracą w delegacji.
• W niektórych przypadkach pracownik może nie mieć pierwszego miejsca pracy. Wtedy cała praca zawodowa jest pracą w delegacji. Dotyczy to kierowców zawodowych, taksówkarzy, maszynistów i konduktorów, pilotów i personelu pokładowego.
• Jeśli pracujesz na pojeździe: Każda nowa podróż to nowa praca w delegacji.
• Jeśli przerywasz długoterminowe zlecenia: Jeśli przerwa trwa co najmniej cztery tygodnie, rozpoczyna się nowa praca w delegacji. Ma to znaczenie dla odliczenia diet, które są uwzględniane tylko przez pierwsze trzy miesiące. Od 2014 roku powód przerwy nie ma znaczenia, więc także urlop lub choroba mogą prowadzić do nowego początku. Do 2013 roku przerwa spowodowana chorobą lub urlopem nie miała wpływu na upływ trzymiesięcznego okresu.

Kiedy występuje praca w delegacji?

Co można odliczyć w przypadku pracy na pojeździe?

Jeśli wykonujesz pracę na pojeździe, zazwyczaj nie masz "pierwszego miejsca pracy", więc Twoja praca jest traktowana jako praca w delegacji. Dotyczy to między innymi:

• kierowców zawodowych
• kierowców autokarów turystycznych
• kierowców autobusów liniowych
• motorniczych
• pracowników służb oczyszczania miasta
• taksówkarzy
• maszynistów (z wyjątkiem maszynistów kolei zakładowych)

Często musisz stawić się w miejscu przejęcia, aby przejąć pojazd. Oto najważniejsze koszty podlegające odliczeniu podatkowemu dla takich prac:

1. Dojazdy między domem a miejscem przejęcia

Na te dojazdy możesz zastosować tylko ryczałt za dojazdy:

• 0,30 Euro za kilometr odległości,
• 0,38 Euro od 21. kilometra odległości.

2. Ryczałty na wyżywienie

Jeśli jesteś poza domem i pierwszym miejscem pracy dłużej niż 8 godzin, możesz dodatkowo do ryczałtu za dojazdy zastosować ryczałty na wyżywienie:

• 14 Euro przy 8 do 24 godzinach nieobecności,
• 28 Euro przy nieobecności 24 godzin.

3. Ryczałt za nocleg dla kierowców zawodowych

Kierowcy zawodowi mogą odliczyć ryczałt za nocleg w wysokości 9 Euro za każdy dzień kalendarzowy (do 2023: 8 Euro). Ryczałt ten obowiązuje dodatkowo do ryczałtu na wyżywienie i można go odliczyć za następujące dni:

• dni przyjazdu i wyjazdu,
• każdy dzień kalendarzowy z 24-godzinną nieobecnością podczas pracy w delegacji w kraju lub za granicą.

Aktualne decyzje

• Maszyniści kolei zakładowych mają według Federalnego Trybunału Finansowego (BFH) pierwsze miejsce pracy na terenie zakładu, ale nie na rozległym obszarze pracy (wyrok BFH z 1.10.2020, VI R 36/18).
• Pracownicy służb oczyszczania miasta nie mają pierwszego miejsca pracy na terenie zakładu, jeśli tam tylko słuchają ogłoszeń dotyczących tras i odbierają dokumenty pojazdu (wyrok BFH z 2.9.2021, VI R 25/19).

Co można odliczyć w przypadku pracy na pojeździe?

Co obowiązuje w przypadku zapewnienia posiłków przez pracodawcę?

Podczas pracy poza domem, na przykład na szkoleniach, seminariach, konferencjach, imprezach sprzedażowych itp., uczestnicy są często żywieni na koszt pracodawcy, bezpośrednio przez pracodawcę lub na jego zlecenie przez osobę trzecią, np. hotel konferencyjny lub firmę cateringową.

Ten przywilej jest opodatkowany przez urząd skarbowy.

Odpowiednia dieta na wyżywienie jest obniżana. Obniżka wynosi 20% za śniadanie i 40% za obiad lub kolację od pełnej diety na wyżywienie. Opodatkowanie według urzędowej wartości świadczeń rzeczowych ma miejsce tylko wtedy, gdy pracownik nie może odliczyć diet na wyżywienie jako kosztów uzyskania przychodu, np. w przypadku nieobecności krótszej niż 8 godzin lub w przypadku długoterminowej pracy poza domem po upływie trzymiesięcznego okresu. Granica dla "zwykłego wyżywienia" wynosi 60 Euro.

