Czy mogę odliczyć mój gabinet domowy?

Od 1 stycznia 2023 obowiązują nowe przepisy dotyczące odliczania wydatków na domowe biuro i pracę z domu (tzw. „Homeoffice”). Rozróżnia się dwa przypadki:

1. Biuro jako centrum działalności

Jeśli centrum działalności zawodowej lub gospodarczej znajduje się w biurze domowym, można odliczyć rzeczywiste koszty lub ryczałt w wysokości 1 260 euro rocznie. Wymagany jest oddzielny pokój, niemal wyłącznie wykorzystywany do celów zawodowych. Przepis ten dotyczy np. pisarzy, tłumaczy czy specjalistów IT, którzy pracują głównie z domu.

2. Brak centrum, ale praca z domu

Jeśli praca zawodowa jest częściowo wykonywana z domu, ale biuro domowe nie jest centrum działalności, można odliczyć dzienny ryczałt w wysokości 6 euro za maksymalnie 210 dni (maks. 1 260 euro rocznie). Praca może odbywać się w dowolnym miejscu w mieszkaniu; nie ma szczególnych wymagań dotyczących miejsca pracy.

Szczegóły dotyczące biura jako centrum:

• Ryczałt: Ryczałt roczny w wysokości 1 260 euro obowiązuje przez cały rok i nie musi być udokumentowany.
• Proporcjonalny czas: W przypadku niepełnorocznego użytkowania biura ryczałt jest proporcjonalnie obniżany miesięcznie.
• Osobisty: Ryczałt dotyczy każdej osoby, ale nie można go wykorzystać wielokrotnie dla różnych działań.
• Brak kombinacji: Nie można łączyć ryczałtu rocznego i dziennego za ten sam okres.

Przykłady:

• Przykład 1: A i B wspólnie korzystają z biura. Tylko dla A jest to centrum działalności. A może odliczyć koszty proporcjonalne, B tylko dzienny ryczałt.
• Przykład 2: Oboje korzystają z biura jako centrum. Oboje mogą odliczyć ryczałt w wysokości 1 260 euro.

Homeoffice bez biura

Nawet bez biura podatnicy mogą od 2023 roku odliczyć ryczałt za pracę w domu:

• Ryczałt za homeoffice: 6 euro dziennie, maksymalnie 1 260 euro rocznie.
• Warunki: Nie jest wymagany oddzielny pokój. Ryczałt dotyczy pracy w mieszkaniu, niezależnie od miejsca pracy (np. stół kuchenny).
• Koszty dojazdu: Koszty dojazdu do pierwszego miejsca pracy i ryczałt nie mogą być łączone. W przypadku pracy w terenie dozwolone są koszty podróży i ryczałt, o ile praca odbywa się głównie w domu.

Specjalne przepisy: Brak innego miejsca pracy

Jeśli na stałe nie ma innego miejsca pracy (np. w przypadku nauczycieli), można równolegle odliczyć dzienny ryczałt i koszty dojazdu do pierwszego miejsca pracy.

Przykłady:

• Przykład 1: Inżynier budowlany może odliczyć koszty podróży i dzienny ryczałt, jeśli praca odbywa się głównie w domu.
• Przykład 2: Agent ubezpieczeniowy nie może odliczyć ryczałtu, jeśli większość pracy odbywa się poza domem.

(2024): Czy mogę odliczyć mój gabinet domowy?

Kto może ubiegać się o domowe biuro?

Możliwość odliczenia podatkowego wydatków na domowe biuro i jego wyposażenie zależy od tego, czy biuro stanowi centrum całej działalności zawodowej. Od 2023 roku istnieje opcja wyboru rocznej ryczałtu w wysokości 1.260 Euro zamiast rzeczywistych kosztów. Ryczałt ten może być proporcjonalnie obniżony za każdy pełny miesiąc kalendarzowy, w którym warunki do odliczenia nie są spełnione.

Przepisy te dotyczą w szczególności zawodów takich jak pisarze, tłumacze i specjaliści IT, którzy pracują głównie z domu. Wymagane jest „prawdziwe” domowe biuro, które jest zdefiniowane jako zamknięte pomieszczenie.

