Cum funcționează calculul excedentului de venituri?

Calculul excedentului de încasări (conform art. 4 alin. 3 EStG) este cea mai simplă formă de determinare a profitului. Aici, veniturile din activitate sunt comparate cu cheltuielile de operare.

Rezultatul este profitul sau pierderea fiscală.

Documente justificative

Chiar și calculul excedentului de încasări presupune că veniturile și cheltuielile de operare sunt dovedite prin documente justificative. Aceste documente, precum și extrasele de cont trebuie colectate. Deși nu este prescrisă o anumită formă pentru colectarea documentelor, ar trebui să evitați faimosul carton de pantofi. O arhivare ordonată a documentelor poate fi chiar - teoretic - suficientă în locul înregistrărilor (art. 146 alin. 5 AO).

Aceasta înseamnă pentru dumneavoastră, ca persoană care efectuează calculul excedentului de încasări, că nu trebuie neapărat să înregistrați cheltuielile de operare - cel puțin teoretic - ci le puteți dovedi doar pe baza documentelor justificative. 

Atât despre teorie. Dar atenție: O obligație de înregistrare poate rezulta din Legea privind taxa pe valoarea adăugată sau din "Principiile pentru conducerea și păstrarea corectă a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și pentru accesul la date (prescurtat GoBD)". Antreprenorii sunt obligați să înregistreze tranzacțiile comerciale fără numerar în termen de zece zile. Încasările și plățile în numerar trebuie înregistrate zilnic. Informațiile nu trebuie să se piardă sub nicio formă, astfel încât este necesară o arhivare ordonată a facturilor de intrare și ieșire, precum și o înregistrare sistematică a plăților. De obicei, acest lucru se realizează în special prin numerotarea și contabilizarea continuă a facturilor de intrare și ieșire, precum și prin arhivarea în dosare speciale sau prin înregistrări electronice. Modificările ulterioare în contabilitate, cum ar fi anulările sau corecțiile, trebuie documentate clar. Prin urmare, nu renunțați la înregistrările continue, chiar dacă efectuați calculul excedentului de încasări. 

Important: Ca antreprenor, trebuie să salvați toate documentele, inclusiv documentele MS-Office, fișierele PDF și e-mailurile, într-un mod sigur din punct de vedere al reviziei. Aceasta înseamnă că modificările ulterioare ale documentelor electronice, chiar și neintenționate, trebuie excluse sau trebuie asigurată o trasabilitate printr-un istoric complet al modificărilor. Salvați documentele electronice într-un sistem de management al documentelor.

Nu trebuie să trimiteți documentele justificative împreună cu declarația fiscală la biroul fiscal. Cu toate acestea, trebuie să păstrați documentele - timp de 10 ani. Din motive fiscale, toate registrele și înregistrările relevante pentru impozitare trebuie păstrate (art. 147 alin. 1 AO).

Principiul încasărilor și plăților

Veniturile și cheltuielile sunt înregistrate conform principiului încasărilor și plăților, adică la momentul în care au fost efectuate plățile. Așadar, nu contează data facturii, ci data plății.

Trebuie înregistrate doar veniturile și cheltuielile care afectează profitul, adică influențează profitul. De exemplu, contractarea unui împrumut nu constituie venituri din activitate și nu trebuie înregistrată contabil. Pe de altă parte, sumele de bani pentru rambursarea unui împrumut nu sunt cheltuieli de operare. Cu toate acestea, dobânzile plătite și costurile împrumutului pot fi deductibile ca cheltuieli de operare. De asemenea, retragerile de numerar din contul bancar nu sunt luate în considerare.

O factură din 30.11.2021 o plătiți abia pe 2.2.2022.

La determinarea profitului pentru anul 2021, această cheltuială nu este luată în considerare; va fi înregistrată abia la determinarea profitului pentru anul 2022.

Plăți periodice

Chiria, primele de asigurare etc. sunt considerate plăți periodice care sunt efectuate cu până la 10 zile înainte și după sfârșitul anului și sunt atribuite anului căruia îi aparțin din punct de vedere economic. Acest lucru se aplică nu doar cheltuielilor, ci și veniturilor (art. 11 EStG).

