Jakie koszty mogę odliczyć?
Przy zakupie nowych narzędzi pracy można odliczyć nie tylko koszty zakupu, ale także następujące wydatki:
- podatek VAT,
- koszty przesyłki i opakowania oraz
- koszty podróży (podróże w celu zakupu i uzyskania informacji przed zakupem).
Amortyzacja jednorazowa: Jeśli koszty zakupu nie przekraczają 800 Euro (bez VAT) lub 952 Euro (z 19% VAT), można odliczyć wydatki w pełnej wysokości w roku zakupu jako koszty uzyskania przychodu.
Amortyzacja (AfA): Jeśli koszty zakupu przekraczają 800 Euro (bez VAT) lub 952 Euro (z 19% VAT), należy rozłożyć koszty na przewidywany okres użytkowania. W takim przypadku można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu tylko roczną amortyzację (AfA). Proszę pamiętać, że amortyzację w roku zakupu należy podać dokładnie co do miesiąca. Liczy się data dostawy.
Przykłady okresów amortyzacji dla narzędzi pracy:
- Meble biurowe: 13 lat
- Maszyna do pisania: 9 lat
- Instalacja telefoniczna: 8 lat
- Faks: 6 lat
- Samochód: 6 lat
- Niszczarka: 8 lat
Okres amortyzacji jest określony w tzw. tabelach AfA Ministerstwa Finansów.
Jeśli kupujesz kilka urządzeń, limit 800 Euro dotyczy każdego urządzenia z osobna, jeśli jest ono samodzielnie użytkowane.
Tipp
Jeśli nie możesz przedstawić dowodu zakupu określonych narzędzi pracy, możesz liczyć na niekwestionowany limit w wysokości 110 Euro. Do tej kwoty urząd skarbowy zazwyczaj rezygnuje z przedstawienia dowodów. W takim przypadku należy jednak konkretnie wymienić narzędzia pracy wraz z cenami zakupu. Nie ma jednak prawnego roszczenia do tego!
Możesz odliczyć nie tylko nowe narzędzia pracy, które nabyłeś. Również zakup używanych artykułów można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu. Musisz jednak również udowodnić zakup, zwłaszcza jeśli kupiłeś towar od osoby prywatnej, wystarczy pokwitowanie jako dowód. Przy zakupie używanych artykułów obowiązuje również limit 800 Euro.
Również przedmioty, które otrzymałeś w prezencie lub odziedziczyłeś, możesz odliczyć, jeśli używasz ich do celów zawodowych. Możesz odliczyć kwotę, którą darczyńca lub spadkodawca mógłby odliczyć, gdyby używał przedmiotu do celów zawodowych. Decydująca jest wartość resztkowa przedmiotu w momencie rozpoczęcia użytkowania zawodowego.
SteuerGo
Aktualnie: Od 1.1.2021 obowiązuje szczególnie korzystna nowa regulacja dotycząca komputerów wszelkiego rodzaju i oprogramowania: Ministerstwo Finansów ustala, że standardowy okres użytkowania wynosi jeden rok.
Oznacza to, że koszty zakupu komputerów i oprogramowania można teraz zawsze - niezależnie od wysokości - odliczyć w pełnym zakresie w roku zakupu jako koszty uzyskania przychodu lub koszty operacyjne (pismo BMF z 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013).
Jakie koszty mogę odliczyć?
Jak mogę amortyzować środki pracy?
Jeśli wydasz na środek pracy więcej niż 800 Euro (bez VAT) lub 952 Euro (z 19% VAT), musisz rozłożyć koszty na przewidywany okres użytkowania, czyli dokonać amortyzacji. W każdym roku możesz wtedy odliczyć tylko odpowiednią amortyzację (AfA) jako koszty uzyskania przychodu. Pracownicy stosują do tego amortyzację liniową. Okres amortyzacji jest określony w tzw. tabelach amortyzacyjnych Ministerstwa Finansów.