W innych sytuacjach można skorzystać z ryczałtu za pracę zdalną, który wynosi 6 Euro dziennie, maksymalnie 1.260 Euro rocznie.

Ponadto wydatki na pomieszczenia wykorzystywane zawodowo w domu mogą być również odliczane od podatku w nieograniczonej wysokości w następujących przypadkach:

• jeśli nie jest to domowe "biuro", np. magazyn, sala wystawowa, sala sprzedaży, studio nagrań u kompozytora, pracownia malarza, kancelaria adwokata, gabinet logopedy.
• jeśli nie jest to "domowe" biuro. Ma to miejsce, gdy pomieszczenie nie jest częścią sfery domowej i nie stanowi jednostki budowlanej z częścią mieszkalną, np. wynajem biura w innym domu, dodatkowo wynajęte pomieszczenie w budynku wielorodzinnym na innym piętrze niż mieszkanie prywatne.
• jeśli biuro jest otwarte na intensywny i stały ruch klientów. W takim przypadku biuro nie jest domowym biurem.
• jeśli pomieszczenie u osób samozatrudnionych jest uważane za zakład pracy. Może to mieć miejsce, gdy biuro znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie pozostałych pomieszczeń zakładowych, np. obok mieszkania mistrza piekarskiego znajdują się piekarnia, sala sprzedaży, pomieszczenie socjalne dla personelu sprzedaży i biuro, w którym prowadzone są prace księgowe.

(2024): Kto może ubiegać się o domowe biuro?

Kiedy domowe biuro jest centrum działalności zawodowej?

W Niemczech istnieje możliwość odliczenia wydatków na domowe biuro od podatku, pod warunkiem że to biuro stanowi centrum Twojej działalności zawodowej. Dotyczy to w szczególności takich zawodów jak pisarze, tłumacze i specjaliści IT, którzy pracują głównie z domu.

Masz dwie opcje odliczenia podatkowego dla swojego biura: możesz odliczyć rzeczywiste koszty związane z biurem lub ryczałt w wysokości 1.260 Euro rocznie. W przypadku ryczałtu kwota zmniejsza się miesięcznie, jeśli warunki do odliczenia nie są spełnione przez cały miesiąc.

Ważne jest, aby podkreślić, że rodzaj dochodów nie ma znaczenia dla traktowania podatkowego Twojego biura. Decydujące jest, czy Twoje biuro jest głównym miejscem wykonywania działalności zawodowej.

Termin "centrum" odnosi się do tego, czy Twoje biuro jest miejscem, w którym odbywają się istotne i kształtujące Twoją pracę zawodową czynności. Czas spędzony w biurze odgrywa drugorzędną rolę. Liczy się znaczenie tych czynności dla Twojego zawodu.

Przykłady, w których domowe biuro może stanowić centrum działalności zawodowej:

1. Kierownik sprzedaży: Kierownik sprzedaży pracujący w terenie, który wykonuje istotne zadania zawodowe, takie jak organizacja procesów operacyjnych w swoim domowym biurze, może uznać je za centrum swojej działalności zawodowej (wyrok BFH z 13.11.2002, VI R 104/01, BStBl II 2004 s. 65).
2. Inżynier: Inżynier, którego praca zawodowa polega na opracowywaniu teoretycznych rozwiązań w swoim biurze, może uznać swoje domowe biuro za centrum swojej działalności, nawet jeśli obsługuje klientów w terenie (wyrok BFH z 13.11.2002, VI R 28/02, BStBl II 2004 s. 59).
3. Konsultant praktyki: Konsultant praktyki, który doradza gabinetom lekarskim w kwestiach ekonomicznych, może uznać swoje domowe biuro za centrum swojej działalności zawodowej, nawet jeśli część czasu pracy spędza w terenie (wyrok BFH z 29.4.2003, VI R 78/02, BStBl II 2004 s. 76).