O cheltuială periodică este și declarația preliminară de TVA pentru luna decembrie sau pentru al patrulea trimestru, care trebuie depusă până la 10 ianuarie a anului următor. Plata din ianuarie este, așadar, deductibilă ca cheltuieli de operare în anul vechi. Același lucru este valabil și în cazul unei rambursări de TVA, chiar dacă biroul fiscal transferă banii abia după 10 ianuarie (decizia BFH din 1.8.2007, BStBl. 2008 II p. 282).

Exemplu: Plătiți contribuția pentru asigurarea de răspundere civilă a întreprinderii pentru anul 2023 deja pe 27.12.22. Deși plata a fost efectuată în anul 2022, suma este atribuită anului 2023 și este inclusă abia la determinarea profitului pentru 2023.

Principiul net sau brut?

Dacă sunteți plătitor de TVA, este recomandabil să indicați toate veniturile și cheltuielile de operare la valoarea netă - adică fără TVA. TVA colectată și plătită trebuie indicată separat. Pentru declarația preliminară de TVA și pentru declarația de TVA aveți nevoie oricum de valori nete.

Cu toate acestea, cei care sunt scutiți de TVA ca mici întreprinzători conform art. 19 UStG își declară veniturile din activitate la valoarea facturii (adică fără TVA) și cheltuielile de operare la valoarea brută (inclusiv TVA). Același lucru este valabil pentru antreprenorii care realizează exclusiv venituri scutite de TVA, de exemplu medici, naturopați, fizioterapeuți, moașe, agenți și brokeri de asigurări.

Plăți de TVA

Plățile de TVA influențează profitul: TVA colectată din facturile de ieșire constituie venituri din activitate, TVA plătită (TVA deductibilă) din facturile de intrare sunt cheltuieli de operare. Rambursările de TVA de la biroul fiscal sunt venituri din activitate, plățile de TVA către biroul fiscal sunt cheltuieli de operare.

Amortizări și provizioane

Acestea nu sunt efectuate, deoarece momentul plății este determinant. De exemplu, o primă de asigurare plătită în cursul anului nu trebuie transferată parțial în anul următor. Ea este înregistrată integral în anul plății.

Creanțe și datorii

Acestea nu sunt evidențiate, deoarece conform principiului încasărilor și plăților sunt înregistrate doar plățile efectuate efectiv.

Conturi de stoc

Acestea nu trebuie ținute. Prin urmare, nu există nici un cont de casă. Sumele de bani din conturile bancare nu trebuie reconciliate cu documentele justificative. Nu este necesar să înregistrați plățile în numerar primite într-un registru de casă (decizia BFH din 16.02.2006, X B 57/05).

Inventar

Nu este necesar un inventar la sfârșitul anului, adică înregistrarea activelor și stocurilor, deoarece nu efectuați o comparație a activelor. Astfel, nu mai este necesară evaluarea laborioasă a stocurilor.

Bunuri circulante

Costurile de achiziție ale bunurilor circulante, cum ar fi mărfurile și materialele consumabile, trebuie înregistrate ca cheltuieli de operare la momentul plății.

O particularitate se aplică anumitor bunuri circulante, și anume pentru acțiuni la societăți pe acțiuni, titluri de valoare și creanțe și drepturi similare necertificate, terenuri și clădiri din activele circulante:

• În cazul achizițiilor după 5.5.2006, costurile de achiziție ale acestor bunuri nu mai pot fi deduse integral ca cheltuieli de operare, ci costurile de achiziție sau valoarea care le înlocuiește pentru aceste bunuri sunt luate în considerare ca cheltuieli de operare abia la vânzare sau retragere, și anume în momentul în care venitul din vânzare este încasat sau obiectul este efectiv retras (art. 4 alin. 3 fraza 4 EStG).

Bunuri de capital

Bunurile de capital nu sunt înregistrate ca cheltuieli de operare cu costurile de achiziție sau producție integrale în anul achiziției, producției sau introducerii în activele întreprinderii, ci doar prin amortizări - mai exact: amortizare pentru uzură (AfA). În acest scop, costurile de achiziție sau producție sunt repartizate pe durata de utilizare obișnuită a întreprinderii, iar suma anuală proporțională este înregistrată ca cheltuieli de operare.

