Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) basiert auf einfachen Aufzeichnungen, die alle Einnahmen und Ausgaben eines Jahres erfassen. Nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip werden Betriebseinnahmen in dem Jahr erfasst, in dem sie tatsächlich eingehen, und Betriebsausgaben in dem Jahr, in dem sie bezahlt werden.

Im Gegensatz zur doppelten Buchführung oder einer Bilanz müssen Sie keine aufwendige Gewinn- und Verlustrechnung erstellen oder eine Inventur durchführen. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Belege sammeln und Ihre Zahlen erfassen, bleibt größtenteils Ihnen überlassen.

Allerdings ist es wichtig, nicht nur eine einzige Kategorie für Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zu führen. Besonders bei einem größeren Geschäftsumfang sollten Sie die Posten nach der Gliederung der "Anlage EÜR" im Steuerformular aufteilen, um eine übersichtliche und korrekte Darstellung zu gewährleisten.

Aufzeichnung der Einnahmen

Auch als Einnahmeüberschuss-Rechner sind Sie verpflichtet, für umsatzsteuerliche Zwecke Ihre Einnahmen einzeln aufzuzeichnen (§ 22 Abs. 2 UStG; BFH-Urteil vom 26.2.2004, BStBl. 2004 II S. 599). Danach müssen Sie auflisten

• umsatzsteuerpflichtige Einnahmen mit Nettobeträgen und zugehöriger Umsatzsteuer, getrennt nach Steuersätzen (7 %, 19 %),
• umsatzsteuerfreie Einnahmen.

Gesonderte Aufzeichnungen von Betriebsausgaben

Bestimmte Betriebsausgaben müssen Sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen, denn nur dann sind sie im gesetzlich vorgesehenen Umfang absetzbar (§ 4 Abs. 7 EStG). Und zwar

• Bewirtungskosten zu 70 %,
• Geschenke bis 50 Euro pro Jahr und Geschäftsfreund,
• Kosten des häuslichen Arbeitszimmers (nur wenn Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit),
• Entnahmen und Einlagen, sofern Sie Zinsaufwendungen über den Sockelbetrag von 2.050 Euro hinaus als Betriebsausgaben abziehen wollen.

Anlagenverzeichnis

In einem Anlagenverzeichnis müssen Sie fortlaufend folgende Wirtschaftsgüter mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten sowie dem Datum ihrer Anschaffung, Herstellung oder Einlage aufnehmen (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG):

• nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, wie Grund und Boden, Beteiligungen, andere Finanzanlagen, nicht abnutzbare immaterielle Wirtschaftsgüter.
• abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 5.5.2006 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden. Dies betrifft Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von mehr als 1 000 EUR netto (bei Anschaffung ab 1.1.2008).
• bestimmte Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens, die nach dem 5.5.2006 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden. Dies betrifft Anteile an Kapitalgesellschaften, Wertpapiere und vergleichbare nicht verbriefte Forderungen und Rechte, Grund und Boden sowie Gebäude des Umlaufvermögens.

Hinweis: In diesem Anlagenverzeichnis müssen für abnutzbare Anlagegüter (z. B. Betriebs-Pkw, PC, Büromöbel usw.) außerdem die Buchwerte zu Beginn und am Ende des Geschäftsjahres sowie die entsprechenden AfA-Beträge und ggf. die Sonderabschreibung nach § 7g EStG eingetragen werden.

Ein weiteres besonderes Bestandsverzeichnis ist erforderlich für geringwertige Wirtschaftsgüter. Jene, die im Zeitraum 2010 bis 2018 angeschafft oder hergestellt wurden, müssen

• bis 250 Euro netto (bis 2017: 150 Euro) nicht mehr erfasst werden (werden sofort abgeschrieben) und
• von 250,01 Euro (bis 2017: 150,01 Euro) bis 1.000 Euro netto auf einem besonderen Konto erfasst und als Sammelposten über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Entnahmen und Einlagen

Diese müssen Sie dann gesondert aufzeichnen, wenn bei Ihnen "übrige Schuldzinsen" für betriebliche Darlehen angefallen sind. Andernfalls wird der Schuldzinsenabzug begrenzt auf die Zinsen zur Finanzierung von Anlagegütern sowie auf weitere Zinsen bis lediglich 2.050 Euro (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Investitionsabzugsbetrag

Besondere Aufzeichnungen sind erforderlich, wenn Sie einen Investitionsabzugsbetrag abziehen wollen. Dies ist möglich, wenn der Gewinn - ohne Investitionsabzugsbetrag - nicht höher ist als 200.000 Euro.