Okres amortyzacji różnych środków pracy:
- Urządzenia mobilne: 5 lat
- Sprzęt fotograficzny, filmowy, wideo i audio: 7 lat
- Maszyny do pisania: 9 lat
- Meble biurowe: 13 lat
- Sejfy: 23 lata
- Samochody osobowe: 6 lat
W roku, w którym zakupiono środek pracy, obliczona kwota amortyzacji może być odliczona tylko w ujęciu miesięcznym. Za każdy miesiąc jedna dwunasta.
SteuerGo
Aktualnie: Od 1.1.2021 obowiązuje szczególnie korzystna nowa regulacja dla komputerów wszelkiego rodzaju i oprogramowania: Ministerstwo Finansów ustala niezwykle hojnie, że standardowy okres użytkowania wynosi ogólnie jeden rok. Oznacza to, że koszty zakupu komputerów i oprogramowania mogą być teraz zawsze - niezależnie od wysokości - w pełni odliczone jako koszty uzyskania przychodu lub koszty operacyjne w roku zakupu (pismo BMF z 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013).
Jak mogę amortyzować środki pracy?
Jak mogę odliczyć odzież roboczą jako narzędzia pracy?
Wydatki na odzież roboczą można odliczyć od podatku. Należy jednak pamiętać, że nie każda odzież, którą nosisz w pracy, jest odzieżą roboczą. Jeśli możesz nosić tę odzież również poza pracą, to z podatkowego punktu widzenia nie jest to odzież robocza. Jeśli możliwe jest prywatne użytkowanie odzieży (jak w przypadku odzieży codziennej), nie można odliczyć wydatków jako kosztów uzyskania przychodu.
Odzież robocza musi być typową odzieżą roboczą, która ze względu na swoją specyfikę i charakter jest przeznaczona i niezbędna do użytku zawodowego.
Na przykład uznawana jest następująca odzież robocza:
- Odzież ochronna każdego rodzaju (np. fartuchy robocze, płaszcze laboratoryjne, obuwie robocze, buty robocze, buty ochronne),
- Mundury i odzież służbowa z odznakami służbowymi,
- Stroje urzędowe (sędziowie, prokuratorzy, adwokaci, duchowni)
- Odzież sportowa dla nauczycieli wychowania fizycznego
- Kolorystycznie określone garnitury i kostiumy dla pracowników linii lotniczych,
- Biała odzież robocza dla lekarzy,
Możesz odliczyć od podatku faktycznie udokumentowane koszty zakupu. Jeśli spełnione są warunki do odliczenia odzieży roboczej, możesz również odliczyć koszty prania.
Schwarze Anzüge und andere Dienstkleidung
W poprzednich orzeczeniach Federalny Trybunał Finansowy uznał na przykład następującą odzież cywilną za odzież roboczą: czarny garnitur u przedsiębiorcy pogrzebowego (orzeczenie BFH z 30.9.1970, I R 33/69), czarny garnitur i czarne spodnie u starszego kelnera (orzeczenie BFH z 9.3.1979, VI R 171/77), czarny garnitur u katolickiego duchownego (orzeczenie BFH z 10.11.1989, VI R 159/86).
Obecnie Federalny Trybunał Finansowy zmienił swoje dotychczasowe stanowisko prawne i nie uznał czarnego garnituru u mówcy pogrzebowego za odzież roboczą. Orzeczenie to dotyczy również innych grup zawodowych. Czarny garnitur, który w żaden sposób nie różni się od tego, co duża część społeczeństwa nosi jako odzież wizytową na specjalne okazje, nie jest typową odzieżą roboczą. Odzież ta może być używana w każdej chwili na prywatne uroczystości. Dotyczy to wszystkich zawodów, a więc także określonych grup zawodowych, takich jak mówcy pogrzebowi, przedsiębiorcy pogrzebowi, katoliccy duchowni i starsi kelnerzy (orzeczenie BFH z 16.3.2022, VIII R 33/18).