Bunuri de mică valoare

Pentru bunurile de mică valoare achiziționate, produse sau introduse în activele întreprinderii începând cu 1.1.2018, se aplică următoarea nouă reglementare:

1. Bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de până la 250 Euro (fără TVA) pot fi deduse imediat ca cheltuieli de operare sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare. Opțiunea poate fi exercitată individual pentru fiecare bun (opțiune pe bun). Nu există nicio obligație specială de înregistrare, de exemplu într-un registru de active (art. 6 alin. 2a fraza 4 EStG).
2. Bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de 250,01 Euro până la 800 Euro (fără TVA) pot fi deduse integral ca cheltuieli de operare în anul achiziției, producției sau introducerii sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare. În acest caz, bunurile de mică valoare trebuie incluse într-un registru special de active, cu data achiziției, producției sau introducerii, precum și cu costurile de achiziție sau producție. Registrul nu este necesar dacă aceste informații sunt vizibile din contabilitate. Bunurile de până la 250 Euro nu mai trebuie incluse într-un registru de active din 2018 (art. 6 alin. 2 fraza 4 și 5 EStG).
3. Pentru bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de 250,01 Euro până la 1.000 Euro (fără TVA) poate fi creat un post colectiv, care este amortizat pe 5 ani cu câte 20% reducere a profitului (așa-numita amortizare de grup). Opțiunea trebuie exercitată uniform pentru toate bunurile din anul fiscal cu costuri de achiziție de peste 250 Euro până la 1.000 Euro (opțiune pe an fiscal). În afară de înregistrarea contabilă a intrării în post colectiv, nu există alte obligații de documentare. Nu trebuie să țineți un registru de stocuri (art. 6 alin. 2a fraza 1 și 4 EStG).
4. Bunurile de peste 800 Euro trebuie amortizate conform regulilor generale. Se poate deduce în fiecare an așa-numita "amortizare pentru uzură" (AfA). Cu toate acestea, există încă posibilitatea de a crea un așa-numit post colectiv pentru costuri de până la 1.000 Euro și de a-l amortiza liniar pe 5 ani.

Subvenții pentru investiții în bunuri

Dacă primiți subvenții publice pentru investiții pentru achiziționarea sau producția anumitor bunuri, aveți opțiunea, ca persoană care efectuează calculul excedentului de încasări:

• să deduceți subvenția din costurile de achiziție sau producție ale bunului, ceea ce reduce baza de calcul pentru amortizare. Această reducere trebuie efectuată deja în anul în care subvenția este aprobată, și nu abia în anul în care subvenția este efectiv plătită (decizia BFH din 29.11.2007, BStBl. 2008 II p. 561).
• să impozitați subvenția ca venituri din activitate, și anume în anul în care subvenția este acordată (decizia BFH din 19.7.1995, BStBl. 1996 II p. 28).

Conturi bancare separate

Trebuie să aveți conturi bancare separate pentru tranzacțiile comerciale și private? Din punct de vedere legal, nu sunteți obligat să faceți acest lucru, dar este cu siguranță mai bine. Totuși, dacă aveți doar un cont mixt, trebuie să vă asigurați prin înregistrări corespunzătoare că originea sumelor de bani care intră în acest cont poate fi clarificată (decizia BFH din 12.6.2003, XI B 8/03).

(2023): Cum funcționează calculul excedentului de venituri?

Ce înregistrări sunt necesare?

Ca bază pentru calculul excedentului de încasări se folosesc înregistrări simple care includ toate veniturile încasate și toate cheltuielile efectuate în cursul anului. Conform așa-numitului "principiu de încasare-plată", veniturile din exploatare trebuie înregistrate în anul fiscal în care au fost încasate, iar cheltuielile de exploatare în anul fiscal în care au fost efectuate.

