Какие записи необходимы?

В качестве основы для расчета превышения доходов над расходами используются простые записи, которые фиксируют все поступившие в течение года доходы и все произведенные расходы. Согласно так называемому "принципу начисления и списания" операционные доходы учитываются в том финансовом году, в котором они поступили, а операционные расходы списываются в том финансовом году, в котором они были произведены.

Однако недостаточно создать единую статью "Операционные доходы" и "Операционные расходы". При большем объеме бизнеса эти статьи следует разбить, лучше всего в соответствии со структурой в налоговой форме "Бланк EÜR".

Запись доходов

Даже если Вы используете метод расчета превышения доходов над расходами, Вы обязаны записывать свои доходы по отдельности для целей налога на добавленную стоимость (§ 22 Abs. 2 UStG; BFH-Urteil vom 26.2.2004, BStBl. 2004 II S. 599). Вам необходимо перечислить

• облагаемые НДС доходы с указанием чистых сумм и соответствующего НДС, разделенные по ставкам налога (7 %, 19 %),
• освобожденные от НДС доходы.

Отдельный учет операционных расходов

Определенные операционные расходы Вы должны записывать отдельно от других операционных расходов, так как только в этом случае они могут быть вычтены в предусмотренном законом объеме (§ 4 Abs. 7 EStG). А именно

• расходы на угощение на 70 %;
• подарки до 35 евро в год на одного делового партнера;
• расходы на домашний офис (только если это центр всей деятельности);
• изъятия и вклады, если Вы хотите вычесть процентные расходы сверх базовой суммы в 2.050 евро как операционные расходы.

Ведомость активов

В ведомости активов Вы должны последовательно указывать следующие активы с их стоимостью приобретения или производства, а также датой их приобретения, производства или вклада (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG):

• неамортизируемые активы основных средств, такие как земля, доли участия, другие финансовые вложения, неамортизируемые нематериальные активы.
• амортизируемые активы основных средств, приобретенные, произведенные или внесенные в бизнес после 05.05.2006. Это касается активов с стоимостью приобретения или производства более 1.000 евро нетто (при приобретении с 01.01.2008).
• определенные активы оборотных средств, приобретенные, произведенные или внесенные в бизнес после 05.05.2006. Это касается долей в акционерных обществах, ценных бумаг и аналогичных необеспеченных требований и прав, земли и зданий в составе оборотных средств.

Примечание: В этой ведомости активов для амортизируемых активов (например, служебные автомобили, ПК, офисная мебель и т. д.) также должны быть указаны балансовые стоимости на начало и конец финансового года, а также соответствующие суммы амортизации и, при необходимости, специальная амортизация в соответствии с § 7g EStG.

Требуется еще один особый инвентарный список для малоценных активов. Те, которые были приобретены или произведены в период с 2010 по 2018 год, должны

• не учитываться до 250 евро нетто (до 2017 года: 150 евро) (списываются сразу) и
• от 250,01 евро (до 2017 года: 150,01 евро) до 1.000 евро нетто учитываться на отдельном счете и амортизироваться как совокупный элемент в течение 5 лет.

Изъятия и вклады

Вы должны записывать их отдельно, если у Вас возникли "прочие процентные расходы" по операционным кредитам. В противном случае вычет процентных расходов ограничивается процентами на финансирование активов, а также другими процентами до 2.050 евро (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Инвестиционный вычет

Требуются особые записи, если Вы хотите сделать инвестиционный вычет. Это возможно, если прибыль - без инвестиционного вычета - не превышает 200.000 евро.

Домашний офис

Для самозанятых лиц, которые заявляют налоговый вычет на домашний офис, действуют специальные требования к учету в соответствии с § 4 Abs. 7 EStG. Эти требования касаются учета расходов, связанных с домашним офисом. Однако допустимо оценивать эти расходы и документировать их после окончания финансового или календарного года на основе годового отчета кредитного учреждения. Это также относится к расходам, зависящим от потребления, таким как расходы на воду и энергию.

Что касается сумм амортизации, достаточно записывать их один раз в год вскоре после окончания соответствующего календарного или финансового года. Для вычета годовой фиксированной суммы особые требования к учету в соответствии с § 4 Abs. 7 EStG не применяются.