Häusliches Arbeitszimmer

Für Selbstständige, die ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, gelten spezielle Aufzeichnungspflichten gemäß § 4 Abs. 7 EStG. Diese Pflichten betreffen die Erfassung der Kosten, die auf das Arbeitszimmer entfallen. Es ist jedoch akzeptabel, diese Kosten anhand von Schätzungen zu ermitteln und sie dann nach Abschluss des Wirtschafts- oder Kalenderjahres anhand der Jahresabrechnung des Kreditinstituts zu dokumentieren. Dies gilt auch für verbrauchsabhängige Ausgaben wie Wasser- und Energiekosten.

In Bezug auf die Abschreibungsbeträge genügt es, diese einmal im Jahr zeitnah nach dem Ende des jeweiligen Kalender- oder Wirtschaftsjahres zu erfassen. Für den Abzug einer Jahrespauschale gelten die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht.

Einnahmeüberschuss-Rechner unterliegen zwar eigentlich keinen besonderen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten. ABER: Eine Aufzeichnungspflicht kann sich nach dem Umsatzsteuergesetz oder den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)" ergeben. Unternehmer sind danach gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Informationen dürfen keinesfalls verlorengehen, so dass eine geordnete Ablage von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie eine systematische Erfassung der Zahlung erforderlich ist. Üblicherweise geschieht dies insbesondere durch die laufende Nummerierung und Kontierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Aufzeichnungen. Nachträgliche Änderungen im Rechnungswesen wie Stornierungen oder Korrekturen müssen klar dokumentiert werden. Von daher: Verzichten Sie auch als Einnahmenüberschuss-Rechner nicht auf laufende Aufzeichnungen. 

Wichtig: Als Unternehmer müssen Sie alle Dokumente, also auch die MS-Office-Dokumente, PDF-Dateien und E-Mails, revisionssicher abspeichern. Das heißt: Nachträgliche Änderungen an den elektronischen Dokumenten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden bzw. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein. Speichern Sie elektronische Dokumente daher in einem Dokumentenmanagementsystem ab.

Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?

Как работает расчет превышения доходов над расходами?

Расчет превышения доходов над расходами (в соответствии с § 4 абз. 3 EStG) является самым простым способом определения прибыли. Здесь сопоставляются операционные доходы и операционные расходы.

Результатом является налогооблагаемая прибыль или убыток.

Документы

Расчет превышения доходов над расходами также требует, чтобы операционные доходы и расходы подтверждались документами. Эти документы, а также выписки со счетов должны быть собраны. Хотя определенная форма для сбора документов не предусмотрена, следует отказаться от использования знаменитой коробки для обуви. Упорядоченное хранение документов может даже - теоретически - заменить записи (§ 146 абз. 5 AO).

Это означает, что Вы, как лицо, использующее расчет превышения доходов над расходами, теоретически не обязаны записывать свои операционные расходы, а можете подтвердить их только документами. 

Такова теория. Но будьте осторожны: обязательство вести записи может возникнуть в соответствии с Законом об НДС или "Принципами надлежащего ведения и хранения бухгалтерских книг, записей и документов в электронном виде, а также доступа к данным (коротко GoBD)". Предприниматели обязаны регистрировать безналичные операции в течение десяти дней. Кассовые поступления и выплаты должны фиксироваться ежедневно. Информация ни в коем случае не должна быть утеряна, поэтому необходимо упорядоченное хранение входящих и исходящих счетов, а также систематическая регистрация платежей. Обычно это происходит, в частности, путем текущей нумерации и учета входящих и исходящих счетов, а также путем хранения в специальных папках или электронных записях. Последующие изменения в бухгалтерии, такие как аннулирование или исправление, должны быть четко задокументированы. Поэтому даже при расчете превышения доходов над расходами не отказывайтесь от текущих записей. 

Важно: Как предприниматель, Вы должны сохранять все документы, включая документы MS-Office, PDF-файлы и электронные письма, в соответствии с требованиями аудита. Это означает, что последующие изменения в электронных документах, даже непреднамеренные, должны быть исключены или должна быть обеспечена возможность их отслеживания с помощью полной истории изменений. Сохраняйте электронные документы в системе управления документами.

Вам не нужно отправлять свои документы в налоговую инспекцию вместе с налоговой декларацией. Однако Вы должны хранить документы в течение 10 лет. Поскольку по налоговым причинам все книги и записи, имеющие значение для налогообложения, должны храниться (§ 147 абз. 1 AO).