Nu este suficient să creați un singur articol "Venituri din exploatare" și "Cheltuieli de exploatare". În cazul unui volum mai mare de afaceri, ar trebui să defalcați aceste articole, de preferință conform structurii din formularul fiscal "Anexa EÜR".

Înregistrarea veniturilor

Chiar și ca persoană care calculează excedentul de încasări, sunteți obligat să înregistrați veniturile individual în scopuri de TVA (§ 22 alin. 2 UStG; Hotărârea BFH din 26.2.2004, BStBl. 2004 II p. 599). Trebuie să listați

• venituri supuse TVA cu sume nete și TVA aferentă, separate pe cote de TVA (7 %, 19 %),
• venituri scutite de TVA.

Înregistrări separate ale cheltuielilor de exploatare

Anumite cheltuieli de exploatare trebuie înregistrate individual și separat de celelalte cheltuieli de exploatare, deoarece numai atunci pot fi deduse în măsura prevăzută de lege (§ 4 alin. 7 EStG). Și anume

• costuri de ospitalitate 70 %,
• cadouri până la 35 Euro pe an și partener de afaceri,
• costuri pentru biroul de acasă (numai dacă este centrul activității totale),
• retrageri și depuneri, dacă doriți să deduceți cheltuieli de dobânzi peste suma de bază de 2.050 Euro ca cheltuieli de exploatare.

Registrul de active

Într-un registru de active trebuie să înregistrați continuu următoarele bunuri de capital cu costurile de achiziție sau producție și data achiziției, producției sau depunerii lor (§ 4 alin. 3 fraza 5 EStG):

• bunuri de capital neamortizabile, cum ar fi terenuri, participații, alte investiții financiare, bunuri imateriale neamortizabile.
• bunuri de capital amortizabile, achiziționate, produse sau depuse în capitalul de exploatare după 5.5.2006. Acest lucru se aplică bunurilor cu costuri de achiziție sau producție de peste 1.000 Euro net (pentru achiziții după 1.1.2008).
• anumite bunuri de capital circulant, achiziționate, produse sau depuse în capitalul de exploatare după 5.5.2006. Acest lucru se aplică acțiunilor la societăți pe acțiuni, valorilor mobiliare și altor creanțe și drepturi necertificate, terenurilor și clădirilor din capitalul circulant.

Notă: În acest registru de active trebuie, de asemenea, să fie înregistrate valorile contabile la începutul și la sfârșitul anului fiscal pentru bunurile de capital amortizabile (de exemplu, mașini de serviciu, PC-uri, mobilier de birou etc.), precum și sumele de amortizare și, dacă este cazul, amortizarea specială conform § 7g EStG.

Este necesar un alt registru special pentru bunurile de mică valoare. Cele achiziționate sau produse în perioada 2010-2018 trebuie

• până la 250 Euro net (până în 2017: 150 Euro) să nu mai fie înregistrate (sunt amortizate imediat) și
• de la 250,01 Euro (până în 2017: 150,01 Euro) până la 1.000 Euro net să fie înregistrate într-un cont special și amortizate ca un articol colectiv pe o perioadă de 5 ani.

Retrageri și depuneri

Acestea trebuie înregistrate separat dacă aveți "alte dobânzi datorate" pentru împrumuturi de afaceri. În caz contrar, deducerea dobânzilor datorate este limitată la dobânzile pentru finanțarea bunurilor de capital și la alte dobânzi până la doar 2.050 Euro (§ 4 alin. 4a fraza 6 EStG).

Suma de deducere pentru investiții

Sunt necesare înregistrări speciale dacă doriți să deduceți o sumă de deducere pentru investiții. Acest lucru este posibil dacă profitul - fără suma de deducere pentru investiții - nu depășește 200.000 Euro.

Biroul de acasă

Pentru persoanele independente care solicită fiscal un birou de acasă, se aplică obligații speciale de înregistrare conform § 4 alin. 7 EStG. Aceste obligații se referă la înregistrarea costurilor aferente biroului de acasă. Este acceptabil să estimați aceste costuri și să le documentați după încheierea anului fiscal sau calendaristic pe baza extrasului anual al instituției de credit. Acest lucru se aplică și cheltuielilor variabile, cum ar fi costurile de apă și energie.