Лица, использующие метод расчета превышения доходов над расходами, не подлежат особым законодательным требованиям к учету. НО: Обязанность ведения учета может возникнуть в соответствии с Законом о налоге на добавленную стоимость или "Принципами надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронном виде, а также доступа к данным (коротко GoBD)". Согласно этим принципам, предприниматели обязаны записывать безналичные операции в течение десяти дней. Кассовые поступления и выплаты должны фиксироваться ежедневно. Информация ни в коем случае не должна быть утеряна, поэтому требуется упорядоченное хранение входящих и исходящих счетов, а также систематический учет платежей. Обычно это осуществляется, в частности, путем присвоения текущих номеров и кодирования входящих и исходящих счетов, а также их хранения в специальных папках или электронных записях. Последующие изменения в бухгалтерии, такие как аннулирование или исправления, должны быть четко задокументированы. Поэтому: не отказывайтесь от текущих записей, даже если Вы используете метод расчета превышения доходов над расходами.

Важно: Как предприниматель, Вы должны безопасно хранить все документы, включая документы MS Office, PDF-файлы и электронные письма. Это означает, что последующие изменения в электронных документах, даже непреднамеренные, должны быть исключены, или должна быть обеспечена возможность их отслеживания через полную историю изменений. Поэтому сохраняйте электронные документы в системе управления документами.

(2023): Какие записи необходимы?

Как работает расчет превышения доходов над расходами?

Расчет превышения доходов над расходами (в соответствии с § 4 абз. 3 EStG) является самым простым способом определения прибыли. Здесь сопоставляются операционные доходы и операционные расходы.

Результатом является налогооблагаемая прибыль или убыток.

Документы

Даже расчет превышения доходов над расходами требует, чтобы операционные доходы и расходы подтверждались документами. Эти документы, а также выписки со счетов должны быть собраны. Хотя определенная форма для сбора документов не предусмотрена, следует отказаться от использования знаменитой обувной коробки. Упорядоченное хранение документов может даже - теоретически - заменить записи (§ 146 абз. 5 AO).

Это означает, что Вы, как лицо, использующее расчет превышения доходов над расходами, теоретически не обязаны записывать свои операционные расходы, а можете подтвердить их только документами. 

Такова теория. Но будьте осторожны: обязательство вести записи может возникнуть в соответствии с Законом об НДС или "Принципами надлежащего ведения и хранения бухгалтерских книг, записей и документов в электронном виде, а также доступа к данным (коротко GoBD)". Предприниматели обязаны регистрировать безналичные операции в течение десяти дней. Кассовые поступления и выплаты должны фиксироваться ежедневно. Информация ни в коем случае не должна теряться, поэтому необходимо упорядоченное хранение входящих и исходящих счетов, а также систематическая регистрация платежей. Обычно это происходит, в частности, за счет текущей нумерации и учета входящих и исходящих счетов, а также за счет хранения в специальных папках или электронных записях. Последующие изменения в бухгалтерии, такие как аннулирование или исправление, должны быть четко задокументированы. Поэтому даже при расчете превышения доходов над расходами не отказывайтесь от текущих записей. 

Важно: Как предприниматель, Вы должны хранить все документы, включая MS-Office-документы, PDF-файлы и электронные письма, в неизменном виде. Это означает, что последующие изменения в электронных документах, даже непреднамеренные, должны быть исключены или должна быть обеспечена возможность их отслеживания с помощью полной истории изменений. Поэтому сохраняйте электронные документы в системе управления документами.

Вам не нужно отправлять свои документы в налоговую инспекцию вместе с налоговой декларацией. Однако Вы должны хранить документы в течение 10 лет. Поскольку по налоговым причинам все книги и записи, имеющие значение для налогообложения, должны быть сохранены (§ 147 абз. 1 AO).

Принцип начисления и списания

Доходы и расходы учитываются по принципу начисления и списания, то есть в момент совершения платежей. Таким образом, дата счета не имеет значения, важна дата платежа.

Необходимо учитывать только те доходы и расходы, которые влияют на прибыль. Например, получение кредита не является операционным доходом и не должно учитываться в бухгалтерии. С другой стороны, суммы, выплаченные на погашение кредита, не являются операционными расходами. Однако выплаченные проценты по задолженности и расходы на кредит могут быть вычтены как операционные расходы. Также не учитываются снятия наличных с банковского счета.