Jeśli samodzielnie pierzesz swoją odzież roboczą, możesz oszacować koszty. W przypadku prania odzieży roboczej fiskus i orzecznictwo uznają zastosowanie wartości doświadczalnych stowarzyszeń konsumenckich (orzeczenie Sądu Finansowego Badenia-Wirtembergia, 3 K 202/04). Arbeitsgemeinschaft der Verbraucherverbände e.V., Bonn zleciło obliczenie kosztów jednego cyklu prania, w przeliczeniu na 1 kg prania (stan na grudzień 2002):
Aby obliczyć roczne koszty proporcjonalne pielęgnacji "typowej odzieży roboczej", należy pomnożyć powyższe kwoty (Euro/kg) w danym rodzaju obróbki przez ilość (kg) typowej odzieży roboczej do prania w ciągu roku. Przykład: Jako osoba samotna przy 40 cyklach prania w roku, przy 3 kg prania gotowanego po 0,77 Euro i 2 kg prania łatwego w pielęgnacji po 0,88 Euro, uzyskasz łącznie 163 Euro odliczanych kosztów prania (92,40 Euro plus 70,40 Euro).
Ważne: W średnim obliczeniu uwzględniono cenę zakupu pralki, ryczałt na konserwację oraz koszty operacyjne, takie jak prąd, woda i detergenty. Zastosowanie rocznej ryczałtu na koszty prania nie jest dozwolone zgodnie z BFH.
Jak mogę odliczyć odzież roboczą jako narzędzia pracy?
Jak mogę odliczyć komputer od podatku?
Jeśli używasz swojego komputera nie tylko prywatnie, ale także służbowo, możesz proporcjonalnie odliczyć związane z tym koszty jako koszty uzyskania przychodu. W przypadku komputera nie obowiązuje granica dziesięciu procent, zgodnie z którą przedmiot jest uznawany za narzędzie pracy tylko wtedy, gdy jest używany w celach zawodowych w co najmniej 90 procentach. Wysokość odliczenia kosztów komputera zależy od rzeczywistego czasu użytkowania do celów zawodowych i prywatnych.
Beispiel
Używasz swojego komputera sześć godzin tygodniowo do celów zawodowych i cztery godziny do celów prywatnych. Wtedy możesz odliczyć 60 procent kosztów komputera i urządzeń peryferyjnych.
Jeśli wiarygodnie udowodnisz prawie wyłączne użytkowanie komputera do celów zawodowych (min. 90 procent), możesz odliczyć nawet pełne koszty. Jeśli udowodnienie jest trudne lub niemożliwe, udział użytkowania zawodowego szacuje się na 50 procent, co oznacza, że możesz odliczyć połowę kosztów. Komputer jest używany prywatnie, jeśli korzystasz z niego do prywatnej korespondencji, bankowości internetowej lub gier. Przykłady zawodowego użytkowania komputera to wykonywanie zadań zawodowych w domu (w tym zadań badawczych), zdobywanie niezbędnej wiedzy z zakresu IT, szkolenia lub tworzenie listów motywacyjnych.
Przy pierwszym zakupie musisz zsumować wszystkie komponenty komputera niezbędne do jego działania i amortyzować je wspólnie przez okres użytkowania, jeśli koszty zakupu przekroczyły 800 Euro (bez VAT) lub 952 Euro (z 19% VAT). Komputer, monitor, klawiatura i mysz stanowią jednolity, samodzielnie użytkowany środek trwały "komputer". Okres amortyzacji dla komputerów, notebooków i urządzeń peryferyjnych wynosi trzy lata. Wyjątek stanowią urządzenia, które mogą być również użytkowane samodzielnie, takie jak tzw. urządzenia wielofunkcyjne, które jednocześnie pełnią funkcje drukarki, faksu, kopiarki i skanera. Jeśli cena zakupu jest poniżej granicy 800 Euro, możesz odliczyć pełne koszty od razu.