În ceea ce privește sumele de amortizare, este suficient să le înregistrați o dată pe an, la scurt timp după sfârșitul fiecărui an calendaristic sau fiscal. Pentru deducerea unei sume forfetare anuale, nu se aplică obligațiile speciale de înregistrare conform § 4 alin. 7 EStG.

Persoanele care calculează excedentul de încasări nu sunt supuse, în principiu, unor obligații legale speciale de înregistrare. DAR: O obligație de înregistrare poate rezulta din Legea privind taxa pe valoarea adăugată sau din "Principiile pentru conducerea și păstrarea corectă a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și accesul la date (prescurtat GoBD)". Conform acestora, întreprinzătorii sunt obligați să înregistreze tranzacțiile comerciale fără numerar în termen de zece zile. Încasările și plățile în numerar trebuie înregistrate zilnic. Informațiile nu trebuie să se piardă, astfel încât este necesară o arhivare ordonată a facturilor de intrare și ieșire, precum și o înregistrare sistematică a plăților. De obicei, acest lucru se realizează prin numerotarea și contorizarea continuă a facturilor de intrare și ieșire, precum și prin arhivarea în dosare speciale sau prin înregistrări electronice. Modificările ulterioare în contabilitate, cum ar fi anulările sau corecțiile, trebuie documentate clar. Prin urmare, nu renunțați la înregistrările continue, chiar dacă calculați excedentul de încasări.

Important: Ca întreprinzător, trebuie să stocați toate documentele, inclusiv documentele MS-Office, fișierele PDF și e-mailurile, într-un mod sigur din punct de vedere al reviziei. Aceasta înseamnă că modificările ulterioare ale documentelor electronice, chiar și neintenționate, trebuie excluse sau trebuie asigurată o trasabilitate printr-o istorie completă a modificărilor. Stocați documentele electronice într-un sistem de management al documentelor.

(2023): Ce înregistrări sunt necesare?

Ce particularități există în legătură cu declarația preliminară de TVA?

Declarația preliminară de TVA trebuie calculată de dumneavoastră până în a 10-a zi după încheierea perioadei de raportare, transmisă electronic la biroul fiscal și este, de asemenea, scadentă pentru plată. Pentru luna decembrie sau - pentru plătitorii trimestriali - pentru al patrulea trimestru, plata trebuie efectuată până la 10 ianuarie a anului următor (§ 18 alin. 1 UStG).

Întrebarea este, în ce an trebuie atribuită această plată din punct de vedere al TVA și al impozitului pe venit.

• TVA: Pentru calculul datoriei de TVA, plata pentru luna decembrie sau pentru al patrulea trimestru trebuie atribuită anului vechi în declarația anuală de TVA (§ 18 alin. 1 UStG).
• Impozit pe venit: În calculul profitului prin metoda de contabilitate pe bază de numerar, plata anticipată a TVA pentru luna decembrie sau pentru al patrulea trimestru este tratată ca cheltuială de afaceri a anului vechi. Acest lucru este valabil doar dacă plata a fost efectuată până la 10 ianuarie a noului an. Deoarece plata TVA este o cheltuială periodică, care, dacă este plătită în termen de 10 zile de la sfârșitul anului calendaristic, este atribuită anului căruia îi aparține din punct de vedere economic. Prin urmare, pentru cei care folosesc metoda de contabilitate pe bază de numerar, plata din ianuarie poate fi dedusă ca cheltuială de afaceri în anul vechi (scrisoarea BMF din 10.11.2008, BStBl. 2008 I p. 958; hotărârea BFH din 1.8.2007, BStBl. 2008 II p. 282).

Ce se întâmplă dacă 10 ianuarie este o sâmbătă sau o duminică, cum a fost în ianuarie 2021?