Счет от 30.11.2021 Вы оплачиваете только 02.02.2022.

При расчете прибыли за 2021 год этот расход не учитывается; он будет учтен только при расчете прибыли за 2022 год.

Регулярные платежи

Арендная плата, страховые взносы и т. д. считаются регулярными платежами, которые произведены за 10 дней до и после конца года, относятся к тому году, к которому они экономически относятся. Это касается не только расходов, но и доходов (§ 11 EStG).

Регулярным расходом является также предварительная декларация по НДС за декабрь или четвертый квартал, которую необходимо подать до 10 января следующего года. Платеж в январе, таким образом, может быть вычтен как операционные расходы в старом году. То же самое относится к возврату НДС, даже если налоговая инспекция перечисляет деньги только после 10 января (решение BFH от 01.08.2007, BStBl. 2008 II S. 282).

Пример: Взнос на страхование гражданской ответственности за 2023 год Вы переводите уже 27.12.22. Хотя списание средств произошло еще в 2022 году, сумма относится к 2023 году и будет учтена только при расчете прибыли за 2023 год.

Нетто- или брутто-принцип?

Если Вы являетесь плательщиком НДС, целесообразно указывать все операционные доходы и расходы по нетто-стоимости - то есть без НДС. Полученный и уплаченный НДС указывается отдельно. Для предварительной декларации по НДС и налоговой декларации по НДС Вам в любом случае потребуются нетто-значения.

Однако, если Вы освобождены от НДС как малый предприниматель в соответствии с § 19 UStG, указывайте свои операционные доходы по сумме счета (то есть без НДС), а операционные расходы по брутто-сумме (включая НДС). То же самое относится к предпринимателям, которые осуществляют исключительно освобожденные от НДС операции, например, врачи, натуропаты, физиотерапевты, акушерки, страховые агенты и брокеры.

Платежи по НДС

Платежи по НДС влияют на прибыль: полученный НДС из исходящих счетов является операционным доходом, уплаченный НДС (предварительный налог) в входящих счетах является операционным расходом. Возвраты НДС от налоговой инспекции являются операционным доходом, платежи НДС в налоговую инспекцию являются операционными расходами.

Межвременные счета и резервы

Они не создаются, так как важен момент платежа. Например, страховая премия, выплаченная в течение года, не должна частично переноситься на следующий год. Она полностью учитывается в году выплаты.

Дебиторская и кредиторская задолженность

Они не указываются, так как по принципу начисления и списания учитываются только фактически произведенные платежи.

Счета активов

Они не ведутся. Таким образом, нет кассового счета. Денежные средства на банковских счетах не нужно сверять с документами. Нет необходимости записывать полученные наличные платежи в кассовую книгу (решение BFH от 16.02.2006, X B 57/05).

Инвентаризация

В конце года инвентаризация, т.е. учет основных средств и товарных запасов, не требуется, так как Вы не проводите сравнение активов предприятия. Таким образом, отпадает необходимость в трудоемкой оценке товарных запасов.

Оборотные активы

Затраты на приобретение оборотных активов, таких как товары и расходные материалы, учитываются как операционные расходы в момент оплаты.

Особое правило применяется к определенным оборотным активам, а именно к долям в акционерных обществах, ценным бумагам и аналогичным необеспеченным требованиям и правам, земельным участкам и зданиям в составе оборотных активов:

• Приобретенные после 05.05.2006 затраты на приобретение этих активов больше не могут быть сразу полностью списаны как операционные расходы, а затраты на приобретение или стоимость, заменяющая их, для этих активов учитываются как операционные расходы только при их продаже или изъятии, и это в момент получения выручки от продажи или фактического изъятия объекта (§ 4 абз. 3 предложение 4 EStG).

Основные средства

Основные средства в год их приобретения, производства или внесения в активы предприятия не учитываются как операционные расходы по полным затратам на приобретение или производство, а только через амортизацию - точнее, амортизацию износа (AfA). Для этой цели затраты на приобретение или производство распределяются на обычный срок службы и ежегодная доля учитывается как операционные расходы.