Programy użytkowe związane z pracą i oprogramowanie systemowe o kosztach zakupu do maksymalnie 800 Euro (bez VAT) można odliczyć w pełnej wysokości od razu jako koszty uzyskania przychodu. Jeśli program jest droższy, koszty zakupu muszą być rozłożone na lata przewidywanego użytkowania, czyli "amortyzowane". Okres użytkowania i amortyzacji wynosi trzy lata. Zwróć szczególną uwagę przy zakupie oprogramowania związanego z pracą, że może ono być odliczone jako koszty uzyskania przychodu, nawet jeśli komputer nie zostanie uznany. Jeśli w późniejszym czasie dokupisz części komputera, musisz dodać koszty do wartości resztkowej komputera i rozłożyć sumę na pozostały okres użytkowania. Jeśli Twój komputer został już amortyzowany, powinieneś odliczyć pełne koszty, jeśli cena zakupu nie przekracza 800 Euro netto. W przeciwnym razie możesz również amortyzować urządzenia lub oprogramowanie osobno. Jeśli zastąpisz istniejące komponenty nowymi, możesz odliczyć koszty zakupu jako koszty utrzymania w pełnej wysokości i niezależnie od ceny zakupu w roku zakupu.
Tipp
Oprócz komputera, oprogramowania i urządzeń peryferyjnych można również odliczyć wydatki na akcesoria komputerowe, takie jak papier do drukarki, wkłady tonerowe, wkłady do drukarek, płyty CD/DVD, pamięci USB, kable czy baterie.
Okres amortyzacji jest określony w tzw. tabelach amortyzacyjnych Ministerstwa Finansów.
SteuerGo
Aktualnie: Od 1.1.2021 obowiązuje szczególnie korzystna nowa regulacja dla komputerów wszelkiego rodzaju i oprogramowania: Ministerstwo Finansów ustala niezwykle hojnie, że standardowy okres użytkowania wynosi ogólnie jeden rok. Oznacza to, że koszty zakupu komputerów i oprogramowania można teraz zawsze - niezależnie od wysokości - odliczyć w pełnym zakresie w roku zakupu jako koszty uzyskania przychodu lub koszty operacyjne (pismo BMF z 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013).
Jak mogę odliczyć komputer od podatku?
Kiedy mogę odliczyć literaturę fachową?
Jeśli w ramach wykonywania pracy korzystasz z literatury fachowej, możesz odliczyć wydatki na książki, czasopisma i gazety. Bez problemu uznawane są książki fachowe, których jednoznaczny tytuł wskazuje na wykorzystanie zawodowe.
W przypadku książek ogólnokształcących trudniej jest udowodnić ich zawodowe wykorzystanie. Należy jednak wiedzieć, że odmowa ze strony urzędu skarbowego z uzasadnieniem, że nie jest to książka fachowa, nie wystarcza. Najważniejsze jest rzeczywiste wykorzystanie książki. Musisz udowodnić urzędnikowi skarbowemu, że korzystasz z książki zawodowo. Również czasopisma możesz odliczyć jako literaturę fachową (czasopismo fachowe, czasopisma fachowe), jeśli są to czasopisma przekazujące informacje związane z zawodem.
Odliczenie czasopism jest utrudnione, ponieważ wiele z nich obejmuje szeroki zakres tematyczny i nie dostarcza wyłącznie informacji zawodowych. W takich przypadkach czasopisma nie są uznawane. Podobny problem stanowi odliczenie gazet.
Typowych dzienników nie można odliczyć ze względu na ich szeroki zakres tematyczny. Nietypowe dzienniki, takie jak Handelsblatt, można jednak odliczyć od podatku, jeśli można udowodnić ich przeważające wykorzystanie zawodowe. Oczywiście musisz również udokumentować wydatki na literaturę fachową. Jeśli nie zebrałeś odpowiednich dowodów, możesz wpisać kwotę 110 Euro bez dowodu.