Przykłady, w których domowe biuro nie stanowi centrum działalności zawodowej:

1. Przedstawiciel handlowy: W przypadku przedstawiciela handlowego główny obszar działalności znajduje się poza domowym biurem, nawet jeśli w biurze wykonywane są niezbędne zadania (wyrok BFH z 13.11.2002, VI R 82/01, BStBl II 2004 s. 62).
2. Pracownik administracyjny: Pracownik administracyjny, który korzysta z biura do pracy dodatkowej, nie ma centrum swojej działalności zawodowej w domowym biurze (wyrok BFH z 23.9.1999, VI R 74/98, BStBl II 2000 s. 7).
3. Lekarka: Lekarka, która sporządza opinie i bada pacjentów poza biurem, nie ma centrum swojej działalności zawodowej w domowym biurze (wyrok BFH z 23.1.2003, IV R 71/00, BStBl II 2004 s. 43).
4. Architekt: W przypadku architekta, który zajmuje się zarówno planowaniem, jak i nadzorem budowlanym, nie można przypisać konkretnego centrum działalności do jego biura (wyrok BFH z 26.6.2003, IV R 9/03, BStBl II 2004 s. 50).
5. Nauczyciele i wykładowcy: Ani nauczyciele, ani wykładowcy nie mają centrum swojej działalności zawodowej w biurze (wyrok BFH z 26.2.2003, VI R 125/01, BStBl II 2004 s. 72 oraz wyrok BFH z 27.10.2011, VI R 71/10, BStBl II 2012 s. 234).
6. Sędzia: Centrum działalności zawodowej sędziego znajduje się w sądzie (wyrok BFH z 8.12.2011, VI R 13/11, BStBl II 2012 s. 236).

(2024): Kiedy domowe biuro jest centrum działalności zawodowej?

Kiedy nie ma innego miejsca pracy?

Jeśli w ramach swojej pracy nie mają Państwo na stałe innego biura, mogą Państwo odliczyć koszty domowego biura od podatku. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i osób prowadzących działalność na własny rachunek. Mogą Państwo odliczyć stawka dzienna wynosi 6 euro za dzień, maksymalnie 1.260 Euro rocznie. Przykładem są nauczyciele, którzy pracują w szkole, ale nie mają własnego miejsca pracy do przygotowania lekcji. W takim przypadku mogą Państwo dodatkowo do tej stawki ryczałtowej odliczyć koszty dojazdu do szkoły. Nie jest już konieczne posiadanie osobnego biura; wystarczy kącik do pracy lub stół kuchenny.

W niektórych przypadkach inny miejsce pracy nie jest dostępne na stałe i stawka dzienna może zostać odliczona, nawet jeśli dodatkowo zostaną zgłoszone koszty dojazdu do zakładu pracy lub biura. Na przykład:

• Nauczyciele nie mają w szkole własnego biurka do przygotowania lekcji.
• Muzycy orkiestrowi nie mają możliwości ćwiczenia w sali koncertowej. W tym celu wykorzystywane jest mieszkanie prywatne.
• Udostępnione miejsce pracy jest nieużyteczne ze względów zdrowotnych (orzeczenie BFH z 26.2.2014, VI R 11/12, BStBl 2014 II S. 674).

W innych przypadkach, gdy inny miejsce pracy jest dostępne, ale nie spełnia wymagań specjalnej działalności zawodowej, stawka dzienna może również zostać odliczona. Na przykład, gdy konsultant IT pełni dyżur w domu i nie może korzystać z miejsca pracy pracodawcy (orzeczenie BFH z 7.8.2003, VI R 41/98, BStBl II 2004 S. 80).

Decyzja, czy inny miejsce pracy jest dostępne, zależy od obiektywnych kryteriów. Subiektywne opinie nie mają znaczenia. Miejsce pracy musi być możliwe do wykorzystania w wymagany sposób. Inny miejsce pracy nie jest dostępne, jeśli regularnie nie mogą Państwo korzystać z innego miejsca pracy tylko przez kilka dni lub tygodni. W takich przypadkach mogą Państwo odliczyć stawkę dzienną tylko w dni, w które faktycznie pracują Państwo z domu i nie odwiedzają innego miejsca pracy.

Jeśli wykonują Państwo kilka prac, warunki odliczenia stawki dziennej muszą być sprawdzone osobno dla każdej pracy. Stawka dzienna może być odliczona tylko raz dziennie, niezależnie od liczby wykonywanych prac.

Ważne jest, aby udowodnić, że dla danej pracy nie jest dostępne inne miejsce pracy. Pomocne może być odpowiednie zaświadczenie od pracodawcy.