Принцип начисления и списания

Доходы и расходы учитываются по принципу начисления и списания, то есть в момент совершения платежа. Таким образом, дата счета не имеет значения, важна дата платежа.

Необходимо учитывать только те доходы и расходы, которые влияют на прибыль. Например, получение кредита не является операционным доходом и не должно учитываться в бухгалтерии. С другой стороны, суммы, выплаченные на погашение кредита, не являются операционными расходами. Однако выплаченные проценты по задолженности и расходы на кредит могут быть вычтены как операционные расходы. Также не учитываются снятия наличных со счета.

Счет от 30.11.2021 Вы оплачиваете только 02.02.2022.

При расчете прибыли за 2021 год этот расход не учитывается; он будет учтен только при расчете прибыли за 2022 год.

Регулярные платежи

Арендная плата, страховые взносы и т. д. считаются регулярными платежами, которые произведены за 10 дней до и после конца года, относятся к тому году, к которому они экономически относятся. Это касается не только расходов, но и доходов (§ 11 EStG).

Регулярным расходом является также предварительная декларация по НДС за декабрь или четвертый квартал, которую необходимо подать до 10 января следующего года. Таким образом, платеж в январе может быть вычтен как операционные расходы в старом году. То же самое относится к возврату НДС, даже если налоговая инспекция перечисляет деньги только после 10 января (решение BFH от 01.08.2007, BStBl. 2008 II S. 282).

Пример: Взнос на страхование гражданской ответственности за 2023 год Вы перечисляете уже 27.12.22. Хотя списание средств произошло еще в 2022 году, сумма относится к 2023 году и будет учтена только при расчете прибыли за 2023 год.

Нетто- или брутто-принцип?

Если Вы являетесь плательщиком НДС, целесообразно указывать все операционные доходы и расходы в нетто-значении - то есть без НДС. Полученный и уплаченный НДС указывается отдельно. Для предварительной декларации по НДС и налоговой декларации по НДС Вам в любом случае потребуются нетто-значения.

Однако, если Вы освобождены от НДС как малый предприниматель в соответствии с § 19 UStG, указывайте свои операционные доходы по сумме счета (то есть без НДС), а операционные расходы по брутто-сумме (включая НДС). То же самое относится к предпринимателям, которые осуществляют исключительно освобожденные от НДС операции, например, врачи, натуропаты, физиотерапевты, акушерки, страховые агенты и брокеры.

Платежи по НДС

Платежи по НДС влияют на прибыль: полученный НДС из исходящих счетов является операционным доходом, уплаченный НДС (предварительный налог) в входящих счетах является операционным расходом. Возвраты НДС от налоговой инспекции являются операционным доходом, платежи НДС в налоговую инспекцию являются операционными расходами.

Начисления и резервы

Они не производятся, так как важен момент платежа. Например, страховая премия, выплаченная в течение года, не должна частично переноситься на следующий год. Она полностью учитывается в году выплаты.

Дебиторская и кредиторская задолженность

Они не указываются, так как по принципу начисления и списания учитываются только фактически произведенные платежи.

Счета активов

Они не ведутся. Таким образом, нет и кассового счета. Денежные средства на банковских счетах не должны согласовываться с документами. Нет необходимости записывать полученные наличные платежи в кассовую книгу (решение BFH от 16.02.2006, X B 57/05).

Инвентаризация

В конце года инвентаризация, т.е. учет основных средств и товарных запасов, не требуется, так как Вы не проводите сравнение активов предприятия. Таким образом, отпадает необходимость в трудоемкой оценке товарных запасов.

Оборотные активы

Затраты на приобретение оборотных активов, таких как товары и расходные материалы, учитываются как операционные расходы в момент оплаты.

Особое правило применяется к определенным оборотным активам, а именно к долям в капитальных обществах, ценным бумагам и аналогичным необеспеченным требованиям и правам, земельным участкам и зданиям в составе оборотных активов:

• Приобретенные после 05.05.2006 затраты на приобретение этих активов больше не могут быть сразу полностью списаны как операционные расходы, а учитываются только при продаже или изъятии в качестве операционных расходов, и это в момент получения выручки от продажи или фактического изъятия актива (§ 4 абз. 3 предложение 4 EStG).