Nie jest to jednak kwota ryczałtowa, do której masz prawo, lecz jedynie granica niekwestionowania. Do tej kwoty urzędnicy skarbowi powinni zrezygnować z dowodów. Granica niekwestionowania dotyczy jednak środków pracy ogólnie. Jeśli więc wykorzystałeś 110 Euro na odzież roboczą, nadal konieczne jest udokumentowanie wydatków na literaturę fachową.
Kiedy mogę odliczyć literaturę fachową?
Co mogę odliczyć jako narzędzia pracy?
Jako narzędzia pracy można odliczyć od podatku przedmioty, które wykorzystujesz prawie wyłącznie do celów zawodowych lub, jeśli jesteś samozatrudniony, do celów biznesowych. Koszty te można zgłosić jako koszty uzyskania przychodu lub wydatki operacyjne. Nie zawsze wszystkie narzędzia pracy są uznawane przez urząd skarbowy. Im bardziej specjalistyczne narzędzie pracy, tym większa szansa, że zostanie uznane.
To, czy możesz odliczyć narzędzie pracy od podatku, zależy od Twojego zawodu i samego narzędzia. Warunek, że używasz narzędzia pracy prawie wyłącznie do celów zawodowych, jest spełniony, jeśli używasz go zawodowo w co najmniej 90%. Wtedy możesz odliczyć narzędzie pracy w pełnej wysokości jako koszty uzyskania przychodu.
Do 2009 roku obowiązywała zasada wszystko albo nic: koszty były uznawane w całości lub wcale. Podział kosztów zgodnie z użytkowaniem do celów zawodowych - np. 70% - nie był dozwolony. Jednak zakaz podziału i odliczeń zgodnie z § 12 nr 1 EStG został uchylony przez Federalny Trybunał Finansowy we wrześniu 2009 roku. Wielka Izba BFH doszła bowiem po dokładniejszym zbadaniu do wniosku, że przez około 30 lat się myliła i zakaz podziału i odliczeń w ogóle nie wynika z ustawy (§ 12 nr 1 EStG).
Obecnie w wielu przypadkach możliwy jest podział kosztów, który wcześniej był odrzucany z tego - błędnego - powodu. Koszty można podzielić według obiektywnych kryteriów, jeśli udziały w użytkowaniu zawodowym są ustalone i nie mają drugorzędnego znaczenia (wyrok BFH z 21.9.2009, GrS 1/06, BStBl. 2010 II s. 672).
Następujące przedmioty (przykłady) można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu w zależności od grupy zawodowej:
- Typowa odzież robocza
- Komputer i oprogramowanie
- Literatura fachowa (czasopisma branżowe)
- Biurko i krzesło biurowe
- Szafa na akta
- Teczka na dokumenty
- Kserokopiarka
- Kalkulator
- Narzędzia
- Telefon, faks, koszty telefonii komórkowej
- Materiały biurowe (artykuły piśmiennicze, długopisy, papier, segregatory itp.)
Jeśli za narzędzie pracy zapłacisz nie więcej niż 800 Euro (netto) lub 952 Euro (w tym 19% VAT), możesz odliczyć całość kosztów w roku zapłaty jako koszty uzyskania przychodu. Jednak narzędzie pracy musi być samodzielnie zdatne do użytku. Na przykład monitor, drukarka lub skaner nie spełniają tego warunku, ponieważ można je używać tylko razem z komputerem. Jeśli wydasz więcej na narzędzie pracy, musisz rozłożyć koszty na przewidywany okres użytkowania.
SteuerGo
Aktualnie: Od 1.1.2021 obowiązuje szczególnie korzystna nowelizacja dla komputerów wszelkiego rodzaju i oprogramowania: Ministerstwo Finansów ustaliło bardzo hojnie, że standardowy okres użytkowania wynosi ogólnie jeden rok. Oznacza to, że koszty zakupu komputerów i oprogramowania można teraz zawsze - niezależnie od wysokości - odliczyć w pełnej wysokości jako koszty uzyskania przychodu lub wydatki operacyjne w roku zakupu (pismo BMF z 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013).