Co obowiązuje w przypadku zapewnienia posiłków przez pracodawcę?

Co mogę odliczyć jako dodatkowe koszty podróży?

Oprócz kosztów podróży, diet na noclegi i wyżywienie, możesz również odliczyć inne koszty związane z pracą poza miejscem zamieszkania. Należą do nich między innymi:

• Opłaty parkingowe, opłaty drogowe, wynajem garażu
• Opłaty telefoniczne za rozmowy służbowe
• Opłaty za wstęp na wydarzenia służbowe
• Opłaty za przechowywanie bagażu
• Koszty zakupu walut i straty przy ich odsprzedaży
• Odszkodowania w wyniku wypadków drogowych
• Uszkodzenia bagażu podróżnego
• Kradzież przedmiotów (przedmioty używane służbowo, prywatne przedmioty zabrane do celów służbowych, niezbędne osobiste przedmioty podróżne)

Nie zostanie zwrócona utrata pieniędzy lub biżuterii.

W przypadku wielu dodatkowych kosztów podróży nie ma dowodów. Możesz je mimo to uwzględnić w zeznaniu podatkowym. Sporządź w tym celu własny dokument z miejscem, datą, rodzajem i kwotą wydatku i dołącz go.

Co mogę odliczyć jako dodatkowe koszty podróży?

Co obowiązuje w przypadku pracy w delegacji za granicą?

W przypadku pracy w delegacji za granicą obowiązują niektóre szczególne zasady podatkowe:

(1) Ryczałty na wyżywienie: Są one różne w zależności od kraju. Dla szczególnie drogich miast ustalane są nawet odrębne kwoty. Ryczałty są oparte na Federalnej Ustawie o Podróżach Służbowych i są okresowo ogłaszane przez Federalne Ministerstwo Finansów.

• Za każdy pełny dzień nieobecności obowiązuje ryczałt na wyżywienie specyficzny dla danego kraju w wysokości 120%, a
• w dni z nieobecnością powyżej 8 godzin oraz w
• dniach przyjazdu i wyjazdu odpowiednio 80% najwyższych diet zagranicznych.

(2) Wyżywienie na pokładzie: Podczas podróży lotniczych w cenę biletu często wliczone jest wyżywienie na pokładzie. Jeśli faktura za bilet lotniczy jest wystawiona na pracodawcę i przez niego zwracana, obowiązuje następująca zasada:

Bezpłatne wyżywienie na pokładzie jest traktowane jako "posiłek zapewniony przez pracodawcę". Oznacza to, że ryczałt na wyżywienie należy obniżyć o 40% za obiad lub kolację oraz o 20% za śniadanie. Obniżka ryczałtu na wyżywienie nie ma zastosowania, jeśli na podstawie wybranej taryfy transportowej wiadomo, że jest to wyłącznie usługa transportowa, w ramach której nie są serwowane bezpłatne posiłki.

(3) Kilka krajów: Jeśli w ramach pracy w delegacji odwiedzasz kilka krajów, ryczałt na wyżywienie zależy zawsze od kraju, do którego dotrzesz ostatnio przed godziną 24:00 czasu lokalnego. Natomiast w dniu powrotu decydujące jest państwo, w którym ostatnio pracowałeś - a nie Niemcy. Dotyczy to również sytuacji, gdy kontynuujesz pracę w delegacji w Niemczech, na przykład odwiedzając klienta w Niemczech.

(4) Ryczałty na noclegi: W przypadku noclegów za granicą krajowe ryczałty na noclegi nie mogą być już odliczane jako koszty uzyskania przychodu, lecz mogą być zwracane przez pracodawcę bez podatku. Jeśli od 2014 roku praca w delegacji za granicą trwa dłużej niż cztery lata, w przeciwieństwie do Niemiec, przez 48 miesięcy nie ma ograniczenia odliczanych kosztów zakwaterowania do 1.000 Euro miesięcznie.

Co obowiązuje w przypadku pracy w delegacji za granicą?