Stawka dzienna nie może zostać odliczona, jeśli zostały już odliczone koszty domowego biura lub roczna stawka ryczałtowa za biuro. Obowiązki dokumentacyjne dotyczące domowego biura nie mają zastosowania do odliczenia stawki dziennej.

(2024): Kiedy nie ma innego miejsca pracy?

Kiedy pracownicy zdalni mogą odliczyć home office od podatku?

Od 1.1.2023 zmieniono zasady uwzględniania podatkowego "Homeoffice" i "Homework". Należy rozróżnić dwa przypadki (§ 4 ust. 5 nr 6b i 6c EStG, zmienione przez "Jahressteuergesetz 2022" z dnia 16.12.2022; pismo BMF z dnia 15.8.2023, IV C 6-S 2145/19/10006):

1. Arbeitszimmer jako centrum

Jeśli Arbeitszimmer stanowi "centrum" Państwa działalności zawodowej, koszty związane z Arbeitszimmer można odliczyć w następujący sposób:

• Albo w rzeczywistej wysokości.
• Albo w formie rocznej ryczałtu w wysokości 1.260 Euro jako koszty uzyskania przychodu lub koszty operacyjne.

Musi to być "prawdziwe" domowe biuro, które jest wykorzystywane wyłącznie do celów zawodowych i nie zawiera przedmiotów prywatnych. Przykłady to pisarze, tłumacze lub specjaliści IT, którzy pracują prawie wyłącznie z domu.

2. Brak centrum, ale praca w domu

Jeśli Państwa Arbeitszimmer nie stanowi "centrum", ale wykonują Państwo pracę również w domu, można odliczyć podatkowo:

• Ryczałt dzienny w wysokości 6 Euro za maksymalnie 210 dni w roku, czyli maksymalnie 1.260 Euro rocznie.

Miejsce pracy w mieszkaniu nie musi spełniać szczególnych wymagań, niezależnie od tego, czy jest to kącik do pracy, stół kuchenny czy oddzielne pomieszczenie.

Szczegóły dotyczące "Arbeitszimmer jako centrum"

• Roczny ryczałt w wysokości 1.260 Euro jest kwotą ryczałtową i nie musi być udokumentowany do tej wysokości.
• Prawo wyboru odliczenia rocznego ryczałtu zamiast rzeczywistych wydatków obowiązuje jednolicie przez cały rok i może być wykonane do momentu, gdy decyzja podatkowa stanie się ostateczna.
• Roczny ryczałt jest uwzględniany miesięcznie, a w przypadku braku warunków jest pomniejszany miesięcznie.
• Roczny ryczałt jest przypisany do osoby i nie może być wykorzystany na różne działania.
• Odliczenie dziennego ryczałtu (6 Euro za dzień) za ten sam okres nie jest dozwolone.
• Jeśli kilka osób wspólnie korzysta z domowego biura, uprawnienia są sprawdzane indywidualnie.

To są nowe przepisy obowiązujące od 2023 roku dotyczące uwzględniania podatkowego wydatków na "Homeoffice" i "Homework".

Przykład 1:

A i B dzielą się domowym biurem, korzystając z niego w 50%. Biuro stanowi centrum działalności zawodowej tylko dla A. Całkowite koszty wynoszą 4.000 Euro i są odpowiednio podzielone.

A może odliczyć 2.000 Euro jako koszty operacyjne lub koszty uzyskania przychodu, podczas gdy B może ubiegać się jedynie o dzienny ryczałt w wysokości 6 Euro za pracę w biurze.

Przykład 2:

A i B korzystają z wspólnego domowego biura jako centrum swojej działalności zawodowej przez cały rok kalendarzowy. Rezygnują z podziału kosztów i mogą odliczyć roczny ryczałt w wysokości 1.260 Euro jako koszty operacyjne lub koszty uzyskania przychodu.