Co mogę odliczyć jako narzędzia pracy?
Czy mogę odliczyć zabrudzenie i zużycie "zwykłej" odzieży od podatku?
Wydatki na „zwykłe” ubrania nie podlegają odliczeniu jako koszty uzyskania przychodu, jeśli ubrania te podczas pracy ulegają normalnemu zabrudzeniu i zużyciu.
Jednak jeśli zabrudzenie, uszkodzenie lub przedwczesne zużycie wynika z konkretnego zdarzenia zawodowego lub służbowego, koszty czyszczenia, naprawy lub wymiany można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu (wyrok BFH z 24.7.1981, BStBl. 1981 II s. 781; FG Turyngia z 4.11.1999, EFG 2000 s. 211).
W przypadku wymiany ubrania można odliczyć wartość resztkową uszkodzonego przedmiotu.
Czy mogę odliczyć zabrudzenie i zużycie "zwykłej" odzieży od podatku?
Co to jest granica niepodejmowania działań?
Wielu urzędników skarbowych może zaprzeczyć ich istnieniu. Podatnik nie może również liczyć na to, że skorzysta z nich, ponieważ nie ma prawnego roszczenia do nieprzekraczalnych granic.
Nieprzekraczalne granice to kwoty – zazwyczaj drobne – w zeznaniu podatkowym, na które urzędnicy skarbowi zazwyczaj nie zwracają uwagi i akceptują je bez dowodów.
Oto kilka przykładów:
- Dni robocze dla ryczałtu za dojazdy: Przy pięciodniowym tygodniu pracy można podać 230 dni roboczych w roku, a przy sześciodniowym tygodniu pracy 280 dni.
- Materiały robocze: Zazwyczaj można podać koszty do 110 Euro na zakup i konserwację materiałów roboczych (zakup i czyszczenie odzieży roboczej) w zeznaniu podatkowym bez dowodów.
Homeoffice vs. Pendeln: Steuerliche Anforderungen im Überblick
Dojazdy do pierwszego miejsca pracy można odliczyć w zeznaniu podatkowym (załącznik N) za pomocą ryczałtu za dojazdy. Należy podać dokładną liczbę dni, w których faktycznie dojeżdżano do pracy, ponieważ ryczałt obowiązuje tylko na te dni. Należy również podać dni urlopu i choroby. Od 2020 roku w załączniku N uwzględniane są również dni podróży służbowych i pracy zdalnej.
Dokładne ustalenie liczby dni roboczych może być jednak uciążliwe. Aby ułatwić pracę, urzędy skarbowe w przeszłości ustalały tzw. nieprzekraczalne granice. Przy pięciodniowym tygodniu pracy było to 220 do 230 przejazdów, przy sześciodniowym tygodniu pracy 260 do 280 przejazdów między domem a miejscem pracy. Granice te są jednak wewnętrzne i nie mają mocy prawnej. Orzeczenie sądu stwierdziło, że urzędy skarbowe powinny akceptować 230 dni (FG Monachium z 12.12.2008, 13 K 4371/07).
Jednak pandemia wszystko zmieniła. Wielu pracowników pracowało i nadal pracuje w home office i nie dojeżdża codziennie do pracy. Na te dni można zryczałtować 5 Euro dziennie jako koszty uzyskania przychodu lub nawet koszty domowego biura. Nie można jednak ubiegać się o zwrot kosztów dojazdu, ponieważ nie odbywają się żadne przejazdy.
Urzędy skarbowe coraz częściej wymagają zaświadczenia od pracodawcy o faktycznie przepracowanych dniach roboczych, a zwłaszcza o dniach, w których odwiedzano pierwsze miejsce pracy. Zasada 220 lub 230 przejazdów rocznie nie obowiązuje już bez zastrzeżeń!
Co to jest granica niepodejmowania działań?