Co powinienem wiedzieć o nowej granicy 48 miesięcy?

Co należy wziąć pod uwagę w przypadku 48-miesięcznego limitu przy pracy w delegacji?

W przypadku pracy w delegacji koszty podróży, noclegów i dodatkowe koszty podróży oraz diety mogą być odliczone jako koszty uzyskania przychodu. Od 2014 roku kluczową rolę odgrywa 48-miesięczny limit.

1. 48-miesięczny limit w przypadku pierwszego miejsca pracy

„Pierwsze miejsce pracy“ to stałe miejsce pracy, do którego pracownik jest przypisany na stałe. Stałe przypisanie zakłada się, gdy pracownik:

• jest przypisany na czas nieokreślony („do odwołania“),
• na cały okres zatrudnienia lub
• na okres dłuższy niż 48 miesięcy

Wskazówka: W przypadku tymczasowego przypisania do 48 miesięcy nie ma pierwszego miejsca pracy. W związku z tym koszty podróży według stawek dziennych oraz koszty wyżywienia i noclegów mogą być rozliczane jako koszty uzyskania przychodu lub zwracane bez podatku.

2. 48-miesięczny limit w przypadku pracy w zakładzie klienta

Zgodnie z nowymi przepisami pierwsze miejsce pracy może znajdować się również w zakładzie klienta, np. w przypadku długoterminowych projektów lub pracy tymczasowej. Takie przypisanie ma miejsce, gdy pracownik:

• od początku jest przypisany na okres dłuższy niż 48 miesięcy lub
• na cały okres zatrudnienia

3. 48-miesięczny limit w przypadku kosztów noclegu

Od 2014 roku koszty noclegu przy pracy w delegacji można odliczyć w pełnej wysokości tylko przez 48 miesięcy. Od 49. miesiąca są one ograniczone do 1.000 Euro miesięcznie – jednak tylko w przypadku pracy w kraju.

Wskazówka: Przerwa w pracy trwająca co najmniej sześć miesięcy resetuje 48-miesięczny okres.

Ważne orzecznictwo

Sąd Finansowy w Münster orzekł, że wielokrotne przypisania na czas określony, każde krótsze niż 48 miesięcy, nie stanowią pierwszego miejsca pracy, nawet jeśli całkowity okres pracy przekracza cztery lata (Sąd Finansowy w Münster z 25.3.2019, 1 K 447/16).

Szczególne warunki dla pracowników tymczasowych

Pracownicy tymczasowi są zatrudnieni przez pracodawcę, a nie przez klienta. Mogą mieć pierwsze miejsce pracy tylko wtedy, gdy:

• są zatrudnieni na czas nieokreślony,
• na czas trwania umowy o pracę lub
• dłużej niż 48 miesięcy

Podróże do pierwszego miejsca pracy można rozliczyć tylko według stawki za dojazd. Koszty wyżywienia i dodatkowe koszty podróży nie są uwzględniane. W przypadku krótszych okresów można rozliczać według zasad dotyczących kosztów podróży.

Sąd Finansowy w Dolnej Saksonii orzekł, że koszty podróży również w przypadku zatrudnienia na czas określony można rozliczyć tylko według stawki za dojazd (wyrok z 28.5.2020, 1 K 382/16). Jednak BFH uchylił to orzeczenie (wyrok BFH z 12.5.2022, VI R 32/20). Decydujące jest stosunek pracy między pracownikiem tymczasowym a pracodawcą. Wielokrotne zatrudnienia na czas określony nie stanowią stałego przypisania.

Nowelizacje wynikające z ustawy o pracy tymczasowej (AÜG)

Od 1.4.2017 pracownik tymczasowy może być zatrudniony u tego samego klienta maksymalnie przez 18 miesięcy (§ 1 ust. 1b AÜG). Pojawia się pytanie, czy ta regulacja ma wpływ na ocenę pierwszego miejsca pracy pod względem podatkowym. BFH rozstrzygnie tę kwestię w postępowaniu VI R 22/23.

Osoby zainteresowane powinny złożyć odwołanie od negatywnych decyzji podatkowych i wnioskować o zawieszenie postępowania.

Co powinienem wiedzieć o nowej granicy 48 miesięcy?