Основные средства

Основные средства в год их приобретения, производства или внесения в активы предприятия не учитываются в качестве операционных расходов по полной стоимости приобретения или производства, а только через амортизацию - точнее, амортизацию износа (AfA). Для этой цели затраты на приобретение или производство распределяются на обычный срок службы и ежегодная доля учитывается как операционные расходы.

Малоценные активы

Для малоценных активов, приобретенных, произведенных или внесенных в активы предприятия с 01.01.2018, действуют следующие новые правила:

1. Малоценные активы с затратами на приобретение или производство до 250 евро (без НДС) могут быть сразу списаны как операционные расходы или, по выбору, амортизированы в течение срока службы. Право выбора может быть использовано для каждого актива индивидуально (право выбора в отношении актива). Особое требование к учету, например, в реестре активов, не существует (§ 6 абз. 2a предложение 4 EStG).
2. Малоценные активы с затратами на приобретение или производство от 250,01 евро до 800 евро (без НДС) могут быть списаны в полном объеме как операционные расходы в год их приобретения, производства или внесения в активы или, по выбору, амортизированы в течение срока службы. В этом случае малоценные активы должны быть указаны в специальном реестре активов с указанием даты приобретения, производства или внесения, а также затрат на приобретение или производство. Реестр не требуется, если эти данные видны из бухгалтерии. Активы до 250 евро с 2018 года больше не должны указываться в реестре активов (§ 6 абз. 2 предложение 4 и 5 EStG).
3. Для малоценных активов с затратами на приобретение или производство от 250,01 евро до 1.000 евро (без НДС) может быть создана совокупная позиция, которая списывается в течение 5 лет с уменьшением прибыли на 20 % ежегодно (так называемая пуловая амортизация). Право выбора должно быть использовано единообразно для всех активов финансового года с затратами на приобретение более 250 евро до 1.000 евро (право выбора в отношении финансового года). За исключением бухгалтерского учета поступлений в совокупной позиции, дополнительных требований к документации нет. Таким образом, Вам не нужно вести реестр активов (§ 6 абз. 2a предложение 1 и 4 EStG).
4. Активы стоимостью более 800 евро должны амортизироваться по общим правилам. В этом случае ежегодно списывается так называемая "амортизация износа" (AfA). Однако существует возможность создать так называемую совокупную позицию для затрат до 1.000 евро и списывать ее линейно в течение 5 лет.

Инвестиционные субсидии на активы

Если Вы получаете государственные инвестиционные субсидии на приобретение или производство определенных активов, у Вас, как у лица, использующего расчет превышения доходов над расходами, есть выбор: Вы можете

• вычесть субсидию из затрат на приобретение или производство актива, что уменьшает базу для амортизации. Это уменьшение должно быть произведено уже в том году, когда субсидия была одобрена, а не в том году, когда субсидия была фактически выплачена (решение BFH от 29.11.2007, BStBl. 2008 II S. 561).
• обложить субсидию как операционный доход, и это в том году, когда субсидия была предоставлена (решение BFH от 19.07.1995, BStBl. 1996 II S. 28).

Отдельные банковские счета

Должны ли Вы вести отдельные банковские счета для деловых и частных операций? По закону Вы не обязаны это делать, но это, безусловно, лучше. Однако, если у Вас есть только смешанный счет, Вы должны обеспечить, чтобы происхождение денежных средств, поступающих на этот счет, было выяснено с помощью соответствующих записей (решение BFH от 12.06.2003, XI B 8/03).

Как работает расчет превышения доходов над расходами?

Что такое "бланк EÜR"?

С 2005 года расчет превышения доходов над расходами стандартизирован (§ 60 Abs. 4 и § 84 Abs. 3c EStDV). Это означает, что лица, использующие расчет превышения доходов над расходами, должны заполнить официальную форму "Бланк EÜR" и приложить ее к налоговой декларации.

Малые предприниматели, чья выручка (оборот, а не прибыль!) составляет менее 17.500 евро брутто, до 2016 года не обязаны были заполнять налоговую форму "Бланк EÜR". Они могли неформально рассчитать свою прибыль путем сопоставления операционных доходов и расходов и приложить эту запись к налоговой декларации (письмо BMF от 10.02.2005, BStBl. 2005 I S. 320). Однако это упрощенное правило отменено с налогового года 2017. Теперь все налогоплательщики, рассчитывающие свою прибыль с помощью расчета превышения доходов над расходами, обязаны в принципе передавать свою налоговую декларацию на доход и стандартизированное "Бланк EÜR" в электронном виде в налоговые органы.