Малоценные активы

Для малоценных активов, приобретенных, произведенных или внесенных в активы предприятия с 01.01.2018, действуют следующие новые правила:

1. Малоценные активы с затратами на приобретение или производство до 250 евро (без НДС) могут быть сразу списаны как операционные расходы или, по выбору, амортизированы в течение срока службы. Право выбора может быть использовано для каждого актива индивидуально (право выбора, связанное с активом). Специальное обязательство по учету, например, в реестре активов, не требуется (§ 6 абз. 2a предложение 4 EStG).
2. Малоценные активы с затратами на приобретение или производство от 250,01 евро до 800 евро (без НДС) могут быть списаны в полном объеме как операционные расходы в год их приобретения, производства или внесения или, по выбору, амортизированы в течение срока службы. В этом случае малоценные активы должны быть указаны в специальном реестре активов с указанием даты приобретения, производства или внесения, а также затрат на приобретение или производство. Реестр не требуется, если эти данные видны из бухгалтерии. Активы до 250 евро с 2018 года больше не нужно указывать в реестре активов (§ 6 абз. 2 предложение 4 и 5 EStG).
3. Для малоценных активов с затратами на приобретение или производство от 250,01 евро до 1.000 евро (без НДС) может быть создана совокупная позиция, которая списывается в течение 5 лет с уменьшением прибыли на 20 % ежегодно (так называемая пуловая амортизация). Право выбора должно быть использовано единообразно для всех активов финансового года с затратами на приобретение более 250 евро до 1.000 евро (право выбора, связанное с финансовым годом). За исключением бухгалтерского учета поступлений в совокупную позицию, дополнительных обязательств по документации нет. Таким образом, Вам не нужно вести реестр активов (§ 6 абз. 2a предложение 1 и 4 EStG).
4. Активы стоимостью более 800 евро должны амортизироваться по общим правилам. В этом случае каждый год списывается так называемая "амортизация износа" (AfA). Однако существует возможность создать так называемую совокупную позицию для затрат до 1.000 евро и списывать ее линейно в течение 5 лет.

Инвестиционные субсидии на активы

Если Вы получаете государственные инвестиционные субсидии на приобретение или производство определенных активов, у Вас, как у лица, использующего расчет превышения доходов над расходами, есть выбор: Вы можете

• вычесть субсидию из затрат на приобретение или производство актива, что уменьшает базу для амортизации. Это уменьшение должно быть произведено уже в том году, когда субсидия была одобрена, а не в том году, когда субсидия была фактически выплачена (решение BFH от 29.11.2007, BStBl. 2008 II S. 561).
• обложить субсидию налогом как операционный доход, и это в том году, когда субсидия была предоставлена (решение BFH от 19.07.1995, BStBl. 1996 II S. 28).

Отдельные банковские счета

Должны ли Вы вести отдельные банковские счета для деловых и частных операций? По закону Вы не обязаны это делать, но это, безусловно, лучше. Однако, если у Вас есть только смешанный счет, Вы должны обеспечить, чтобы происхождение денежных средств, поступающих на этот счет, могло быть установлено с помощью соответствующих записей (решение BFH от 12.06.2003, XI B 8/03).

(2023): Как работает расчет превышения доходов над расходами?

Что такое "Бланк EÜR"?

С 2005 года расчет превышения доходов над расходами стандартизирован (§ 60 Abs. 4 и § 84 Abs. 3c EStDV). Это означает, что лица, использующие расчет превышения доходов над расходами, должны заполнить официальную форму "Бланк EÜR" и приложить ее к налоговой декларации.

Малые предприниматели, чья выручка (оборот, а не прибыль!) составляет менее 17.500 евро брутто, до 2016 года не обязаны были заполнять налоговую форму "Бланк EÜR". Они могли неформально рассчитать свою прибыль путем сопоставления операционных доходов и расходов и приложить эту запись к налоговой декларации (письмо BMF от 10.02.2005, BStBl. 2005 I S. 320). Однако это упрощенное правило отменено с налогового года 2017. Теперь все налогоплательщики, рассчитывающие свою прибыль с помощью расчета превышения доходов над расходами, обязаны в принципе подавать свою налоговую декларацию на доход и стандартизированное "Бланк EÜR" в электронном виде в налоговые органы.