• TVA: În acest caz, scadența plății anticipate de TVA se amână până în următoarea zi lucrătoare - și aceasta este pentru plata din decembrie 2015, 11 ianuarie 2016, pentru plata din decembrie 2020 este 11 ianuarie 2021 (§ 108 alin. 3 AO).
• Impozit pe venit: În ceea ce privește impozitul pe venit, fiscul este foarte strict: dacă plata anticipată a TVA are loc după 10.1.2016, aceasta nu mai poate fi luată în considerare ca cheltuială de afaceri în calculul anual 2015 pentru cei care folosesc metoda de contabilitate pe bază de numerar, ci poate fi înregistrată doar în calculul anual 2016. Plata după 10 ianuarie nu mai este o cheltuială periodică (OFD Nordrhein-Westfalen din 7.3.2014, Kurzinfo ESt 9/2014; confirmată prin hotărârea BFH din 11.11.2014, VIII R 34/12).
• Mai mult, administrația fiscală consideră că nu doar plata trebuie efectuată, ci și scadența trebuie să fi intervenit până la 10 ianuarie. Și acest lucru nu este cazul în ianuarie 2015 și ianuarie 2016, deoarece scadența este prelungită conform § 18 alin. 3 UStG până în următoarea zi lucrătoare - și astfel în afara perioadei de 10 zile. Aceasta înseamnă că plățile efectuate la timp înainte de 10.1.2016 ar face imposibilă deducerea ca cheltuială de afaceri în 2015.

Recent, Curtea Federală de Finanțe a dat o lovitură fiscului: plățile anticipate de TVA efectuate în termen de zece zile de la sfârșitul anului calendaristic sunt deductibile fiscal în anul precedent, chiar dacă 10 ianuarie al anului următor cade într-o sâmbătă sau duminică. Pentru impozitul pe venit, nu contează "termenul de scadență" prelungit în următoarea zi lucrătoare (hotărârea BFH din 27.6.2018, X R 44/16).

Chiar dacă fiscul solicită ca plata anticipată a TVA să fie "scadentă" în perioada de zece zile, această condiție este îndeplinită. Căci, la determinarea scadenței, trebuie să se țină cont doar de termenul legal din § 18 alin. 1 fraza 4 UStG, nu de o posibilă prelungire a termenului conform § 108 alin. 3 AO. Această prelungire nu se aplică în contextul § 11 alin. 2 EStG la impozitul pe venit, deoarece este doar o ficțiune de încasare și plată.

Curtea Federală de Finanțe a clarificat în două cazuri că regula de zece zile necesită, de asemenea, ca o cheltuială periodică să fie nu doar plătită la scurt timp după sfârșitul anului calendaristic căruia îi aparține din punct de vedere economic, ci și să fie scadentă într-o perioadă scurtă în jurul sfârșitului de an (hotărârea BFH din 16.2.2022, X R 2/21; hotărârea BFH din 21.6.2022, VIII R 25/20).

Cazul 1: Un contribuabil a plătit TVA pentru lunile mai până în iulie 2017 abia pe 9 ianuarie 2018, dar a solicitat deducerea ca cheltuială de afaceri pentru anul 2017. Biroul fiscal a refuzat, deoarece TVA nu era scadentă în jurul sfârșitului de an 2017/2018. BFH a fost de acord cu biroul fiscal, iar cheltuiala a fost atribuită anului 2018.

Cazul 2: O reclamantă a plătit pe 10 ianuarie 2018 plata anticipată de TVA pentru perioada de raportare decembrie 2017. Aceasta era însă scadentă abia pe 10 februarie 2018 din cauza unei prelungiri permanente a termenului. Și aici, biroul fiscal a refuzat deducerea pentru anul 2017, iar BFH a fost de acord. Plata anticipată de TVA pentru perioada de raportare din decembrie a anului precedent, care a fost plătită în perioada de zece zile, dar era scadentă abia după aceea din cauza unei prelungiri permanente a termenului, este recunoscută ca cheltuială de afaceri pentru cei care folosesc metoda de contabilitate pe bază de numerar abia în anul plății.

Atenție: Regula este extrem de complicată și are numeroase particularități, de exemplu în cazul unei debitări directe. Întrebați, dacă este necesar, la biroul fiscal când trebuie înregistrată plata anticipată de TVA.

(2023): Ce particularități există în legătură cu declarația preliminară de TVA?