Szczegóły dotyczące "Praca w domu, ale brak centrum"

Ulga podatkowa na pracę w domu zmieniła się od czasów pandemii. Oto najważniejsze punkty:

• Od 1.1.2023 ryczałt za pracę zdalną został przedłużony i podwyższony. Kwota została zwiększona z 5 Euro do 6 Euro za dzień i może być stosowana przez maksymalnie 210 dni pracy w domu. Maksymalna kwota wynosi teraz 1.260 Euro rocznie.
• Termin "ryczałt za pracę zdalną" został zmieniony przez ustawodawcę, aby wyjaśnić, że chodzi o pracę w mieszkaniu, niezależnie od tego, czy jest to główne, czy wakacyjne mieszkanie. Dlatego teraz mówi się o ryczałcie za pracę w domu lub po prostu o dziennym ryczałcie.
• Aby otrzymać dzienny ryczałt, nie są wymagane żadne szczególne wymagania dotyczące miejsca pracy w mieszkaniu. Nie ma znaczenia, czy pracują Państwo przy stole kuchennym, w kąciku do pracy czy w oddzielnym pomieszczeniu. Wszystkie (dodatkowe) wydatki na korzystanie z mieszkania są zawarte w dziennym ryczałcie.
• Dzienny ryczałt wynosi 6 Euro za dzień i może być odliczony, jeśli więcej niż połowa dziennego czasu pracy spędzana jest w mieszkaniu. Całkowita kwota jest ograniczona do 1.260 Euro rocznie (210 dni x 6 Euro). Koszty materiałów biurowych mogą być dodatkowo odliczone.
• Pracownicy, którzy mają uznane Arbeitszimmer, mogą wybierać między rocznym ryczałtem w wysokości 1.260 Euro a dziennym ryczałtem w wysokości 6 Euro za dzień, nie można tego robić jednocześnie. Odliczenie dotyczy zawsze całej działalności operacyjnej i zawodowej.
• Jeśli podatnicy wykonują różne działalności operacyjne lub zawodowe, mogą podzielić dzienny ryczałt w wysokości 6 Euro oraz maksymalną kwotę 1.260 Euro na różne działania lub przypisać je do jednej działalności. Kwoty nie mogą być odliczane wielokrotnie w odniesieniu do działalności.
• W przypadku podwójnego gospodarstwa domowego lub kosztów związanych z domowym biurem dodatkowe odliczenie dziennego ryczałtu nie jest dozwolone.
• Dzienny ryczałt jest rozliczany z ryczałtem pracowniczym w wysokości 1.230 Euro, więc oszczędność podatkowa następuje dopiero wtedy, gdy koszty uzyskania przychodu przekraczają 1.230 Euro.
• Podatnicy muszą rejestrować i potwierdzać dni kalendarzowe, w których korzystają z dziennego ryczałtu.

Ulga podatkowa na pracę w domu oferuje teraz większe możliwości odliczenia związanych z tym wydatków podatkowo.

(2024): Kiedy pracownicy zdalni mogą odliczyć home office od podatku?

Czy domowe biuro może być uwzględnione podczas urlopu rodzicielskiego?

Wydatki na domowe biuro lub roczną ryczałtową stawkę mogą być również w okresach bez zatrudnienia, takich jak bezrobocie, urlop macierzyński lub rodzicielski, uznane za wstępne wydatki operacyjne lub koszty uzyskania przychodu.

Podczas urlopu rodzicielskiego koszty domowego biura mogą być uznane za wstępne koszty uzyskania przychodu. Oznacza to, że koszty te ponoszone są w okresie, gdy działalność zawodowa jest tymczasowo zawieszona. Później, gdy wrócisz do pracy, te wstępne koszty uzyskania przychodu mogą zostać uwzględnione w Twoim zeznaniu podatkowym.

Kluczowe jest jednak upewnienie się, że spełnione są warunki uznania tych wstępnych kosztów uzyskania przychodu, w szczególności wymagania dotyczące domowego biura. Biuro powinno stanowić centrum działalności zawodowej i być wykorzystywane w znacznym stopniu do celów zawodowych.

Możliwość odliczenia wydatków lub rocznej ryczałtowej stawki zależy od tego, czy byłyby one uzasadnione również w przewidywanych okolicznościach późniejszej działalności operacyjnej lub zawodowej (por. wyrok BFH z 2.12.2005, VI R 63/03, BStBl II 2006 s. 329).

(2024): Czy domowe biuro może być uwzględnione podczas urlopu rodzicielskiego?